Toonaangvende Accountantsorganisatie – Financiële Dienstverlening

Klant 

De klant maakt deel uit van een internationaal netwerk van accountancy professionals die toonaangevend zijn in audit, tax en advisory. In Nederland werken meer dan 4.000 Nederlandse professionals vanuit 15 regionale kantoren dicht bij hun klanten om waarde te creëren.

Uitdaging

Accountantsorganisaties in Nederland moeten voldoen aan strenge wet- en regelgeving op het gebied van dossierbeheer. De klantinformatie van de accountantsorganisatie is gevoelig en waardevol. Dat betekent dat veilige opslag, beheer en transport van dossiers essentieel zijn. In dit geval werden meer dan 600.000 dossiers op verschillende eigen locaties bewaard en opgeslagen op relatief dure vierkante meters.

De professionals van de accountansorganisatie moeten overal en altijd toegang kunnen hebben tot hun klantdossiers. Voorheen betekende dit dat zij ’s ochtends extra vroeg op pad moesten om de dossiers op te halen en naar hun werkplek – een regionaal kantoor, de klant, thuis – te brengen. Na een lange werkdag moesten ze deze vervolgens weer terugbrengen naar het kantoor waar die specifieke dossiers werden bewaard.

Oplossing

In de afgelopen tien jaar is compliance nog belangrijker geworden dan voorheen voor accountantsorganisaties. Zo heeft de AFM (Autoriteit Financiële Markten) het toezicht op het beheer van klantdossiers flink aangescherpt.

Een partner bij de organisatie legt uit: “Informatie over toegang tot en gebruik van dossiers is verplicht. Goed beveiligde dossieropslag en het transport ervan werden te ingewikkeld en duur om in eigen beheer te doen. Daarom moesten we naar een andere oplossing zoeken.”

Na een offertetraject viel de keuze op een oplossing van Iron Mountain: dynamisch dossierbeheer. “Niet alleen vanwege de prijsvoordelen van een bestaand mondiaal contract,” aldus de Partner. “Maar zeker ook omdat Iron Mountain de enige Nederlandse aanbieder van archiefoplossingen is met eigen goedbeveiligde opslagfaciliteiten én transportwagens.”

De migratie van 20 kilometer actieve dossiers naar Iron Mountain nam 20 weken in beslag. Alle dossiers zijn voorzien van streepjescodes om een goede traceerbaarheid te waarborgen. “Iron Mountain rijdt tweemaal per dag langs onze vestigingen om de aangevraagde dossiers af te leveren en op te halen. Onze professionals kunnen nu dossiers laten bezorgen op het dichtstbijzijnde kantoor, deze ophalen en daarna direct aan de slag. ’s Avonds brengen ze het dossier weer naar de dichtstbijzijnde vestiging. Dat scheelt hen tijd en vermindert onze CO2-uitstoot.” Een dossier dat voor 11.00 uur wordt besteld, wordt om 16.00 uur afgeleverd, en andersom.

Waarde

De opslagfaciliteit van Iron Mountain in Alphen aan den Rijn is state-of-the-art, met beveiligde kluizen en opslagfaciliteiten met gecontroleerde temperatuur en vochtigheidsgraad, voorzien van brandveilige muren, stalen deuren, camera’s die 24 uur per dag registreren en geautomatiseerde zonetoegang. De veiligheid van de documenten blijft bewaard tijdens het vervoer dankzij zwaarbeveiligde transportwagens met onder meer speciale vergrendelings- en alarmsystemen en GPS, zodat ze continu traceerbaar zijn.

Het dynamisch dossierbeheer van Iron Mountain voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van veilige opslag en transport. Ook zorgt het voor transparantie ten aanzien van de dossiers. De Partner bevestigt: “Compliance is essentieel voor accountants. Via een beveiligde webomgeving van Iron Mountain hebben wij volledige controle over onze informatie. De software houdt precies bij wie wanneer aan welk dossier heeft gewerkt, en waarom. Ook kunnen wij via dit webportaal onze orders plaatsen, wat wel zo efficiënt is. Mochten we toch behoefte hebben aan telefonisch contact, dan kunnen wij 24 uur per dag terugvallen op de klantsupportafdeling.”

De samenwerking met Iron Mountain heeft meer voordelen opgeleverd. Bijvoorbeeld toen de accountantsorganisatie van hoofdkantoor wisselde. Door het extern plaatsen van de dossiers waren minder kasten nodig op de nieuwe werkplekken. Een besparing van waardevolle ruimte.

“We zijn erg tevreden over Iron Mountain,” aldus de Partner. “De veiligheid die zij bieden is uniek, de prijs-kwaliteitverhouding is prima, het serviceniveau is hoog en onze efficiency en compliance zijn verbeterd.”

Het feit dat Iron Mountain archiveringsdiensten levert aan talloze bedrijven wereldwijd, zorgt ervoor dat oplossingen bijna onmerkbaar worden geïmplementeerd, zonder overlast.

De Partner sluit af: “Het dynamisch dossierbeheer door Iron Mountain bespaart ons bijna 18 procent van de kosten voor opslagruimte en archiefmedewerkers. Als we de dossiers nog steeds in onze eigen kantoren zouden bewaren, hadden we enorm moeten investeren in een compliant records management programma en eigen zwaarbeveiligde opslag en vervoer. Outsourcing aan een betrouwbare partner is veel efficiënter.”