Ketahui apa yang tersimpan dalam kotak penyimpanan arsip Anda

Identifikasi dan buat keputusan yang dapat dipertanggungjawabkan mengenai penyimpanan arsip Anda dengan Iron Mountain Smart Reveal

Tantangan bisnis

Saat arsip yang disimpan tidak dilengkapi metadata atau informasi deskriptif, mustahil untuk memahami apa yang Anda miliki dan memutuskan dengan tepat mana yang harus disimpan, dimusnahkan, atau didigitalkan. Mengumpulkan semua informasi yang hilang adalah proses melelahkan, yang mengharuskan Anda untuk meninjau dan mendokumentasikan isi setiap kotak secara manual. Bagaimana jika Anda tidak memiliki cukup anggaran, staf, keahlian, waktu, dan ruang yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek yang begitu ekstensif tersebut?

Apa dampaknya bagi Anda

Tanpa pemahaman yang menyeluruh mengenai arsip yang Anda simpan—dan dengan demikian Anda tidak dapat membuat keputusan yang tepat—Anda tidak punya pilihan selain menyimpan arsip tanpa batasan waktu. Hal ini tidak hanya berarti bahwa biaya dan risiko yang tidak perlu akan timbul, namun juga akan membatasi kemampuan Anda untuk menemukan informasi atau merespons dengan cepat setiap kewajiban kepatuhan, merger, akuisisi, dan divestasi.

Do you...

• menyimpan arsip dengan sedikit atau tanpa deskripsi kotak?
• memiliki kotak penyimpanan yang isinya tidak diketahui?
• perlu mengetahui apa yang ada di dalam kotak-kotak tersebut?
• menyimpan kotak-kotak tersebut lebih lama dari yang semestinya?
• kekurangan sumber daya, waktu dan ruang untuk mencari tahunya sendiri?
• ragu untuk memulai proyek penanganan arsip?

Jika jawabannya adalah "ya" untuk salah satu dari pertanyaan tersebut, hubungi kami untuk mempelajari lebih lanjut mengenai Iron Mountain Smart Reveal.

Sekitar 20% arsip kertas disimpan dalam kotak dengan metadata yang sedikit atau tidak ada sama sekali.* Hal ini membuat penanganan arsip lama menjadi sangat sulit.

*Survei Identifikasi dan Prioritas Penanganan Arsip dilakukan melalui penyedia pihak ketiga pada April 2022.

Pahami isi arsip Anda secara menyeluruh

Dapatkan metadata kotak penyimpanan yang Anda perlukan untuk membuat keputusan yang tepat

Smart Reveal adalah solusi hemat biaya yang menyediakan foto dan informasi tentang kotak-kotak arsip yang disimpan tanpa diketahui isinya,sehingga Anda bisa mengambil keputusan yang tepat tentang apa yang harus dilakukan: menyimpan, memusnahkan, memperbarui metadata, menetapkan kepemilikan, mendigitalkan arsip, atau tindakan lainnya yang Anda perlukan.

Solusi Smart Reveal mengambil foto tampilan luar setiap kotak ditambah dengan foto tampak atas untuk membantu menentukan apa yang ada di dalamnya. Solusi ini menampilkan metadata historis yang ada sehingga Anda akan mendapatkan apa yang dibutuhkan untuk menilai isi setiap kotak dan membuat keputusan yang tepat mengenai tindakan yang harus dilakukan.

Tindakan tersebut antara lain:

• Memperbarui metadata dan deskripsi kotak secara instan
• Memusnahkan kotak yang sudah ditentukan
• Menetapkan pemilik arsip yang berhak
• Menyerahkan kotak ke entri data untuk didaftarkan
• Mengirim kotak untuk ditinjau lebih lanjut
• Mendigitalkan dokumen
• Menyesuaikan jumlah dan sudut foto untuk keperluan peninjauan