Wyższa efektywność pracy? Poznaj rozwiązania, które zwiększą skuteczność zespołu!

Zależy Ci na zwiększeniu zysków w swoim przedsiębiorstwie? Może Twój zespół powinien być bardziej produktywny. Możesz to osiągnąć poprzez wdrożenie nowych rozwiązań i usprawnienie procesów. Jeżeli oczekujesz od swojej załogi zdecydowanie większego zaangażowania – ten artykuł jest dedykowany właśnie dla Ciebie! W dzisiejszym wpisie podpowiemy, czym jest efektywność pracowników, a także jakie rozwiązania zwiększą skuteczność Twojego zespołu.

Czym jest efektywność pracowników?

Zanim przedstawimy najlepsze sposoby na zwiększenie efektywności pracowników, należy dokładnie zrozumieć znaczenie tego pojęcia. Otóż efektywność pracy jest niczym innym, jak współczynnikiem poniesionych nakładów do uzyskanych efektów.

Skuteczność poszczególnych zespołów (np. zespołu sprzedaży) można mierzyć na następujące sposoby:

• określając liczbę wykonanych telefonów na godzinę,
• sprawdzając liczbę pozyskanych Klientów w miesiącu,
• analizując łączną wartość transakcji w danym kwartale czy roku.

Warto również wiedzieć, iż wysoki poziom efektywności pracowników oznacza możliwość osiągnięcia konkretnych efektów przy relatywnie niewielkich nakładach – odpowiednich dla specyfiki Twojego przedsiębiorstwa.

Jak zwiększyć efektywność pracowników?

Zgodnie z aktualnymi trendami istnieje wiele strategii pozwalających w prosty sposób zwiększyć efektywność pracowników. Są to m.in.:

1. Wyznaczenie konkretnego celu każdemu pracownikowi.
2. Wprowadzenie elastycznego czasu pracy.
3. Wyposażenie zespołu w narzędzia zwiększające efektywność pracy.
4. Zadbanie o właściwą komunikację pomiędzy pracownikami.
5. Prawidłowe wdrożenie onboarding każdego nowego pracownika.
6. Stworzenie przestrzeni do otwartej komunikacji.
7. Inwestycja w rozwój kompetencji pracowników.

Wyznaczenie konkretnego celu każdemu pracownikowi

Twoi pracownicy muszą mieć określony cel. Musisz o to zadbać, określając zadania na konkretny miesiąc, kwartał. Staraj się raczej unikać celów rocznych, ponieważ istnieje w tym przypadku dużo zmiennych – cel jest zbyt odległy, żeby odpowiednio motywował Twój zespół.

Pamiętaj także, aby egzekwować cele. Jeżeli chcesz zwiększyć efektywność swojego zespołu wyjaśnij, dlaczego wybrałeś akurat to rozwiązanie. Twoi pracownicy muszą rozumieć słuszność celu i wierzyć, że da się go osiągnąć.

Wprowadzenie elastycznego czasu pracy

Pozwól pracownikom zadecydować, o której rozpoczną dzień. Da to im pewną niezależność oraz poczucie odpowiedzialności, dzięki temu będą bardziej zmotywowani. Najczęstszą praktyką wdrażaną przez nowoczesne przedsiębiorstwa jest umożliwienie rozpoczęcia dnia pracy pomiędzy 8:00 a 11:00.

Wyposażenie zespołu w narzędzia zwiększające efektywność pracy

Wyższa efektywność pracy to także wyposażenie zespołu w odpowiednie narzędzia zwiększające jego efektywność lub odciążające pracowników od czynności np.: manualnych czy powtarzających się, które z łatwością można zautomatyzować. Biorąc pod uwagę aktualne standardy, dobrym rozwiązaniem jest skanowanie i digitalizacja dokumentów.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów – zwiększenie wydajności pracowników

Dzięki usługom skanowania dokumentów i cyfrowego przechowywania odnotujesz wiele korzyści, które wpłyną na wyższą efektywność pracy. Są to m.in.:

• uwolnienie przestrzeni – wszystkie zeskanowane dokumenty będą przechowywane online, dlatego wolną przestrzeń w biurze będziesz mógł wykorzystać jako miejsce na dodatkowe spotkania lub strefę relaksu chillout zone,
• szybkie wyszukiwanie – za sprawą technologii. Twoi pracownicy będą mogli wyszukać niezbędne informacje maksymalnie w kilka lub kilkanaście sekund (dzięki temu zaoszczędzą czas, co wpłynie na ich wyższą wydajność);
• jedno bezpieczne repozytorium przechowywania dokumentów – do konkretnych informacji będą miały dostęp wyłącznie autoryzowane osoby.

Istotnym rozwiązaniem w kontekście poprawy wydajności Twojego przedsiębiorstwa jest również automatyzacja procesów HR. To możliwość nie tylko usprawnienia pracy, ale także zmniejszenia nakładów finansowych firmy.

Zadbanie o właściwą komunikację pomiędzy pracownikami

Właściwa komunikacja pomiędzy pracownikami to absolutna konieczność, jeżeli zależy Ci na zbudowaniu przewagi konkurencyjnej na rynku. W tym celu możesz wdrożyć wewnętrzny system zarządzania firmą (z wbudowanym czatem i zadaniami do wykonania, które pracownicy będą odznaczać). Zanim jednak to zrobisz, zweryfikuj, jak szybko poszczególne zespoły odpowiadają na pytania i dzielą się istotnymi informacjami. Od tego może zależeć efektywność pracy.

Efektywną komunikację może zapewnić Digital Mailroom – usługa, która zapewnia łatwy i szybko dostęp do korespondencji biznesowej w dowolnym czasie i miejscu. To wygodne rozwiązanie, szczególnie w hybrydowym modelu pracy.

Przeczytaj: EDO, czyli elektroniczny obieg dokumentów – co to jest? 

Prawidłowe wdrożenie każdego nowego pracownika (onboarding)

Nowych pracowników należy precyzyjnie wytłumaczyć zadania, którymi będą się zajmowali, ale również oprowadzić po firmie, zapoznać ich z nowymi współpracownikami. Warto również pamiętać, aby określić osoby do kontaktu (mentorów) w razie problemów. Dzięki temu pracownik szybciej stanie się osobą skuteczną, która będzie poświęcać czas na pracę, a nie na tzw. domysły odnośnie do procesów i jego roli w przedsiębiorstwie.

Stworzenie przestrzeni do otwartej komunikacji

Twoi pracownicy powinni móc wskazywać obszary spowalniające lub w utrudniające w jakikolwiek sposób pracę. W tym celu możesz m.in.:

• regularnie prowadzić spotkania 1:1;
• organizować spotkania statusowe;
• wdrożyć skrzynkę na listy z problemami.

Gwarantujemy, że wówczas poznasz wyzwania z jakim zmagają się Twoi pracownicy, o których nie wiedziałeś wcześniej.

Inwestycja w rozwój kompetencji pracowników

Rozwój kompetencji Twoich pracowników jest bardzo ważny. Dzięki odbyciu licznych szkoleń i kursów zespół, który prowadzisz będzie wydajniejszy. W tym celu możesz organizować kursy, szkolenia, staże w innych zespołach lub projekty z doświadczonymi ekspertami w określonej dziedzinie.

Jak zwiększyć efektywność pracy? Podsumowanie

Zbudowanie wydajnego zespołu wymaga nie tylko zaangażowania, ale także odpowiedniego pomysłu i ustalenia celów, które będziemy konsekwentnie egzekwować. Efektywność pracowników poprawisz m.in. poprzez wyznaczenie konkretnych celów, zachęcanie do odpowiedzialności i kreatywności, stworzenie przestrzeni do otwartej komunikacji czy też inwestycję w rozwój kompetencji Twojej ekipy.

Rekomendujemy również wdrożyć do struktur przedsiębiorstwa właściwe narzędzia maksymalizujące efektywność. Oprócz tych, które wymieniliśmy w dzisiejszym wpisie, mogą to być także rozwiązania w zakresie zarządzania informacją i treścią, które pozwolą uwolnić dodatkową wartość z danych. Warto także zastanowić się nad eVault pozwalającym efektywniej zarządzać powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi.

Przeczytaj też więcej na temat cyfrowej reorganizacji biura.