Skanowanie dokumentów i przechowywanie cyfrowe

Wyzwanie biznesowe

Ręczne zarządzanie dokumentacją stanowi przeszkodę na drodze do cyfrowej transformacji, utrudniając dostarczanie informacji użytkownikom we właściwym miejscu i czasie, z zachowaniem bezpieczeństwa, zgodności z przepisami i zrównoważonego rozwoju.

Wpływ

• Dokumentacja papierowa uniemożliwia dostęp do informacji w dowolnym miejscu i czasie, negatywnie wpływa na produktywność i utrudnia pracę zdalną.
• Dokumentacja papierowa nie wspiera zrównoważonego rozwoju, wymaga budżetu na papier i jego przechowywanie.
• Zarządzanie dokumentami papierowymi i elektronicznymi, takimi jak faktury, umowy i inne kluczowe informacje biznesowe, w systemach silosowych utrudnia przejrzystość i zdolność do przeprowadzania audytów, jednocześnie komplikując bezpieczeństwo danych.

Co by było, gdyby można było:

Zautomatyzować zarządzanie dokumentami, aby:

• zwiększyć wydajność i produktywność, w tym możliwość obsługi pracowników zdalnych;
• zrezygnować z papieru lub ograniczyć jego ilość, aby przyczynić się do realizacji celów zrównoważonego rozwoju przy jednoczesnym obniżeniu kosztów;
• poprawić bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami.

Iron Mountain® Scan and View

Dzięki rozwiązaniu Scan and View nasi eksperci mogą pomóc:

• Zdigitalizować istniejące dokumenty: Możesz zdigitalizować wszystkie dokumenty papierowe takie jak: faktury, umowy, informacje o Klientach, rejestry kadrowe, mapy, projekty i wiele innych. Optyczne rozpoznawanie znaków (ang. optical character recognition, OCR) znacząco ułatwia przeszukiwanie dokumentów. Funkcje low-code/no-code pozwalają na lepsze dostosowanie zautomatyzowanych workflow do Twoich potrzeb, aby uzyskać szybsze i dokładniejsze wyniki.
• Łączyć dane między platformami: Integracja z istniejącymi systemami pozwala łączyć dane między platformami i eliminować silosy.
• Udzielić dostępu w dowolnym miejscu i czasie: Zatwierdzeni członkowie zespołu mogą wyszukiwać informacje, uzyskiwać dostęp do naszej bezpiecznej platformy zarządzania treścią (ECM) za pośrednictwem jednego portalu internetowego. Możesz zdecydować się na integrację podpisu elektronicznego, aby uprościć zatwierdzanie umów i poprawić jakość obsługi Klienta.
• Chronić swoją firmę: Nasza platforma zarządzania treścią jest zgodna ze standardami branżowymi i zapewnia funkcje śledzenia i raportowania, które pomogą Ci reagować na zapytania audytowe i wnioski o ujawnienie.
• Zarządzanie całym cyklem: Firma Iron Mountain może zarządzać fizycznymi dokumentami poprzez bezpiecznie przechowywanie, niszczenie lub zwrot do Klienta.

Zmiany będą miały znaczący wpływ na codzienne operacje, co pozwoli na:

• Szybsze odnajdowanie informacji i dokumentów: Spędzaj mniej czasu na szukaniu tego, czego potrzebujesz, a więcej na strategicznych działaniach tworzących wartość.
• Ochronę firmę przed ryzykiem: Zautomatyzuj proces zarządzania dokumentami, aby sprostać SLA.
• Poprawę bezpieczeństwa i zdolność do przeprowadzania audytów: Lepiej chroń poufne informacje biznesowe dzięki solidnej kontroli dostępu, regułom bezpieczeństwa, raportowaniu, a także funkcjom usprawniającym przeprowadzenie audytu i polepszającym zgodność z przepisami.