A digitalização de documentos e processos impulsiona a agilidade e a eficiência nos negócios

O uso de papel é caro, ineficiente e gera desperdício. No entanto, muitas empresas ainda não conseguem eliminar o papel completamente. Isso ocorre porque alguns documentos requerem assinaturas manuscritas, enquanto outros precisam ser mantidos por motivos de compliance. Inclusive, os hábitos antigos são difíceis de abandonar.

Contudo, os benefícios de eliminar o uso de papel são significativos. Veja abaixo dez motivos para adotar um futuro sem papel.

Dez motivos para um futuro sem papel

1. Redução do tempo gasto na busca de informações

   A busca de informações em arquivos de papel desperdiça tempo e dinheiro. Sem práticas eficazes de gestão documental, os funcionários podem gastar entre 30% e 40% do seu tempo procurando informações.

   Digitar um termo em um sistema digital é muito mais eficiente do que vasculhar pastas físicas. A digitalização é o primeiro passo essencial. Além disso, um sistema de busca avançado evita que papéis sejam perdidos ou mal arquivados.

2. Libera espaço físico

   O espaço necessário para armazenar arquivos em papel é surpreendentemente grande. Um único armário de arquivos que comporta cerca de 11.000 páginas ocupa 1 metro quadrado e custa, em média, US$ 1.500 por ano.

   É preciso adicionar o custo de um funcionário designado para gerenciar 12 armários de arquivamento, que ao mesmo tempo eleva as despesas. Em um cenário em que muitas empresas estão buscando reduzir o espaço físico, depender de armários de arquivos em papel se torna inviável.

3. Eleva a resiliência

   Emergências são inevitáveis, e a pandemia de COVID-19 foi um exemplo recente. Furacões, incêndios, enchentes e outros desastres naturais também são comuns. Muitas organizações já possuem estratégias de recuperação de desastres que permitem que os funcionários trabalhem remotamente em tempos de crise.

   A digitalização de documentos facilita essa flexibilidade, pois permite o acesso remoto a arquivos em qualquer local. Além disso, a resiliência a riscos legais e regulatórios é crucial para garantir o compliance.

   Buscar documentos para atender a requisitos legais é muito mais difícil e caro quando eles estão armazenados fisicamente. Por isso, manter arquivos em papel fora do escritório aumenta o risco de não conformidade. A digitalização e o armazenamento seguro em um sistema pesquisável reduzem significativamente esses riscos.

4. Melhora a segurança

   O uso de papel representa riscos consideráveis à segurança. Documentos físicos podem ser facilmente copiados, destruídos, roubados ou perdidos, o que pode ter graves consequências. O custo para localizar um documento arquivado incorretamente pode chegar a US$ 125, enquanto a substituição de um documento perdido pode custar até US$ 700.

   Inclusive, o não cumprimento das normas pode resultar em multas pesadas. Estima-se que as organizações percam anualmente cerca de 7,5% de seus documentos em papel. A digitalização, juntamente com a implementação de políticas de segurança robustas, é a melhor forma de proteger essas informações e minimizar esses riscos.

5. Transforma a experiência do cliente

   Obrigar os clientes a preencher formulários extensos em papel pode prejudicar suas interações com a empresa. Esses formulários físicos também precisam ser digitalizados ou inseridos manualmente nos sistemas, o que aumenta o risco de erros e retrabalho.

   Os formulários digitais, por sua vez, aprimoram a precisão ao identificar campos em branco ou respostas inconsistentes. Eles são a porta de entrada para fluxos de trabalho automatizados, proporcionando uma experiência mais ágil e eficiente para os clientes.

6. Possibilita o trabalho à distância

   O trabalho remoto, que já estava crescendo, foi impulsionado pela pandemia de COVID-19. Hoje, é amplamente aceito que o teletrabalho veio para ficar: 87% das pessoas que podem trabalhar remotamente, ao menos em parte, continuarão a optar por essa modalidade, segundo a McKinsey.

   Além disso, muitas empresas usam o trabalho remoto como diferencial competitivo para atrair novos talentos. Transportar documentos em papel entre a sede e os colaboradores remotos é caro e ineficaz. Por sua vez, os processos digitais permitem que as informações estejam disponíveis de forma imediata, independentemente de onde o colaborador esteja localizado.

7. Incentiva a colaboração

   Antes da digitalização, a transferência de documentos em papel entre escritórios era feita por correio interno ou entregas, o que resultava em processos lentos e ineficientes. Hoje, a digitalização simplificou significativamente as etapas de pesquisa, envio, revisão e edição de documentos, tornando tudo mais ágil.

   Um sistema de gerenciamento de informações que permite comentários e edições em tempo real facilita a troca de ideias e perspectivas entre os colaboradores, sem atrasos. Eliminar obstáculos, como o uso de papel, fomenta a colaboração e, como consequência, melhora a qualidade do trabalho final.

8. Simplifica os fluxos de trabalho

   As organizações que buscam eliminar processos isolados enfrentam grandes dificuldades se ainda dependem de formulários em papel. Embora a digitalização seja o primeiro passo essencial, muitos funcionários ainda precisam reinserir dados para conectar diferentes etapas do processo.

   A integração de dados entre departamentos elimina esses gargalos e simplifica os fluxos de trabalho. Com dados unificados, as informações fluem de maneira contínua e estão acessíveis a todos que precisam delas, no momento e no local corretos, facilitando a eficiência operacional.

9. Respeita ao meio ambiente

   A sustentabilidade tem se tornado uma prioridade em organizações de todos os setores e tamanhos. Segundo a EPA (Agência de Proteção Ambiental), papel e papelão representam a maioria dos resíduos sólidos urbanos. Reduzir o uso de papel nas operações é uma medida prática e direta para ajudar as empresas a alcançarem suas metas de ESG.

10. Reduz custos

    O uso de papel nas operações empresariais é uma prática cara. Além do custo do próprio papel, há despesas com impressoras, toner, tinta, armários de arquivo e o espaço físico necessário para armazená-los.

    Esses custos aumentam ainda mais quando consideramos o tempo gasto no gerenciamento, arquivamento e busca de documentos físicos. Além disso, as oportunidades perdidas, devido à colaboração ineficiente e à má interação com os clientes, impactam diretamente o desempenho da empresa.

Por onde começar

Eliminar o uso de papel na sua empresa não é um processo imediato; exige planejamento cuidadoso e consistência durante toda a transição. Aqui estão cinco passos principais para iniciar essa transformação:

1. Organize seu espaço: faça um inventário completo dos documentos em papel. Destrua aqueles que não são mais necessários e armazene os que precisam ser mantidos.

2. Defina um ponto de partida: escolha fluxos de trabalho que, ao serem digitalizados, resultem em melhorias mensuráveis na eficiência e produtividade da empresa.

3. Estabeleça metas claras: defina objetivos claros, que sejam significativos, alcançáveis e mensuráveis. Desenvolva métricas para acompanhar o progresso e demonstrar os resultados da transição.

4. Justifique a mudança: utilize os dez motivos para um futuro sem papel como base para respaldar o orçamento e garantir o apoio dos executivos na implementação dessa transformação.

5. Monte uma equipe multidisciplinar: envolva profissionais de diferentes departamentos, como TI, jurídico e operações, para garantir que todos os pontos de vista e habilidades necessários estejam cobertos.

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