Pięć firm farmaceutycznych wprowadza wspólne policy center w celu poprawy globalnego zarządzania informacjami

Wyzwanie

Pięć uznanych firm farmaceutycznych musiało stworzyć ramy globalnego zarządzania informacjami w celu usprawnienia działalności i zmniejszenia kosztów. Prawo dotyczące zarządzania danymi różni się w zależności od kraju, stanu i samorządów lokalnych. Przy ponad 80 krajach uchwalających przepisy dotyczące prywatności i w konsekwencji ponad 14. tysiącach przepisów regulujących praktyki nauk przyrodniczych, zarządzanie informacjami w skali globalnej stanowi trudne zadanie.

Kiedy poproszono o udowodnienie zgodności z przepisami, pojawiły się problemy proceduralne. Dyrektorzy odpowiedzialni za zarządzanie dokumentacją i informacjami wiedzieli, że prace wymagają ciągłego wsparcia i współpracy zespołu, pomimo częstych zmian strukturalnych w firmie.

Rozwiązanie

Iron Mountain współpracował z osobami odpowiedzialnymi za zarządzanie informacją i dokumentacją w celu opracowania wspólnego podejścia do Policy Center, bazującego na rozwiązaniu chmurowym, które w prosty i wygodny sposób pozwala śledzić i stosować aktualne przepisy i regulacje. Konsultanci Iron Mountain pomogli ustalić priorytety programów pilotażowych opartych na wielu kryteriach ryzyka.

Dzięki targetowaniu obiektów o podwyższonym ryzyku, zespoły ds. zarządzania informacjami były w stanie zdefiniować ramy i procedury zarządzania, które można było stosować globalnie i aktualizować zgodnie ze zmieniającymi się przepisami.

W miarę zwiększania się liczby obiektów, które miały przestrzegać zasad Policy Center lokalny personel współpracował z zespołem ds. zarządzania dokumentacją w celu dostosowania szablonów do zróżnicowanych potrzeb.

Wyniki

Pięć globalnych przedsiębiorstw nie tylko zdało sobie sprawę z korzyści płynących z ujednoliconego zarządzania dokumentacją, lecz także znacząco zwiększyło swoje możliwości w zakresie zgodności z przepisami (compliance) poprzez:

• śledzenie na pulpicie statystyk związanych z zarządzaniem dokumentami, wykorzystywaniem ich do dalszej pracy jak i generowanymi oszczędnościami
• wbudowanie narzędzia, które zapewnia odzyskiwanie danych i w uzasadnionych przypadkach ich niszczenie,
• regularne aktualizacje przepisów we wszystkich lokalizacjach,
• regionalne i lokalne wsparcie administracyjne w celu aktualizacji polityki.

Wreszcie platforma Policy Center firmy Iron Mountain stała się wiodąca dla globalnego zarządzania dokumentami w każdej z firm.