Laat uw HR-systemen beter voor u werken met Iron Mountain InSight DXP

Uitdaging

Met een complex landschap van HR-applicaties die vaak niet met elkaar communiceren en geen gegevens uitwisselen, is het een uitdaging om uw HR-documenten en -gegevens te beheren. Als het uw HR-systemen daarbij aan functies voor informatiebeheer ontbreekt, wordt het voor uw team nog moeilijker om snel de juiste informatie te vinden. Uw HR-afdeling is daardoor onnodig veel tijd kwijt aan handmatige taken. Bovendien hebben organisaties effectieve digitale oplossingen nodig om aan de beveiligingsnormen van hun bedrijf en branche te voldoen en de vertrouwelijkheid van gevoelige en persoonlijke informatie van medewerkers te garanderen.

Wat als u

een gestandaardiseerd systeem kon gebruiken om:

• De kracht van kunstmatige intelligentie (AI) te benutten om de efficiëntie in uw organisatie te verhogen met de mogelijkheid om in luttele seconden personeelsinformatie te zoeken, te sorteren en samen te vatten
• Procesworkflows te automatiseren met integratie van belangrijke digitale en fysieke documenten, zodat ook beslissers kunnen worden geïnformeerd en ondersteund bij beslissingen
• Voor naleving te blijven zorgen tijdens het hele proces, ongeacht de situatie of zelfs veranderingen in de regelgeving, door middel van bewezen, documenteerbare acties en beslissingen

Digitale HR-oplossing van Iron Mountain

Voor HR-leidinggevenden die sneller toegang tot uw informatie nodig hebben zonder beleid of regels te overtreden, vereenvoudigt de Iron Mountain® digitale HR-oplossing uw zeer complexe HR-ecosysteem, zodat u fysieke en digitale content kunt gebruiken en beheren in een gestandaardiseerd, geautomatiseerd en veilig platform. De Iron Mountain digitale HR-oplossing is gebouwd op het Iron Mountain InSight® Digital Experience Platform (DXP) en is een schaalbare, low-code Softwareas- a-Service (SaaS)-oplossing die u de informatiebeheerfuncties biedt die in uw bestaande HRecosysteem ontbreken, dankzij kant-en-klare connectors, workflows, documenttypen, metadata, retentieregels en AI-prompts.

Deze oplossing verbetert de HRefficiëntie door de verwerking van documenten te automatiseren en snellere besluitvorming mogelijk te maken. Zo krijgen HR-teams meer tijd om zich te richten op transformatieve activiteiten, samenwerking en innovatie. Het systeem is voorzien van op functie gebaseerde machtigingen en inzichtelijke dashboards voor het beheer van zowel fysieke als digitale documenten. Het biedt tevens functies zoals classificering, verrijking, extractie, redactie en documentsplitsing om HR-processen te stroomlijnen. Door het gebruik van generatieve AI (genAI) kunnen HR-afdelingen diepere inzichten verkrijgen in hun medewerkers.

De belofte van de digitale HR-oplossing:

• Vereenvoudiging van uw HR-ecosysteem met veilig, gecentraliseerd beheer van fysieke en digitale personeelsdossiers dat is geïntegreerd met uw HRsystemen zoals Workday, zodat u eenvoudig uw informatie kunt zoeken en gebruiken op een gestandaardiseerd digitaal platform
• Automatisering van handmatige HR-processen via kant-enklare, aanpasbare workflows om personeelsdossiers op volledigheid en naleving te controleren, en proactief gebreken aan medewerkers te melden – wat leidt tot een tijd- en kostenbesparing en minder moeite en fouten
• Beveiliging van uw documenten in het hele proces zodat u aan de beveiligingsnormen van uw bedrijf en sector kunt blijven voldoen, met name voor documenten die gevoelige informatie bevatten

De voordelen van Iron Mountain

Onze oplossing is uniek omdat het wordt geïntegreerd met uw HR-systemen zoals Workday, waardoor uw systemen beter voor u werken dankzij veilig beheer van personeelsdossiers op een gecentraliseerd platform en automatisering van belangrijke workflows. De oplossing is gebouwd op InSight DXP en biedt uitgebreide mogelijkheden voor het beheer van fysieke en digitale content, AI, workflowautomatisering en informatie in een gestandaardiseerd platform.

Dit schaalbare platform wordt geleverd met uitgebreide certificeringen voor beveiliging en naleving van regelgeving, door een leverancier die al meer dan 70 jaar bekend staat om zijn goede beveiliging en bescherming van informatie. Het verbetert niet alleen uw huidige processen en activiteiten, maar bereidt u ook voor op succes naarmate uw organisatie blijft groeien en schalen. U kunt onze kant-en-klare low-code ontwerptools op basis van sjablonen gebruiken om aangepaste gebruikersinterfaces en geautomatiseerde workflows te maken – of laat ons ervaren Professional Services-team dit voor u doen.

Voor uw fysieke HR-documenten kunnen we voldoen aan al uw digitaliseringsbehoeften, ongeacht de schaal. We scannen jaarlijks maar liefst 2,4 miljard beelden op 135 beeldverwerkingslocaties in 46 landen.¹  Met deze volumes en voetafdruk is Iron Mountain een van de grootste leveranciers van digitalisering ter wereld. We hebben experts met de ervaring, processen en infrastructuur om documenten te scannen, te indexeren en kwaliteitscontroles uit te voeren. Zo kunnen we voorzien in al uw behoeften.

¹Bron: intern onderzoek dd. 24 januari 2024 op afbeeldingen die in 2023 werden gescand.