Richtlijnen voor informatiebeveiliging en archiefbeheer voor thuiswerkers

Whitepapers

Wereldwijd worden bedrijven geconfronteerd met ongeëvenaarde uitdagingen in verband met de COVID-19-pandemie. Nu er zoveel mensen verplicht thuiswerken, deelt Iron Mountain de best practices om de veiligheid van uw data en de privacy van uw klanten intact te houden in deze ongekende tijd.

26 maart 202012 min

Richtlijnen voor informatiebeveiliging en archiefbeheer voor thuiswerkers

Of u of uw medewerkers nu op kantoor zijn of thuis werken, de manier waarop u gegevens en informatie beheert zou hetzelfde moeten zijn. Daarom is het belangrijk dat alle medewerkers zich houden aan de richtlijnen van uw bedrijf. Gezien de huidige omstandigheden hebben medewerkers behoefte aan duidelijke communicatie en inzicht in het beleid en de procedures.

Het is belangrijk om in stressvolle tijden medewerkers te herinneren aan de best practices voor informatiebeheer en -beveiliging. Mensen zijn sneller geneigd een workaround te gebruiken dus houd de communicatie eenvoudig en specifiek.

Het is belangrijk om in stressvolle tijden medewerkers te herinneren aan de best practices voor informatiebeheer en -beveiliging. Mensen zijn sneller geneigd een workaround te gebruiken dus houd de communicatie eenvoudig en specifiek.

Arlette WallsIron Mountain, Global Records & Information Manager

Beleid

Zorg ervoor dat al uw werknemers toegang hebben tot de beleidsregels en laat zien waar ze deze regels op intranet kunnen vinden. Verwijs uw medewerkers bij twijfel door naar de regels omtrent:

Registratie- en informatiebeheer
Security
Privacy
HR-richtlijnen voor werken op afstand
Beveiliging van apparatuur, waaronder:
- Acceptabel gebruik van apparaten en het omgaan met gegevens
- Gegevens die zijn gekopieerd naar een persoonlijk apparaat
- Gegevens die zijn verzonden naar een persoonlijk e-mailadres
- Printerstuurprogramma’s voor thuisgebruik
- Het gebruik van USB-opslaggeheugen

Zorg er daarnaast voor dat u bereikbaar bent en deel daarom uw contactgegevens zodat u vragen kunt beantwoorden en problemen kunt oplossen

Security

Tijdens het thuiswerken moeten werknemers extra waakzaamheid betrachten met betrekking tot de beveiliging van gegevens en apparaten.
Bewaar uw apparaten op een veilige plek zodat ze niet zomaar door derden kunnen worden gebruikt
Deel geen apparaten en logingegevens met mensen uit uw huishouden
Bewaar gegevens op de daarvoor aangewezen netwerkschrijven. Niet op uw bureaublad
- Informatie op uw bureaublad is niet veilig opgeslagen en beschermd
Druk geen documenten af
Mocht u toch moeten printen, bewaar deze documenten dan veilig
Gooi documenten en dossiers van uw organisatie niet in de papierbak of bij het huisvuil.
Bewaar dossiers en documenten tot u:
- Ze kunt vernietigen op kantoor middels de daarvoor geldende protocollen
- Ze kunt versnipperen in een persoonlijke shredder volgens het protocol van uw bedrijf.
Of u nu thuiswerkt of op een openbare plaats, gebruik altijd een beveiligde verbinding.
Maak gebruik van een privacyscherm om uw informatie te beschermen.
Breng uw medewerkers op de hoogte van het feit dat cybercriminelen het Coronavirus gebruiken om phishing- en hackingcampagnes uit te voeren.

Privacy

Bij het behandelen en gebruiken van documenten met persoonlijke gegevens moet u rekening houden met de compliance-eisen. De informatie mag niet ter beschikking worden gesteld aan onbevoegden. Het is essentieel dat persoonlijke en gevoelige gegevens, evenals intellectueel eigendom, niet worden blootgesteld aan enig risico van mogelijke schending of misbruik van gegevens.