Digitalizacja w służbie bankowości spółdzielczej

Przewodniki po rozwiązaniach

Jakim wyzwaniom stawiają czoła banki spółdzielcze? Na przykładzie Gospodarczego Banku Spółdzielczego w Barlinku

7 października 20246 minut

Gospodarczy Bank Spółdzielczy w Barlinku

Jakim wyzwaniom stawiają czoła banki spółdzielcze?

Rozproszona struktura placówek to dla większości banków spółdzielczych standardowe okoliczności funkcjonowania. Rodzi ona pewne fundamentalne wyzwania dla działów kadrowo-płacowych.

Zdecentralizowane zarządzanie dokumentacją personalną ogranicza dostępność danych, gdy są one potrzebne, przechowywanie teczek personalnych lokalnie generuje dodatkowe koszty utrzymania archiwum, a mnogość dokumentów wymagających bieżącego aktualizowania angażuje specjalistów HR przez wiele godzin każdego dnia. W związku z realiami tego rodzaju działalności pracownicy są także zobowiązani do licznych podróży służbowych.

Usługa digitalizacji zasobów kadrowo-płacowych w bankach spółdzielczych pozwala ograniczyć znacząco czas pracy specjalistów w HR. Dzięki niej każda - nawet największa organizacja - może efektywnie zarządzać procesami firmy w jednym miejscu.

Jakie efekty osiągnie GBS Bank?

Kilkanaście sekund – tyle czasu zajmuje aktualnie odnalezienie teczki pracowniczej. Wcześniej odszukanie odpowiednich dokumentów i dostarczenie ich do rąk klienta zajmowało 24 godziny
Oszczędność czasu i środków finansowych – wynikają one z możliwości odzyskania cennej powierzchni biurowej, która do tej pory była poświęcona na archiwum papierowe.

Jako Iron Mountain Polska możemy zagwarantować komfort zarządzania całym procesem przejęcia dokumentów oraz digitalizacji w jednym miejscu – w naszym polskim Centrum Skanowania w Radomiu. Klient oszczędza czas już na początkowym etapie wdrożenia projektu, a my zyskujemy pełną kontrolę nad procesem, dzięki której gwarantujemy należytą staranność i bezpieczeństwo danych.

Krzysztof Piątek, Business Development Manager w Iron Mountain Polska, odpowiedzialny za realizację projektu z GBS w Barlinku

Wspólny projekt w liczbach

30 dni
Zaledwie tyle czasu zajmie wdrożenie projektu po stronie Iron Mountain (konfiguracja systemu, uzgodnienia z Klientem dotyczące listy typów i sekcji dokumentów, odbiór dokumentacji od Klienta).
18 500 stron
Tyle stron dokumentów z polskiego oddziału zostanie zeskanowanych. Poza tym przeprowadzone zostanie kompletowanie, walidacja i pieczętowanie dokumentacji. Do tej liczby należy również doliczyć kilka tysięcy teczek nieaktywnych pracowników, do których dostęp zagwarantowano w ramach archiwum elektronicznego.
1 miesiąc
Tyle czasu zajmie cały proces digitalizacji dokumentacji kadrowo-płacowej w banku. Wystarczyły cztery tygodnie, aby zrewolucjonizować funkcjonowanie działu HR.

Jak tego dokonaliśmy?

Współpraca Iron Mountain Polska z Gospodarczym Bankiem Spółdzielczym w Barlinku rozwijała się stopniowo – rozpoczęła się od porządkowania dokumentacji papierowej, a całość projektu domknie pełna digitalizacja danych kadrowych. Skompletujemy, zwalidujemy i zdigitalizujemy ponad 11 tys. dokumentów. Każdy dokument z archiwum papierowego będzie miał swoje odwzorowanie w wersji elektronicznej.
Wszystkie dane zaimplementowane zostaną do systemu eVault. Platforma pozwoli również m.in. na zatwierdzanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego. Taka funkcjonalność umożliwi ograniczenie liczby podróży pracowników działu HR w celu uzupełnienia teczek personalnych. Wdrożenie projektu zagwarantuje możliwość prowadzenia teczki pracownika wyłącznie przy pomocy systemu eVault.

Współpraca z Iron Mountain rozpoczynała się od pomocy w budowaniu koncepcji procesu digitalizacji dokumentów. Z czasem przekonaliśmy się jak istotnie proces digitalizacji dokumentacji kadrowej wpłynie na funkcjonowanie działu HR. Jak się okazało, zapewni nam to znaczącą oszczędność miejsca, ułatwi procesowanie danych, a przede wszystkim zaoszczędzi czas poświęcony na pracę na dokumentach i stanowić będzie świetne uzupełnienie realizowanej polityki paperless w GBS Banku. Firma Iron Mountain regularnie pokazuje nam szanse, możliwości, innowacje – jest partnerem, który stymuluje nasz wewnętrzny postęp. Ta współpraca bardzo dobrze się układa i pozwala na stały rozwój biznesu.

Roland Węgrzynowski,Dyrektor Zespołu Technologii, Gospodarczy Bank Spółdzielczy w Barlinku

Polecane usługi i rozwiązania

Usługi Finansowe

W usługach finansowych umiejętność efektywnego i strategicznego wykorzystywania informacji i danych biznesowych ma ogromne znaczenie. Jesteśmy dumni z tego, że jesteśmy zaufanym partnerem organizacji z sektora finansowego na całym świecie. Oferujemy usługę kompleksowego zarządzania informacjami, która sprawia, że dane są dostępne, zgodne z wymogami regulacyjnymi, a bezpieczeństwo jest priorytetem.