Onboarding pracownika – na czym polega i jak go przeprowadzić?

Onboarding pracownika to niezwykle ważny etap podczas kompletowania zespołu, ponieważ umiejętne przeprowadzenie całego procesu może poskutkować szybszą i bardziej efektywną adaptacją do nowych obowiązków oraz zwiększyć szanse na współpracę w perspektywie długofalowej. W tym artykule precyzyjnie omówimy, na czym polega onboarding pracownika i jak go przeprowadzić, a także które rozwiązania od Iron Mountain wykorzystać do jego optymalizowania!

Onboarding pracownika – co to jest?

Onboarding pracownika jest procesem wprowadzania nowej osoby do zespołu i zapoznawania jej z kulturą oraz zasadami panującymi w danej firmie. To etap mający na celu ułatwienie nowej osobie zaadoptowania się do nowego środowiska oraz umożliwienie jej jak najszybszego rozpoczęcia tzw. pracy właściwej.

Jakie działania obejmuje onboarding nowego pracownika?

Najważniejsze działania realizowane w ramach procesu onboardingowego to:

1. Przedstawienie celów i misji firmy – dzięki temu pracownik zrozumie, w jaki sposób jego praca przekłada się na realizację osiągnięć firmy.
2. Zapoznanie z zasadami pracy i kulturą organizacyjną – na tym etapie nowa osoba w Twoim zespole dowie się, jakie zachowania są akceptowalne.
3. Szkolenia – wdrożenie do zespołu poprzez odpowiednie szkolenia związane z konkretnym stanowiskiem ułatwią zapoznanie się ze specyfiką pracy i wymaganiami obejmującymi wybraną funkcję.
4. Spotkania z zespołem – pozwolą poznać zadania realizowane przez poszczególne osoby, a dodatkowo ułatwią nowemu pracownikowi nawiązanie kontaktów oraz uzyskanie pomocy, gdy będzie ona niezbędna.
5. Przydzielanie mentorów – którzy pomogą mu w adaptacji do nowego środowiska i zrozumieniu zasad pracy w firmie.
6. Wprowadzenie do systemów i narzędzi pracy – nowy pracownik powinien poznać systemy i narzędzia, których używa dane przedsiębiorstwo (dzięki temu będzie mógł skutecznie wykonywać swoje zadania).
7. Przedstawienie polityki bezpieczeństwa – nowy pracownik powinien być zapoznany z polityką bezpieczeństwa firmy i przestrzeganiem panujących standardów.
8. Okresowe spotkania z przełożonym – nowy pracownik powinien mieć możliwość okresowego spotkania z przełożonym, aby omówić postępy i przyszłe wyzwania.

Wymienione działania mają na celu umożliwienie pracownikowi skutecznej adaptacji do nowego środowiska pracy i sprawne rozpoczęcie pełnienia swoich obowiązków.

Onboarding nowego pracownika – jakie rozwiązania mogą pozytywnie wpłynąć na wdrożenie dodatkowej osoby do zespołu?

Onboarding nowego pracownika musi zostać przeprowadzony profesjonalnie, zgodnie z aktualnie panującymi standardami. Proces ten wymaga czasu jak i zaangażowanie osób już pracujących w firmie Aby miały one możliwości wprowadzenia nowej osoby można je odciążyć od manualnych i powtarzalnych czynności. Dlatego rekomendujemy zastosować rozwiązania od Iron Mountain.

Dotyczy to przede wszystkim automatyzacji procesów kancelaryjnych czyli odbioru i dystrybucji korespondencji pocztowej (Digital Mailroom).

Automatyzacja procesów – Digital Mailroom (kancelaria)

Automatyzacja procesów związanych z obsługą korespondencji pocztowej, czyli usługa Iron Mountain Digital Mailroom pozwala uskutecznić proces onboardingu nowego pracownika, ale również udoskonalić cały workflow organizacji. Nasza propozycja gwarantuje liczne korzyści. Wiążą się one z m.in.:

• redukcją kosztów operacyjnych (i unikaniem inwestycji kapitałowych),
• zmniejszeniem obciążenia IT (bez konieczności zakupu nowego systemu lub obciążania działu IT),
• łatwiejszą współpracą (i bardziej konsekwentnym stosowaniem zasad przechowywania dokumentów),
• trafniejszymi decyzjami biznesowymi (w tym korzystanie z intuicyjnych dashboardów gwarantujących wgląd w procesy w czasie rzeczywistym).

Jeżeli natomiast zależy Ci na onboardingu nowego pracownika do działu kadrowo-płacowego, zmniejszając przy tym nakłady finansowe i usprawniając procesy w całym wymienionym dziale, koniecznie zdecyduj się na usługę od Iron Mountain – Teczka HR. Poprzez przekazanie nam procesu tworzenia, aktualizacji oraz archiwizacji teczek HR zaoszczędzisz czas pracy osób zatrudnionych i będziesz mógł ich oddelegować do zdecydowanie bardziej priorytetowych obowiązków (np. onboarding nowego pracownika).

Zarządzanie dokumentami w systemie eVault

Platforma eVault umożliwia zarządzanie dokumentami cyfrowymi. Jeśli Twoje zasoby zostały zeskanowane i są przechowane na naszej platformie każdy pracownik Twojej firmy będzie mógł wykonywać swoje zadania w trybie home-office. W tym przypadku będziesz mógł bezproblemowo udostępnić mu pliki nie bojąc się o to, że trafią w niepowołane ręce, Umów się na konsultację z ekspertami Iron Mountain już dziś. Sprawdź, które rozwiązania okażą się najlepsze dla Twojej firmy! Poproś o bezpłatną wycenę.