Digitalizați și renunțați la hârtie

Provocare business

Gestionarea documentelor pe hârtie este un proces care necesită mult efort și care frânează transformarea digitală pentru multe întreprinderi mici și mijlocii (IMM). Informațiile digitale și pe hârtie descentralizate îngreunează transmiterea informațiilor către persoane unde și când acestea au nevoie de ele, la nivelul de conformitate și sustenabilitate impus în domeniu.

Impactul

• Informațiile stocate pe hârtie nu pot fi accesate sau distribuite cu ușurință, în special lucrătorilor la distanță. Datele descentralizate și ineficiențele care rezultă din acestea subminează productivitatea.
• Standardele de protecție a mediului care evoluează creează un cadru de reglementare complex. Documentele pe hârtie și sistemele de date deconectate reduc transparența și posibilitatea de auditare.
• Sustenabilitatea este un aspect care preocupă tot mai mult IMM-urile, iar hârtia este o mare parte din problemă.

Cum ar fi dacă ați putea

Automatiza procesarea documentelor pentru:

• digitalizare și mărirea eficienței și productivității, inclusiv susținând angajații de la distanță;
• automatizarea guvernanței informațiilor pentru a reduce costurile cu asigurarea conformității;
• îndeplinirea obiectivelor de a renunța la hârtie total sau parțial, pentru a contribui la sustenabilitate.

Iron Mountain Paperless Office

Cu Paperless Office, experții noștri vă pot ajuta privind:

• digitalizarea și colectarea mai rapidă a informațiilor: angajații pot scana, încărca sau crea documente electronice în siguranță, în cadrul sistemului prin orice browser web; recunoașterea optică a caracterelor (OCR) extrage conținutul pentru a-l face ușor de căutat.
• eficientizarea operațiunilor: procese automatizate trimit corespondența, contractele sau alte documente esențiale către fluxul de lucru corect în mod rapid și cu precizie, pentru a vă putea concentra asupra activității de bază; capabilitățile cu cod redus/fără cod vă ajută să adaptați și mai mult fluxurile de lucru automate la cerințele dvs., pentru rezultate mai rapide și mai precise.
• conectarea datelor între platforme: integrarea cu sistemele existente segmentează depozitele compacte de informații și oferă acces la toate informațiile relevante într-un singur loc.
• accesul oricând și de oriunde: utilizatorii autorizați pot accesa și efectua ușor căutări în documente pe platforma noastră ECM sigură printr-un singur portal bazat pe web.
• protejarea afacerii dvs.: lanțul de custodie auditabil, stocarea securizată, criptarea datelor, restricționarea accesului și permisiunile bazate pe roluri păstrează datele în siguranță; platforma noastră de conținut respectă standardele din domeniu și politicile privind păstrarea datelor și oferă capabilități care vă ajută să răspundeți la solicitările de auditare și descoperire.
• gestionarea întregului ciclu de viață: Iron Mountain poate elimina înregistrările fizice prin stocarea sau distrugerea lor sigură sau prin returnarea către dvs.

Rezultatele vă transformă afacerea ajutându-vă prin:

• mărirea eficienței: maximizați productivitatea și reduceți costurile cu gestionarea înregistrărilor manuale; utilizatorii autorizați pot accesa și căuta ușor înregistrări utilizând un singur portal bazat pe web de oriunde aleg să lucreze.
• eficientizarea conformității: capacitățile avansate de auditare, urmărire și raportare ajută la păstrarea în siguranță a datelor și la eficientizarea asigurării conformității pentru reducerea costurilor.
• desfășurarea activității în mod mai sustenabil: reduceți-vă volumul de hârtie, deșeurile de hârtie și impactul asupra planetei.