Woman texting in the storage

Inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow

Digital Mailroom - Obsługa korespondencji firmowej

Czas zadbać o korespondencję pocztową.

Kontakt
Przejdź do:

Łatwo i szybko zarządzaj korespondecją pocztową w swojej firmie

Firmy próbują uwolnić się od papieru, ale nie jest to w pełni możliwe, gdy nadal otrzymują korespondencję w tradycyjnej formie, a pracownicy zmagają się z zarządzaniem dużą ilością dokumentów każdego miesiąca. Co więcej, wzrost liczby pracowników zdalnych utrudnia dostarczenie poczty papierowej do właściwego odbiorcy, co może powodować problemy z wydajnością pracy.

Bez względu na to, czy planujesz powrót do biura, pozostaniesz w modelu pracy zdalnej czy też połączysz obie opcje, uwolnienie się od otrzymywania i dystrybucji poczty papierowej ma kluczowe znaczenie dla dalszych działań. Firma Iron Mountain może Ci w tym pomóc.

Transformuj obieg korespondencji pocztowej

Rozwiązanie Iron Mountain Digital Mailroom to oprogramowanie jako usługa (SaaS), które zapewnia upoważnionym pracownikom łatwy dostęp i otrzymywanie cyfrowych wersji ważnej korespondencji biznesowej – w dowolnym czasie i miejscu.

KORZYŚCI:

  • Bezpieczny dostęp do zdigitalizowanej korespondencji
  • Lepsza współpraca i produktywność dzięki zautomatyzowanym workflow
  • Integracja z istniejącymi systemami, takimi jak poczta elektroniczna, Salesforce i pakiet Microsoft Office
  • Zmniejszenie powierzchni biurowej i związanych z nią wydatków na nieruchomości
  • Opłata w jednej przystępnej, przewidywalnej cenie miesięcznej
Dokonaj transformacji obsługi korespondencji pocztowej

 

Jak to działa

Usługa Digital Mailroom Iron Mountain jest prosta we wdrożeniu, jak i w użyciu.

  1. Po zleceniu usługi, Iron Mountain odbiera korespondencje pocztową i dostarcza ją do bezpiecznych centrów skanowania. Twoje przesyłki nigdy nie opuszczą łańcucha kontroli (chain of custody) Iron Mountain – w całym procesie pozostają pod pełnym nadzorem.
  2. Eksperci Iron Mountain skanują i automatycznie rejestrują słowa kluczowe, dzięki czemu dokumenty poddane cyfryzacji mogą być kierowane bezpośrednio do odbiorcy docelowego. Możesz również zlecić rejestrację dodatkowych słów kluczowych z perspektywy całej organizacji.
  3. Dzięki opcji przetwarzania wyjątków to Ty decydujesz do kogo ma trafić określona korespondencja.
  4. Twoje dane są szyfrowane: te nieaktywne, jak i transferowane przez sieć.
  5. Dzięki Iron Mountain InSight®, naszej bezpiecznej platformie do zarządzania informacjami i treścią, masz dostęp do korespondencji w formie cyfrowej i możesz ją bezproblemowo przeszukiwać.
  6. Uprawnienia oparte na rolach gwarantują, że tylko upoważnione osoby mogą przeglądać i udostępniać pocztę.
  7. Iron Mountain pomoże każdej organizacji wyeliminować tradycyjną pocztę papierową, dzięki bezpiecznemu przechowywaniu, niszczeniu lub zwrotowi.
How Iron Mountain digital mailroom works
man working on laptop

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami (compliance)

Do kwestii bezpieczeństwa podchodzimy z należytą starannością, dlatego 95% przedsiębiorstw z listy Fortune 1000 powierza Iron Mountain swoje krytyczne i wrażliwe dane. Zabezpieczamy informacje wrażliwe od ponad 70 lat i świadczymy usługi dla wielu branż, w ponad 60 krajach. Zyskujesz tym samym pewność, że Twoje dane są odpowiednio chronione. W ramach naszej kompleksowej usługi odbieramy korespondencję papierową i przewozimy ją własną flotę ciężarówek do naszych centrów operacyjnych. Tam są skanowane i automatycznie kierowane do właściwego odbiorcy. W zależności od Twoich potrzeb korespondencja papierowa jest bezpiecznie przechowywana, zniszczona lub zwracana.

Dokumenty w postaci cyfrowej są przechowywane na platformie Iron Mountain InSight®, służącej do zarządzania informacjami i treścią. Iron Mountain InSight® stosuje się do zaleceń zawartych w Cyber Security Framework (CSF), które zostały przygotowane przez NIST. Wytyczne te, to podstawa bezpiecznego przedsiębiorstwa.

Platforma Iron Mountain InSight® spełnia wymogi branżowe, w tym m.in.:

  • HIPAA
  • FedRAMP/FISMA
  • GDPR
  • Soc 2 Type II
  • And ISO27001

Dowiedz się więcej o plarformie Iron Mountain InSight®

Cechy I korzyści rozwiązania Digital Mailroom

Rozwiązanie Iron Mountain Digital Mailroom to oferta oprogramowania jako usługi (SaaS), która umożliwia firmom dostęp do poczty w formie papierowej. Rozwiązanie to umożliwia:
Digitalizację korespondencji

Digitalizację korespondencji

Skorzystaj z pomocy ekspertów, procesów i infrastruktury firmy Iron Mountain w zakresie skanowania, aby przekształcić przychodzącą pocztę tradycyjną w wersję cyfrową za pośrednictwem naszej rozległej sieci centrów przetwarzania danych.
Bezpieczny dostęp do informacji oraz ich przechowywanie

Bezpieczny dostęp do informacji oraz ich przechowywanie

Twoje informacje elektroniczne będą szyfrowane w „stanie spoczynku” i podczas przesyłania przez bezpieczną sieć, a dostęp do nich będzie ograniczony kluczami szyfrowania, których jesteś właścicielem i którymi zarządzasz. Uprawnienia oparte na rolach umożliwiają autoryzowanym użytkownikom dostęp do informacji, których potrzebują 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Dowiedz się więcej
Automate icon

Znalezienie tego, czego potrzebujesz, kiedy tego potrzebujesz

Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR), możliwe będzie przeszukiwanie zawartości dokumentów według tekstu lub indeksu, dostępne dla wielu typów plików i w ponad 50 językach.
Zarządzanie pełnym cyklem życia korespondencji

Zarządzanie pełnym cyklem życia korespondencji

Po zdigitalizowaniu poczty w formie papierowej możemy pomóc w dalszym zarządzaniu nią. Możliwości obejmują zwrot poczty do adresata, gromadzenie jej w centrum przechowywania dokumentacji Iron Mountain lub jej bezpieczne niszczenie.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Odblokowanie danych

Odblokowanie danych

Przeglądaj i interpretuj kluczowe informacje za pomocą pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają wizualną prezentację danych i wskaźników.
Zautomatyzowany workflow usprawniający współpracę

Zautomatyzowany workflow usprawniający współpracę

Współpraca pracowników jest łatwiejsza dzięki zautomatyzowanym workflow zbudowanym na podstawie kluczowych metadanych. Wykorzystaj w pełni możliwości swojego digital mailroom (kancelarii pocztowej) dzięki opcjom integracji SSO, Outlook i Gmail.

Success Stories Klientów

Studium przypadku

Iron Mountain® Workflow Automation™

Jakie korzyści przyniosło zastąpienie poczty elektronicznej przez Workflow Automation
21 marca 2022
Studium przypadku

Dostarczenie Klientowi najlepszego doświadczenia w usługach finansowych

Doświadczenie Klienta to znacznie więcej niż jego satysfakcja. Doświadczenie Klienta wykracza poza samo zarządzanie oczekiwaniami i wymaga większego zaangażowania w relację podczas każdej interakcji.
30 listopada 2021
Studium przypadku

Wnioski o zasiłek dla bezrobotnych, pandemia i digital mailroom (cyfrowa kancelaria pocztowa)

Dowiedz się, w jaki sposób jeden z największych stanów w USA wykorzystał dramatyczny wzrost liczby wniosków o zasiłek dla bezrobotnych spowodowany pandemią jako okazję do usprawnienia pracy biura pocztowego, prowadząc do bardziej wydajnego procesu przyjmowania i szybkiej obsługi klienta, gdy liczyło się to najbardziej.
18 lipca 2022
Studium przypadku

Case study z Ultimo - studium przypadku

Firma z branży windykacyjnej eliminuje dokumentację papierową, optymalizując model pracy hybrydowej.
8 marca 2023

Usprawnienie obiegu korespondencji pocztowej: Rozwijaj się wraz z potrzebami twojej firmy

Korespondencja papierowa zawsze była podstawowym i niezawodnym sposobem komunikacji dla firm. Poczta przychodzi i wychodzi do/z firmy regularnie. Cała dokumentacja wymaga terminowej i efektywnej dystrybucji, potwierdzenia odbioru i innych działań. Kliknij na poniższe pola, aby dowiedzieć się więcej o trzech typach digital mailroom i o tym, jak możesz usprawnić obieg swojej korespondencji pocztowej.

Tradycyjna

Tradycyjna

Procesy ręczne
Eksploruj

Tradycyjna

Tradycyjny mailroom (kancelaria pocztowa ) jest punktem wejściowym dla dużej ilości poczty przychodzącej w formie papierowej, która wymaga pracy związanej z sortowaniem i dystrybucją. Może to skutkować:

  • Obniżoną wydajnością pracowników związaną z sortowaniem i dostarczaniem poczty do właściwych osób, we wszystkich działach
  • Złymi doświadczeniami związanymi z obsługą
  • Potencjalnymi konsekwencjami w zakresie przestrzegania przepisów i regulacji prawnych
  • Ujawnieniem informacji poufnych
  • Większymi wyzwaniami związanymi ze wsparciem pracowników zdalnych
Cyfrowa

Cyfrowa

Poczta cyfrowa
Eksploruj

Cyfrowa

Digital mailroom (kancelaria pocztowa) działa dzięki inteligentnemu przetwarzaniu dokumentów (IDP), które obejmuje:

  • Skanowanie i digitalizację poczty papierowej w celu uzyskania dostępu do niej przez Internet i urządzenia mobilne
  • Wyodrębnianie metadanych w celu efektywnego wyszukiwania
  • Weryfikację i przegląd
  • Sortowanie z wykorzystaniem AI/ML (Insight)
  • Zasady dostępu użytkowników i przekazywanie korespondencji
  • Monitorowanie audytów w celu zwiększenia zgodności z przepisami
Intelligent mailroom

Intelligent

Zautomatyzowane zarządzanie pocztą
Eksploruj

Intelligent

Inteligentny digital mailroom (kancelaria pocztowa) to korzyści wynikające z użytkowania platformy do zarządzania treścią (CSP), które obejmują:

  • Zarządzanie informacjami i treścią
  • Inteligentne wyodrębnianie i wzbogacanie metadanych
  • Funkcję wyszukiwania i odzyskiwania
  • Współpracę
  • Automatyzację workflow
  • Możliwość optycznego rozpoznawania znaków (OCR)
Przewodniki po rozwiązaniach

Automatyzacja obsługi korespondencji

Przejmiemy pieczę nad Twoją tradycyjną korespondencją, zajmiemy się jej rejestracją i obsługą. Zadbaj o to , aby żadna informacja Ci nie umknęła.
15 lipca 2021
Przewodniki po rozwiązaniach

Dokonaj Transformacji Obsługi Korespondencji Pocztowej

Jak zredukować ilość papierowej korespondencji w firmie.
22 marca 2023
Infografiki

5 sposobów na to, jakie korzyści może przynieść digitalizacja w obiegu dokumentów

Dział obsługujący pocztę to niewątpliwie ogromna, wewnętrzna infrastruktura, której prawidłowe funkcjonowanie wymaga dużego kapitału.
22 marca 2023
Więcej zasobów

Dodatkowe usługi świadczone przez nas

InSight Intelligent Document Processing

Digitalizuj, przechowuj, automatyzuj i w pełni wykorzystuj potencjał swoich danych

Iron Mountain InSight®

Elektroniczny system zarządzania dokumentami i automatyzacją workflow

Zarządzanie ładem informacyjnym

Ponad 100 ekspertów w zakresie ładu korporacyjnego jest gotowych, by udzielić wskazówek i pomóc Twojej firmie.

Przechowywanie dokumentów – usługi online

Ochrona i zachowanie w stanie nienaruszonym dokumentacji w bezpiecznych obiektach.

Bezpieczne niszczenie dokumentów

Profesjonalne niszczenie dokumentów papierowych, zapisów w formie plastikowej czy nośników elektronicznych w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i bezpieczny.

Najczęściej zadawane pytania

Skąd firma Iron Mountain ma pewność, że poczta jest kierowana do właściwych odbiorców?

Każdy użytkownik jest przypisany do grupy użytkowników, a grupy użytkowników są połączone na podstawie metadanych tak, aby poczta była kierowana tylko do właściwych osób. Zespół wdrożeniowy firmy Iron Mountain zapewnia wprowadzenie odpowiednich ról i zabezpieczeń dla Twojej firmy w celu utrzymania bezpieczeństwa i prywatności danych.

Kto może mieć dostęp do mojej poczty?

Zespół wdrożeniowy firmy Iron Mountain spotyka się z pracownikami Twojej firmy, aby dowiedzieć się, jak ma obsługiwać pocztę: według działu, piętra, osoby itp.

Następnie firma Iron Mountain konfiguruje użytkowników, grupy użytkowników i zasady zabezpieczeń metadanych w celu zapewnienia dostępu do poczty odpowiednim osobom. Wiele firm ma również administratora, który może aktualizować tę hierarchię: na przykład jak jakiś użytkownik jest poza biurem i trzeba tymczasowo przekierować jego pocztę do kogoś innego.

Co się dzieje z naszą pocztą po jej zdigitalizowaniu?

Możesz wybrać jedną z kilku opcji postępowania z pocztą w formie papierowej:

  • Poczta w formie papierowej zostaje zwrócona do Ciebie
  • Poczta w formie papierowej jest przechowywana w centrum przechowywania dokumentacji Iron Mountain.
  • Poczta w formie papierowej jest niszczona.

Skontaktuj się z nami

Przesyłając ten formularz, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Iron Mountain moich danych osobowych w sposób opisany w Iron Mountain Privacy Notice. W przypadku chęci rezygnacji z otrzymywania informacji handlowej za pomocą poczty elektronicznej proszę kliknąć opt out.

Skontaktuj się z nami

paper and pen

Skontaktuj się z nami

Wypełnij ten formularz, a specjalista Iron Mountain skontaktuje się z Tobą.
Poproś o wycenę
laptop profile screen

Logowanie i płatności

Zaloguj się na swoje konto lub dowiedz się, jak je utworzyć.
Rozpocznij
customer service

Centrum pomocy

Nasze Centrum Obsługi Klienta szybko udzieli odpowiedzi na Twoje pytania.
Uzyskaj pomoc
ringing telephone

Kontakt z działem sprzedaży

Skontaktuj się z jednym z naszych ekspertów, aby znaleźć rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.
801 800 802