Przekształcenie procesu rejestracji danych osobowych

Digitalizuj i indeksuj różne rodzaje dokumentów, od akt urodzenia po akta zgonu, w formie książek, teczek z dokumentami lub mikrofilmów, w tym dokumentację fizyczną i dokumenty wewnętrzne urzędu - z kontrolą jakości, protokołami bezpieczeństwa dostępu i inteligentnymi workflow. Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków (OCR) wszystkie dokumenty są w pełni przeszukiwalne za pomocą tekstu lub indeksu i dostępne w formatach PDF, TIFF i Office w ponad 50 językach.

Przechowuj zaszyfrowane pliki w bezpiecznym repozytorium - dokumentacja elektroniczna będzie szyfrowana w „stanie spoczynku” i podczas przesyłania przez bezpieczną sieć, a dostęp do niej będzie ograniczony kluczami szyfrującymi. Uprawnienia oparte na rolach umożliwiają upoważnionym użytkownikom dostęp tylko do tych informacji, które są niezbędne, w dowolnym miejscu i czasie. Instytucje publiczne, takie jak urzędy stanu cywilnego, mają możliwość udostępniania plików użytkownikom wewnętrznym i zewnętrznym w postaci linków i załączników do wiadomości e-mail w celu ich przeglądania lub pobierania, w zależności od przyznanego dostępu.

Popraw doświadczenie obywateli dzięki bardziej efektywnemu i przejrzystemu procesowi. Automatyzacja dokumentów zapewnia scentralizowane repozytorium do przechowywania i klasyfikowania zasobów cyfrowych w celu zwiększenia efektywności operacyjnej. Masz również możliwość automatycznego stosowania zasad przechowywania dokumentów, co pomaga zachować zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych.

Zeskanowane dokumenty i obrazy są umieszczane na scentralizowanej platformie i porównywane z istniejącym zbiorem danych w celu dopasowania obrazów do odpowiednich rejestrów cyfrowych. Wykorzystanie ML umożliwia pozyskanie wszystkich istotnych informacji z obrazu i pozwala na dopasowanie danych przypisanych do tej samej osoby w celu stworzenia tożsamości cyfrowej.

W razie potrzeby można wdrożyć kontrolę jakości (QC) w celu sprawdzenia dopasowania zeskanowanego obrazu do zapisanych danych lub wyodrębnienia brakujących informacji. Dane, które są odrzucane w procesie kontroli jakości lub które generują wyjątek biznesowy (np. duplikaty), są przekazywane do obsługi wyjątków. Będą one rozpatrywane przez zespoły firmy Iron Mountain zgodnie z uzgodnionymi zasadami biznesowymi lub, jeżeli wyjątek odstaje od ustalonych reguł , umieszczany jest w kolejce wyjątków do weryfikacji przez Klienta.

Zaktualizowana baza danych zawierająca obraz danego zasobu (jak i lokalizację w przypadku obrazów złożonych) może być wprowadzona do platformy Iron Mountain InSight w celu kompleksowego zarządzania informacjami. Pozyskane metadane można również wprowadzić do istniejącego repozytorium treści.

Dzięki wdrożeniu tego rozwiązania wnioski obywateli mogą być obsługiwane automatycznie. Skutkuje to wzrostem efektywności i oszczędnościami dla jednostek rządowych jak i lepszym doświadczeniem Klienta.

Uzyskaj wgląd w dane i odpowiadaj szybko na wnioski obywateli o dostęp do dokumentów. Dzięki wdrożeniu platformy do zarządzania treścią Iron Mountain InSight, pulpity nawigacyjne wyświetlają dane i metryki w celu uzyskania wglądu, który zapewnia lepszą kontrolę nad najczęściej poszukiwanymi dokumentami. Podstawowe pola danych, które w połączeniu tworzą unikalne odniesienie dla każdego dokumentu, są dopasowywane do istniejących informacji znajdujących się w urzędach publicznych. Utrzymanie cyfrowej bazy danych na platformie do zarządzania treścią daje znaczne oszczędności w skali całego rządu dzięki weryfikacji wniosków paszportowych na podstawie danych ewidencyjnych przechowywanych w rejestrze, zamiast tych otrzymanych od wnioskodawców w formie papierowej.