Wnioski o zasiłek dla bezrobotnych, pandemia i digital mailroom (cyfrowa kancelaria pocztowa)

Wyzwanie

Stwierdzenie, że pandemia miała duży wpływ na gospodarkę byłoby skrajnym niedopowiedzeniem.

Ilość poczty przychodzącej z powodu wniosków o zasiłek dla bezrobotnych drastycznie wzrosła w wyniku zwolnień związanych z pandemią COVID. Jeden z największych stanów w USA wykorzystał ten czas jako okazję do usprawnienia funkcjonowania kancelarii pocztowej.

Chociaż kancelarię pocztową uważa się zazwyczaj za tradycyjne zaplecze biurowe urzędu, pandemia sprawiła, że znalazła się ona w centrum uwagi. Ta sytuacja wymagała, aby przyspieszyć rozpatrywanie wniosków o zasiłek dla bezrobotnych, a jednocześnie zastosować odpowiednie zasady, aby spełnić wymogi federalne i przepisy dotyczące zachowania poufności.

Rozwiązanie

Iron Mountain Digital Mailroom

Aby obsłużyć napływ wniosków o zasiłek dla bezrobotnych i dokumentów uzupełniających, władze stanowe zdecydowały się na rozwiązanie Digital Mailroom od Iron Mountain. Zgodnie z przepisami rządu USA to rozwiązanie jest zgodne z normą NIST 800-53. Dzięki digitalizacji dziesiątek tysięcy listów w punkcie odbioru, stan ten mógł skuteczniej przetwarzać przychodzące wnioski i stosować odpowiednie zasady przechowywania.

Rezultat

Jako Iron Mountain zapewniliśmy kluczowe wsparcie przy realizacji programu pomocowego COVID-19. Nasza oferta Digital Mailroom obejmowała kompleksowe przetwarzanie wniosków o zasiłek dla bezrobotnych dla 1500 użytkowników - od przyjęcia dokumentów przez ich digitalizację, klasyfikację aż do bezpiecznej utylizacji.

Udało nam się nie tylko zdigitalizować dziesiątki tysięcy wniosków o zasiłek dla bezrobotnych, ale także wyodrębnić dane z tych wniosków, aby zapewnić szybką obsługę klienta.

Dowiedz się więcej o naszym rozwiązaniu cyfrowej kancelarii pocztowej (Digital Mailroom)