Notificare privind confidențialitatea

Companiile Iron Mountain în calitate de operatori de date

Iron Mountain Information Management, LLC din S.U.A. și filialele sale („Iron Mountain” sau „Noi”) prețuiesc confidențialitatea dumneavoastră. Prezenta notificare privind confidențialitatea explică modul în care Iron Mountain colectează, utilizează și partajează informațiile care ajută la identificarea clienților săi, clienților potențiali, furnizorilor, partenerilor de afaceri și vizitatorilor site-ului („Date cu caracter personal”), atunci când acționăm în calitate de operator de date. Un operator de date este o entitate care decide motivul și modul în care sunt utilizate (prelucrate) datele cu caracter personal.

Standardele globaleși regulile locale Iron Mountain

Prezenta notificare privind confidențialitatea stabilește standardele noastre globale de confidențialitate.

În afară de standardele globale ale Iron Mountain, respectăm toate legile locale relevante și în vigoare privind confidențialitatea. Astfel, în funcție de regiunea în care se desfășoară activitatea noastră, respectăm, printre altele, Regulamentul general privind protecția datelor 2016/679 (UE RGPD - General Data Protection Regulation) și legile privind protecția datelor aplicabile în țările SEE în care ne desfășurăm activitatea, Regulamentul general privind protecția datelor din Regatul Unit (UK GDPR - General Data Protection Regulation) și Legea privind protecția datelor din Regatul Unit (UK Data Protection Act) din 2018; Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California din 2018 (CCPA - California Consumer Privacy Act) 2018, Legea privind protecția generală a datelor din Brazilia din 2020 (LGPD - General Data Protection Act); Legea privind protecția informațiilor personale din China din 2021 (PIPL - Personal Information Protection Law) și Legea privind protecția datelor personale din Singapore (Personal Data Protection Act) din 2012.

Anexe specifice țării și notificări locale privind confidențialitatea

Anumite filiale ale Iron Mountain pot fi obligate să respecte astfel de legi locale de protecție a datelor, care necesită dezvăluirea propriilor declarații de confidențialitate specifice fiecărei țări (care vă sunt furnizate, de obicei, de către filiala noastră locală Iron Mountain în momentul colectării datelor personale). Puteți accesa anexele specifice țării aici:

• Legea privind confidențialitatea consumatorilor din California (CCPA)
• China

Pentru versiunea tradusă a prezentei notificări privind confidențialitatea, vă rugăm să consultați site-urile din țările respective. De exemplu, versiunea germană a acestui document este accesibilă pe site-urile noastre în limba germană.

Temeiuri juridice pentru prelucrare

Ne desfășurăm activitatea având în vedere confidențialitatea și protecția datelor. Ne asigurăm că prelucrarea are un temei legitim și este conformă cu legislația în vigoare în materie de confidențialitate. În majoritatea cazurilor, colectăm și utilizăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Executarea contractului: când prelucrarea este necesară pentru a încheia și executa contracte cu clienții, furnizorii, partenerii noștri de afaceri sau alte părți interesate;
• Consimțământ: atunci când am obținut consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal (de exemplu, pentru a trimite comunicări de marketing despre produsele sau serviciile noastre sau pentru a urmări activitățile dumneavoastră pe site-urile noastre prin intermediul modulelor cookie pentru a vă îmbunătăți experiența de client);
• Interes legitim: când dorim să îndeplinim obiectivele noastre comerciale legitime (de exemplu, pentru a afișa conținutul site-ului relevant pentru locația dumneavoastră geografică sau pentru a personaliza în alt mod). Ne bazăm pe interesul legitim numai în cazul în care acest lucru este proporțional și garantează un bun echilibru între obiectivele noastre de afaceri și drepturile dumneavoastră de confidențialitate;
• Conformitatea cu legile în vigoare: când prelucrarea este necesară pentru a ne conforma cu obligațiile legale sau de reglementare relevante pe care le avem (de exemplu, când noi trebuie să partajăm datele cu caracter personal cu autoritățile publice și fiscale).

Colectarea și utilizarea datelor cu caracter personal

În funcție de raportul dumneavoastră cu Iron Mountain și sub rezerva legilor și reglementărilor în vigoare, putem colecta și utiliza datele dumneavoastră cu caracter personal după cum urmează:

• Detalii de contact ale afacerii (clienți, clienți potențiali, furnizori): informații de contact ale afacerii (de exemplu, contact comercial, sediul social, număr de telefon; datele cu caracter personal ale reprezentanților clienților și furnizorilor (de exemplu, nume, detalii de contact); date structurate (de exemplu, informații care fac obiectul dreptului de proprietate); informații tehnice (de exemplu, portalul pentru clienți, nume de utilizator și parole ale clienților, jurnale de acces), prelucrate în următoarele scopuri principale: negocierea și executarea contractelor, respectarea reglementărilor, consolidarea și relațiile de afaceri, gestionarea cererilor de despăgubire, administrare, contabilitate, îmbunătățirea serviciilor noastre și furnizarea acestora către clienți.
• Date cu caracter personal privind auditul, investigațiile, verificarea prealabilă (clienți, furnizori): nume, detalii de contact (de exemplu, adresă, telefon, adresă de e-mail), titlu/funcție, cod de identificare fiscală, informații privind contul bancar, precum și alte informații referitoare la furnizor sau relația cu clientul, prelucrate în următoarele scopuri principale: audit, investigații, securitate operațională, conformitate cu reglementările, examinare impusă de verificarea prealabilă, gestionarea cererilor de despăgubire, litigii.
• Colectarea online a datelor cu caracter personal (vizitatori site): informațiile colectate prin intermediul site-urilor Iron Mountain, precum detalii de contact, date de autentificare, comentarii online și feedback de pe forumurile online și din sondaje etc., prelucrate în următoarele scopuri principale: asigurarea unei utilizări eficiente a site-urilor noastre web, optimizarea funcționalității unor astfel de site-uri, contactarea clienților/clienților potențiali și a furnizorilor pe forumuri online, realizarea și evaluarea satisfacției clienților. Datele cu caracter personal ale copiilor: Suntem preocupați de siguranța copiilor atunci când navighează pe internet și nu vom colecta niciodată cu bună știință date personale de la minori (copii sub 16 ani sau orice altă vârstă definită în conformitate cu legislația în vigoare).
• Marketing direct (clienți, client potențial): Este posibil să utilizăm datele dumneavoastră de contact de afacere (de exemplu, adresa de e-mail) pentru a vă furniza informații despre produsele și serviciile noastre care credem că v-ar putea interesa. În acest scop, este posibil să creăm, de asemenea, un profil personal care să conțină informații legate de afaceri despre compania pentru care lucrați sau despre interacțiunile dintre noi cu scopul de a vă putea oferi dumneavoastră și companiei pentru care lucrați informații relevante și oferte adecvate pentru serviciile și produsele noastre și de a îmbunătăți comunicarea personală cu dumneavoastră. Iron Mountain vă va trimite astfel de comunicări (de exemplu, prin e-mail și/sau vă va contacta telefonic) numai dacă ne-ați dat în prealabil consimțământul de a le primi („consimțământ explicit”) sau după cum este permis până când ați renunțat să primiți astfel de comunicări. Retragerea consimțământului sau renunțarea la comunicările de marketing: Dacă primiți comunicări de marketing, dar nu mai doriți acest lucru, vă puteți retrage consimțământul sau renunța oricând aici.

Colectarea de date cu caracter personal facilitată de tehnologie (vizitatori site): Site-urile Iron Mountain utilizează diverse module cookie și tehnologii similare. Un modul cookie este un fişier text mic stocat pe dispozitivul utilizatorului, de către un site web vizitat. Aceste fișiere permit site-urilor Iron Mountain să îmbunătățească experiența utilizatorului prin furnizarea de conținut adaptat la interesele utilizatorilor și prin activarea altor caracteristici. Aveți la dispoziție o varietate de instrumente pentru a controla datele colectate prin module cookie și tehnologii similare. În cazul în care este necesar, Iron Mountain utilizează module cookie numai cu acordul dumneavoastră. De exemplu, modulele cookie care vă oferă conținut personalizat. Site-urile Iron Mountain vă permit să controlați unele module cookie prin intermediul bannerelor de module cookie sau al setărilor browserului.

Noi colectăm datele cu caracter personal din următoarele surse:

• clienți și clienți potențiați (persoane juridice și persoane fizice)
• reprezentanți și delegați ai clienților (de exemplu, persoane care reprezintă societatea în scopul gestionării contractelor)
• vizitatori ai site-urilor Iron Mountain
• terți (furnizori Iron Mountain)
• companii, afiliați Iron Mountain
• autorități publice de aplicare a legii, inclusiv autorități fiscale, instanțe, autorități administrative etc.
• surse accesibile publicului (rețele sociale profesionale; registre oficiale etc.), în măsura în care acest lucru este permis de legislația și reglementările în vigoare.

Colectarea datelor cu caracter personal în calitate de procesator de date

Prelucrăm datele cu caracter personal ale clienților noștri în calitate de procesator de date fără a verifica conținutul sau originea acestor date cu caracter personal. Este posibil să colectăm, să stocăm și să prelucrăm astfel de date cu caracter personal numai în numele clienților noștri și la indicațiile acestora. Clienții noștri care utilizează serviciile noastre în acest mod sunt operatori de date și sunt responsabili pentru obținerea oricăror consimțăminte, permisiuni și pentru furnizarea notificării privind confidențialitate necesară pentru colectarea și utilizarea acestor informații.

Putem partaja datele dumneavoastră cu caracter personal la nivel intern (în cadrul grupului de companii Iron Mountain) și extern (către terți, precum furnizorii, consilierii, partenerii noștri de afaceri Iron Mountain). Sub rezerva legislației și reglementărilor în vigoare, putem partaja și/sau dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal în modul explicat în această secțiune.

Partajare la nivel intern: Iron Mountain are sediul central în Boston, Massachusetts (S.U.A.), dar își desfășoară activitatea la nivel mondial. Astfel, pentru a atinge obiectivele de afaceri - ținând cont de confidențialitate - este posibil să partajăm datele dumneavoastră cu caracter personal cu alte filiale Iron Mountain în conformitate cu și așa cum este descris în prezenta notificare.

Partajare externă: De asemenea, este posibil să partajăm datele dumneavoastră cu caracter personal cu terți, inclusiv:

Furnizori Iron Mountain: furnizarea de servicii către Iron Mountain poate implica prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal (de exemplu, furnizarea de instrumente de gestionare a relațiilor cu clienții sau asistență IT generală, distribuirea de materiale de marketing etc.). În acest caz, aceste entități pot primi și prelucra datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe baza instrucțiunilor Iron Mountain și în scopul prestării de servicii pentru noi.

Altă parte terță în scopul vânzării, fuziunii, transferului unei întreprinderi sau al diviziei: acest lucru include, de asemenea, scopuri de examinare a verificărilor prealabile, care pot necesita dezvăluirea datelor cu caracter personal consultanților și auditorilorfinanciari Iron Mountain.

Autorități publice: De asemenea, este posibil să avem o obligație legală de a dezvălui datele dumneavoastră cu caracter personal, chiar și fără permisiunea dumneavoastră. Scopurile unor astfel de dezvăluiri includ, printre altele: (a) răspunsul la solicitările legale ale autorităților publice, ale autorităților de reglementare și ale autorităților de aplicare a legii și (b) protejarea drepturilor și proprietăților Iron Mountain.

Standardele Iron Mountain de partajare a datelor

Noi nu vom partaja datele dumneavoastră cu caracter personal cu terți fără consimțământul dumneavoastră, cu excepția cazului în care: (a) îndeplinim un scop comercial legitim al Iron Mountain (de exemplu, pentru a utiliza un serviciu prestat de un furnizor); (b) răspundem la solicitări autorizate în mod corespunzător ale autorităților publice; (c) respectăm legile și reglementările în vigoare; (d) aplicăm/protejăm drepturile și proprietățile Iron Mountain; sau; (e) protejăm drepturile angajaților noștri și ale altor persoane, care utilizează proprietatea Iron Mountain atunci când acest lucru este permis și, în fiecare caz, în conformitate cu legea în vigoare. Noi nu vindem și nu vom vinde datele dumneavoastră cu caracter personal.

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate sau accesate de alte companii și filiale Iron Mountain și de terțe părți la nivel global. Destinatarii pot fi localizați în țări care nu oferă un nivel adecvat de protecție a datelor dumneavoastră cu caracter personal din perspectiva țării de origine.

Ne asigurăm că datele cu caracter personal, care fac obiectul transferului, sunt protejate în mod adecvat, așa cum prevăd legile în vigoare privind protecția datelor din țara de origine. În timpul transferului datelor dumneavoastră de caracter personal, ne bazăm în mod normal pe una sau mai multe dintre următoarele:

• Clauze contractuale standard („SCC” Standard Contractual Clauses) pentru transferuri internaționale de date cu caracter personal, în măsura în care sunt aplicabile și relevante (de exemplu, transferul datelor cu caracter personal din UE/Marea Britanie/Elveția către țări precum S.U.A și India). Dacă doriți să primiți mai multe informații despre măsurile de protecție adecvate și/sau să primiți o copie a SCC pentru a le examina, vă rugăm să ne contactați la adresa de e-mail global.privacy@ironmountain.com.
• În cazul în care legislația în vigoare o impune, vă solicităm consimțământul pentru transferul datelor dumneavoastră cu caracter personal.
• Iron Mountain a executat un acord între companii privind transferul și prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul grupului său de companii pentru a permite transferul intern al datelor cu caracter personal.
• Iron Mountain respectă Cadrul de confidențialitate a datelor UE-SUA (EU-U.S. Data Privacy Framework - EU-U.S. DPF), extensia britanică la EU-U.S. DPF și Swiss-U.S. DPF. Mai multe informații pot fi găsite aici

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal atât timp cât este necesar în mod rezonabil pentru scopurile pentru care au fost colectate, așa cum se explică în prezenta notificare. În anumite circumstanțe, este posibil să păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioade mai lungi de timp, de exemplu, în cazul în care ni se cere să facem acest lucru în conformitate cu cerințele legale, de reglementare, fiscale sau contabile. În anumite circumstanțe specifice, este posibil să păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pentru perioade mai lungi de timp, astfel încât să avem o evidență exactă a relațiilor dumneavoastră cu noi, în cazul unor plângeri sau contestații, sau în cazul în care credem în mod rezonabil că există o perspectivă de litigiu în legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal sau cu tranzacțiile comerciale.

În cazul în care am obținut datele dumneavoastră cu caracter personal pentru a vă furniza informații de marketing pentru produsele și serviciile noastre, acestea vor fi stocate de către noi atât timp cât nu vă răzgândiți să primiți astfel de informații sau, dacă legea o cere, vor fi eliminate mai devreme dacă nu arătați niciun interes pentru produsele și serviciile noastre în urma comunicărilor noastre (adică sunteți inactiv) pentru a evita contactarea dumneavoastră în viitor în scopuri de marketing. Menținem un aviz de păstrare a datelor pe care îl aplicăm înregistrărilor aflate în grija noastră. În cazul în care datele dumneavoastră cu caracter personal nu mai sunt necesare, fie le eliminăm prin ștergerea fișierelor electronice și distrugerea înregistrărilor fizice, fie le anonimizăm astfel încât să nu vă mai putem identifica. Iron Mountain are politici interne dedicate, care ne asigură conformitatea cu regulile de păstrare.

Noi vom proteja întotdeauna datele dumneavoastră cu caracter personal în conformitate cu cele mai înalte standarde de securitate. Pentru a asigura protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal împotriva pierderii sau a utilizării, accesului sau dezvăluirii neautorizate, aplicăm întotdeauna măsuri tehnice, organizatorice și administrative adecvate. Unele dintre măsurile pe care le luăm sunt: impunerea unor cerințe de confidențialitate membrilor personalului nostru și furnizorilor de servicii; distrugerea sau anonimizarea permanentă a datelor cu caracter personal dacă acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate. Verificăm întotdeauna normele standard de piață actuale (de exemplu, normele Organizației Internaționale de Standardizare ISO - International Organization for Standardization) și suntem la curent cu cele mai noi măsuri de securitate adecvate riscului legat de protecția datelor dumneavoastră cu caracter personal.

Respectăm drepturile care vă revin în calitate de persoană vizată/consumator și în conformitate cu legislația în vigoare privind confidențialitatea, vă puteți exercita dreptul (drepturile) pentru:

• accesarea și obținerea unei copii a datelor dumneavoastră cu caracter personal - rețineți că este posibil să fim nevoiți să vă verificăm mai întâi identitatea pentru a evita divulgarea către orice persoană neautorizată și, de asemenea, să respectăm dreptul la confidențialitate al altor persoane atunci când vă oferim acces sau o copie a datelor dumneavoastră cu caracter personal;
• rectificarea sau ștergerea datelor dumneavoastrăă cu caracter personal - dacă datele sunt incorecte sau incomplete; restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal – de exemplu, atunci când puneți la îndoială acuratețea prelucrării, iar Noi restricționăm prelucrarea numai până când cererea dumneavoastră este verificată;
• ștergerea sau anonimizarea datelor dumneavoastră cu caracter personal (conform RGPD „dreptul de a fi uitat”) cu excepția cazului în care există excepții, de exemplu, atunci când legea ne permite o astfel de prelucrare;
• asigurarea așa-numitei „portabilități a datelor” - la cererea dumneavoastră, Iron Mountain ar putea „transfera” datele dumneavoastră cu caracter personal către o altă organizație/companie dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul sau pe executarea unui contract;
• a obiecta cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal - de exemplu, atunci când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal pe baza interesului nostru legitim sau în scopuri de marketing direct, iar prelucrarea este efectuată prin mijloace automate;
• obținerea unei copii a garanțiilor privind protecția datelor cu caracter personal solicitată pentru transferuri în afara jurisdicției dumneavoastră - de exemplu, o copie a SCC;
• depunerea unei plângeri la autoritatea dumneavoastră locală de supraveghere: Autoritatea de protecție a datelor, de exemplu, ICO (Information Commissioner`s Office - Biroul Comisarului pentru Informații) în Marea Britanie;
• retragerea consimțământului dumneavoastră pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal (cu toate acestea, acest lucru nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia).

Sub rezerva considerentelor legale și a altor considerente permise, vom depune toate eforturile rezonabile pentru a răspunde solicitării dumneavoastră cât mai curând posibil (în orice caz, în intervalul de timp prevăzut de lege) sau vă vom informa dacă avem nevoie de informații suplimentare pentru a vă îndeplini cererea. În unele cazuri, capacitatea dumneavoastră de a accesa sau de a controla datele dumneavoastră cu caracter personal va fi limitată, după cum este necesar sau permis de legislația în vigoare. Este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru a vă verifica identitatea și în scopuri de securitate, înainte de a vă dezvălui datele cu caracter personal solicitate. Ne rezervăm, de asemenea, dreptul de a percepe o taxă atunci când acest lucru este permis de lege, de exemplu în cazul în care cererea dumneavoastră este în mod vădit nefondată sau excesivă.

Dacă aveți o preocupare legată de confidențialitate, o plângere sau o întrebare către Iron Mountain, vă rugăm să ne contactați:

Confidenţialitate & Conformitate Globală
Manager global pe probleme de confidențialitate
Responsabilul cu protecția datelor pentru grupul SEE/UK
global.privacy@ironmountain.com

Puteți găsi atât numele filialei noastre locale, cât și datele de contact aici (pentru entitățile Crozier aici) prin selectarea regiunii și a țării. Vom depunde eforturile necesare pentru a ne asigura că reclamația dumneavoastră este rezolvată în timp util și într-un mod adecvat și vom trata cererile și reclamațiile dumneavoastră în mod confidențial. Reprezentantul nostru vă va contacta într-un interval de timp rezonabil de la primirea reclamației dumneavoastră pentru a observa dacă există norme locale, care indică un termen limită pentru soluționarea cererii dumneavoastră.

Vom publica o versiune revizuită a acestei notificări privind confidențialitatea în orice moment în care o actualizăm, cu data de revizuire stabilită în document. Link-ul către notificarea/politicile de confidențialitate de pe fiecare site Iron Mountain vă va direcționa cu ușurință către cea mai nouă versiune a acestei notificări privind confidențialitatea.