Przemyśl zarządzanie informacją. Korzyści wynikające z dobrego zarządzania danymi.

Dzisiejsze organizacje zorientowane na cyfryzację działają na danych, które powinny być dokładne i aktualne. Zarządzanie informacją (IG – information governance) polega na definiowaniu i tworzeniu zasad i procedur zarządzania danymi w całym ich cyklu życia.

Ten e-book przybliża ewolucję IG i definiuje kroki, które Twoja organizacja może podjąć, aby okiełznać zalew danych, osiągnąć cele zgodności (compliance) i podejmować świadome decyzje biznesowe w oparciu o odpowiednie informacje.

Wprowadzenie

Pandemia COVID-19 przyspieszyła transformację cyfrową i działania, które były już realizowane w organizacjach na całym świecie. IDC szacuje, że w 2019 roku w skali globalnej wydano 2 biliony dolarów na projekty transformacyjne, co obejmuje 40% wszystkich wydatków na technologie.

Podstawą każdego cyfrowego biznesu jest podejmowanie decyzji w oparciu o dane. Wyzwaniem jest zarządzanie danymi, które będą rosły o ponad 60% rocznie wskutek ogromnej ilości informacji wytwarzanych przez urządzenia inteligentne. Weźmy pod uwagę, że jeden autonomiczny samochód generuje około 8 terabajtów danych na godzinę, czyli około 1,6 miliona razy więcej informacji niż można zmieścić na twardym dysku komputera PC mniej więcej z 1980 roku.

Taka eksplozja danych stwarza coraz pilniejszą potrzebę opracowania standardów, które określą, w jaki sposób organizacje będą nimi zarządzać. Obecnie wielu menedżerów twierdzi, że informacje są ich najważniejszym zasobem, jednak Forrester Research szacuje, że 60% - 73% danych przeciętnej organizacji nigdy nie jest analizowana. Rozdźwięk pomiędzy naszymi możliwościami przetwarzania a generowaniem dodatkowej wartości z danych będzie się tylko zwiększał.

Zarządzanie Informacją (Information Governance - IG) jest podstawą strategii organizacji. Koncepcja nie jest nowa, ale praktyka IG uległa radykalnej zmianie. Opracowaliśmy niniejszy ebook, aby wyjaśnić, czym jest IG i pomóc organizacjom w zdefiniowaniu drogi w procesie harmonizacji działań w zakresie zarządzania zasobami występującymi w różnych formach.

Rozpoczynając działania już dziś, firmy mogą lepiej przygotować się na zalew danych, jaki czeka nas w przyszłości.

Formalna definicja IG to „multidyscyplinarna odpowiedzialność przedsiębiorstwa zapewniająca odpowiednie działania w zakresie określenia wartości informacji oraz zdefiniowanie ról, polityki, procesów i mierników wymaganych do zarządzania cyklem życia informacji, w tym ich ochroną”

Mówiąc prościej, chodzi o to, aby wiedzieć, jakie informacje się posiada, jak się je wykorzystuje, kto jest za nie odpowiedzialny i jak nimi zarządzać. IG zapewnia, że organizacje mogą znaleźć potrzebne informacje lub przynajmniej wiedzą, gdzie ich szukać. Dotyka to problemu niewłaściwego klasyfikowania lub błędnego oznaczania informacji. Przeprowadzone przez M-Files badanie z 2019 roku, obejmujące 1500 pracowników zajmujących się informacją wykazało, że 46% z nich twierdzi, iż znalezienie potrzebnych dokumentów jest trudne i czasochłonne, a 36%, że przez większość czasu lub cały czas trudno jest znaleźć najnowszą wersję.

Problem wynika z tego, że wiele działań w zakresie zarządzania informacją ma charakter fragmentaryczny i nie pozwala na wyraźne rozróżnienie pomiędzy danymi, informacjami a dokumentami. Nowoczesna strategia IG dostrzega te różnice i jednocześnie porządkuje zarządzanie nimi. Przyjrzyjmy się każdej z tych kategorii bardziej szczegółowo.