Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Case study z Ultimo - studium przypadku
Studium przypadku
Firma z branży windykacyjnej eliminuje dokumentację papierową, optymalizując model pracy hybrydowej.
Firma z branży windykacyjnej eliminuje dokumentację papierową, optymalizując model pracy hybrydowej
Firma Iron Mountain nie jest dla nas wyłącznie usługodawcą – jest naszym zaufanym partnerem. Gwarantuje nam stabilność i ciągłość usług, jednocześnie utrzymując najwyższe standardy bezpieczeństwa i jakości.
Wyzwanie
W ramach outsourcingu w obszarze obsługi poczty przychodzącej spółka Ultimo chciała wyeliminować z procesów korespondencję papierową na rzecz cyfrowej, dopełniając wszelkich ustaleń z umów SLA dotyczących ochrony danych i czasu reakcji. Niezbędna była zaawansowana infrastruktura IT o wysokim poziomie bezpieczeństwa, umożliwiająca bezproblemową integrację z istniejącymi systemami.
Rozwiązanie
W pełni zarządzane rozwiązanie w modelu subskrypcyjnym Iron Mountain Digital Mailroom zapewnia zautomatyzowany system obsługi poczty przychodzącej, przekształcając dokumentację papierową w pliki cyfrowe, które mogą być przekazywane drogą elektroniczną, a także odpowiednio oznaczane, wyszukiwane, przechowywane i archiwizowane.
Rezultaty
Uwolnienie wewnętrznych zasobów działu obsługi poczty przychodzącej pozwoliło spółce Ultimo skoncentrować się na kluczowych obszarach działalności biznesowej. Podjęte działania umożliwiły również wyeliminowanie ogromnej liczby papierowych dokumentów w pięciu liniach biznesowych i zapewniły skutecznie wsparcie dla modelu bezpiecznej pracy hybrydowej.
Przekierowanie zasobów na kluczowe obszary działalności biznesowej
Ponadto firma Iron Mountain wspiera nas w zarządzaniu harmonogramami przechowywania danych i dostarcza nam wszelkie powiązane metadane, a także regularne raporty na potrzeby monitorowania umów SLA.
Uwolnienie jednostek biznesowych od obowiązków związanych z obsługą korespondencji
Długoterminowa współpraca partnerska
Firma Iron Mountain została wybrana przez Ultimo z kilku powodów. To partner strategiczny na długie lata, nie tylko w zakresie zarządzania i przechowywania dokumentów papierowych i elektronicznych, ale także bieżącej cyfryzacji zasobów. „Infrastruktura i zaawansowane technologie Iron Mountain stanowiły gwarancję sukcesu” - zauważa Anna Pospiech. „Dodatkowym atutem była wiedza i doświadczenie w realizacji podobnych projektów dla sektora finansowego”.
Rozwiązanie Digital Mailroom oferowane przez Iron Mountain przekształca pocztę papierową Ultimo w dokumenty cyfrowe, które mogą być przekazywane drogą elektroniczną, a także odpowiednio oznaczane, wyszukiwane, przechowywane i archiwizowane.
Kompleksowa obsługa
Cały proces jest realizowany poza siedzibą firmy. Wszystkie przesyłki i dokumentacja są przetwarzane w ściśle chronionej hali przez specjalistów Iron Mountain. Ta kompleksowa usługa obejmuje odbieranie korespondencji Ultimo bezpośrednio z poczty, otwieranie (lub, w niektórych przypadkach, nieotwieranie) przesyłek i kopert, oznaczanie kodem kreskowym, rejestrowanie oraz skanowanie, segregowanie i archiwizowanie dokumentów.
„Ponadto firma Iron Mountain wspiera nas w zarządzaniu harmonogramami przechowywania danych i dostarcza nam wszelkie powiązane metadane, a także regularne raporty na potrzeby monitorowania umów SLA” - mówi Anna Pospiech. Rodzaje przetwarzanych dokumentów obejmują korespondencję pochodzącą z sądów, od komorników, klientów, innych przedsiębiorstw i zarejestrowanych zwrotów.
Wyeliminowanie papieru
Firma Iron Mountain zwykle aktualizuje dane w naszym systemie w ciągu kilku godzin, nasi pracownicy zawsze mogą śledzić korespondencję i sprawdzić, czy zeskanowane dokumenty są dostępne. Co więcej, nasz partner zapewnia również usługę kurierską tego samego dnia, jeśli potrzebujemy oryginałów.
Cyfrowe korzyści bez kompromisów
Konwersja korespondencji papierowej na obrazy cyfrowe zapewnia pracownikom Ultimo lepszy dostęp do dokumentacji, nawet jeśli pracują z domu. Dodatkowo rozwiązanie pomaga wyeliminować ogromne wolumeny papierowej dokumentacji, a jednocześnie spełnia rygorystyczne wymogi dotyczące poufności i bezpieczeństwa danych.
„Wiemy, że Iron Mountain przestrzega bardzo wysokich standardów w zakresie ochrony danych, przykładowo w odniesieniu do norm ISO i PCI DSS” - dodaje Anna Pospiech. „To daje ogromne poczucie komfortu, że nic złego nie może się wydarzyć”.
Pełny łańcuch kontroli
Dzięki unikalnemu znakowaniu Iron Mountain jest w stanie zapewnić przejrzysty łańcuch kontroli (chain of custody) na każdym etapie procesu. Począwszy od chwili otrzymania dokumentów w dziale obsługi poczty, poprzez rejestrację, skanowanie i archiwizację lub dostarczenie do biura Ultimo.
„Firma Iron Mountain zwykle aktualizuje dane w naszym systemie w ciągu kilku godzin, więc nasi pracownicy zawsze mogą śledzić korespondencję i sprawdzić, czy zeskanowane dokumenty są dostępne.” - podsumowuje Anna Pospiech. „Co więcej, nasz partner zapewnia również usługę kurierską tego samego dnia, jeśli potrzebujemy oryginałów”
