Automatyzacja procesów biznesowych – co to jest?

Prawidłowe wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych zachodzących w Twojej firmie pozwala zoptymalizować działanie organizacji i stworzyć bardziej efektywny model pracy. To doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy stawiają na ekonomię, ekologię i skuteczność. Jeżeli interesuje Cię automatyzacja procesów biznesowych, podpowiemy Ci, jakie usługi warto zaimplementować w Twoim przedsiębiorstwie.

Czy wiesz, co to jest automatyzacja procesów biznesowych firmy? Poznaj sprawdzone sposoby na BPA.

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – definicja

Definicja automatyzacji procesów biznesowych firmy jest bardzo prosta. Otóż w praktyce termin ten oznacza wykorzystanie najnowszych systemów informatycznych do zarządzania konkretnymi procesami w Twojej organizacji.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) – co warto wiedzieć?

Automatyzacja procesów biznesowych nazywana jest również BPA (ang. Business Process Automation). Biorąc pod uwagę obecne standardy, tematyka ta jest bardzo szeroko poruszana w kontekście transformacji cyfrowej przedsiębiorstw. Przynosi to liczne korzyści biznesowe, m.in.:

• zmniejszenie kosztów pracy,
• maksymalizację komfortu pracowników,
• zwiększenie zysków przedsiębiorstwa,
• możliwość zatrudnienia mniejszej liczby dzięki większej wydajności,
• minimalizację błędów związanych ze zmęczeniem pracowników,
• wyręczenie osób zatrudnionych z wykonywania żmudnych i powtarzalnych czynności,
• standaryzację procesów w firmie.

Automatyzacja procesów biznesowych firmy to doskonałe rozwiązanie nie tylko ze względu na unowocześnienie przedsiębiorstwa, lecz także wykreowanie dodatkowej wartości biznesowej, która w przyszłości pomoże zbudować długotrwale relacje na linii klient → firma oraz przedsiębiorstwo → pracownik.

Dlaczego automatyzacja procesów biznesowych jest taka ważna?

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie oznacza wiele istotnych zalet. Najważniejsze z nich to:

• obniżenie kosztów pracy,
• zwiększenie cyberbezpieczeństwa w przedsiębiorstwie,
• poprawa kontroli i nadzoru nad działaniami prowadzanymi w firmie,
• maksymalizacja dokładności wprowadzania danych,
• możliwość sprawniejszego skalowania biznesu.

Decydując się na automatyzację procesów biznesowych, rozwijasz także kulturę innowacyjności w swojej organizacji. Dzięki wszystkim wymienionym wyżej zaletom, Twoja firma będzie mogła działać szybko, bezbłędnie i nieprzerwanie (z nieograniczonymi opcjami skalowania).

Automatyzacja w firmie – komu ją proponujemy?

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie jest przeznaczona dla m.in.:

• działów finansowych – usprawniaj procesy księgowe i zarządzanie przepływami finansowymi, zmniejszając ryzyko błędów i przyspieszając zamknięcie miesiąca;
• działów HR – optymalizuj procesy rekrutacyjne, zarządzanie czasem pracy i obsługę kadrową (przekłada się to na lepsze zarządzanie zasobami ludzkimi);
• zespołów sprzedaży i marketingu – automatyzuj zadania związane z obsługą Klienta, segmentacją rynku i kampaniami marketingowymi, pozwalając na skuteczniejsze dotarcie do potencjalnych interesantów i zwiększenie sprzedaży;
• działów operacyjnych i produkcyjnych – ulepszaj efektywność linii produkcyjnych, zarządzanie zapasami i logistyką (skutkuje to zoptymalizowanym procesem produkcji i dystrybucji);
• działów IT – wspieraj zarządzanie infrastrukturą technologiczną, bezpieczeństwem danych i rozwój oprogramowania, zwiększając tym samym stabilność i bezpieczeństwo systemów informatycznych;
• kadr zarządzających – dostarczaj narzędzia do analizy danych biznesowych, wspomagające podejmowanie decyzji strategicznych i monitorowanie kluczowych wskaźników efektywności.

Zastosowanie automatyzacji w wymienionych obszarach pozwala na znaczącą poprawę efektywności, redukcję kosztów oraz podniesienie jakości oferowanych usług i produktów. Poprzez eliminację ręcznego przetwarzania danych i automatyzację powtarzalnych zadań, Twoja firma może skoncentrować się na rozwoju strategicznym i innowacjach.

Automatyzacja procesów biznesowych w firmie – 3 najlepsze sposoby

Automatyzacja procesów biznesowych przedsiębiorstwa to krok umożliwiający zdecydowane wyprzedzenie konkurencji, a co za tym idzie – zbudowanie pozycji lidera w branży. Jeżeli interesuje Cię rozwój Twojej firmy, koniecznie sprawdź sposoby na automatyzację procesów biznesowych.

Jakie usługi z oferty Iron Mountain mogą Ci pomóc?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Skanowanie i digitalizacja dokumentów pozwala uwolnić przestrzeń, którą można wykorzystać w celu stworzenia dodatkowych miejsc dla pracowników. To również zwiększenie ochrony informacji, ponieważ wszelkie dane elektroniczne będą przechowywane na bezpiecznej platformie Iron Mountain. Dostęp do nich będą miały wyłącznie uprawnione osoby, co zdecydowanie przyspieszy komunikację pomiędzy pracownikami.

Decydując się na usługę digitalizacji dokumentów od Iron Mountain, stawiasz na m.in.:

• szybkie wyszukiwanie – od teraz znalezienie istotnych danych będzie trwało znacznie krócej (ze względu na digitalizację Twoi pracownicy skorzystają z technologii optycznego rozpoznawania znaków, skanowanie na żądanie);
• łatwy dostęp – wszelkie dokumenty od teraz mogą być przechowywane w jednym repozytorium, co pozwoli pracownikom wykonywać swoje obowiązki zdecydowanie sprawniej.

Jeżeli interesuje Cię transformacja cyfrowa, koniecznie sprawdź też naszą usługę skanowanie na żądanie.

Przeczytaj również, jakie korzyści skanowania dokumentów w banku wyróżniły firmę naszego Klienta spośród konkurencji. Wyzwaniem jednego z największego banków w Polsce była digitalizacja najczęściej używanych dokumentów, aby dostęp do nich był łatwiejszy. W ramach usługi skanowania dokumentów specjaliści Iron Mountain zeskanowali i przesłali dokumentację banku  do repozytorium. Dzięki wdrożonym innowacjom pracownicy nie muszą regularnie skanować dokumentów, a zamiast tego mogą zająć się budowaniem relacji z Klientami.

Obsługa korespondencji pocztowej

Prowadząc działalność gospodarczą i zatrudniając wielu pracowników prawdopodobnie zauważyłeś, że istnieją procesy, które mocno absorbują. Nie wymagają natomiast kompetencji, a wyłącznie cennego czasu, który osoby zatrudnione mogłyby wykorzystać zdecydowanie inaczej. Aby odciążyć pracowników od zajmowania się różnorodnymi procesami administracyjnymi, a przez to mogli skupić się na istotnych działaniach strategicznych, przekaż obsługę korespondencji pocztowej specjalistom.

Digital Mailroom to przede wszystkim:

• wygoda,
• większa wydajność,
• motywacja pracowników.

Automatyzując procesy biznesowe za pomocą usługi Digital Mailroom zachowujemy najwyższe standardy bezpieczeństwa.

Dowiedz się również, co to jest Business Intelligence (BI) i co wnosi do przedsiębiorstwa.

Automatyzacja procesów workflow

Automatyzacja workflow zwiększa efektywność pracowników, a w konsekwencji – wydajność całej organizacji. Efektywność Twojego biznesu rośnie dzięki:

• redukcji kosztów,
• zmniejszeniu obciążenia IT,
• podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych,
• łatwiejszej współpracy,
• większej wygodzie i motywacji pracowników.

Workflow automation usprawnia także procesy kadrowe, pozwala przechowywać dokumentację w bezpiecznym repozytorium.

Automatyzacja procesów biznesowych jest relatywnie prostym zadaniem. Wymaga od przedsiębiorców odwagi, która w przyszłości skutkuje poprawą wydajności pracowników oraz odciążeniem ich od mało ważnych zadań na rzecz tych najbardziej priorytetowych.

Jeżeli interesują Cię najwyższej jakości rozwiązania automatyzujące procesy biznesowe, zachęcamy do skorzystania z usług Iron Mountain. Wypełnij formularz kontaktowy i wyprzedź konkurencję.

Automatyzacja w firmie procesów biznesowych – FAQ

Ile kosztuje automatyzacja procesów biznesowych w firmie?

Cena automatyzacji procesów biznesowych zależy od złożoności projektu, wybranych narzędzi oraz zakresu procesów do zautomatyzowania. Inwestycje tego typu wiążą się z wydatkiem minimum kilku tysięcy złotych w kontekście prostych rozwiązań i znacznie więcej  w przypadku kompleksowych systemów dla dużych przedsiębiorstw.

Jak długo trzeba czekać na wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych BPA?

Czas potrzebny na wdrożenie automatyzacji procesów biznesowych znacząco różni się w zależności od rozmiaru projektu i jego specyfiki. Jeżeli chodzi o mniejsze przedsięwzięcia, czas realizacji wyniesie od kilku tygodni do kilku miesięcy.