Soluții pentru depozitarea documentelor onsite

De Ce Managementul Documentelor?

Toate organizațiile produc documente, iar pentru multe dintre ele, în special în sectorul public, acestea reprezintă o parte importantă a activitatea companiei. Cerințele de conformitate fac, de asemenea, ca gestionarea profesională a acestora să fie o necesitate, în special pentru organizațiile mari care trebuie să gestioneze volume mari de documente.

Ce Este Gestionarea Documentelor Onsite?

Pentru organizațiile care se confruntă cu volume mari de documente, posibilitatea de a le arhiva sau gestiona în mod activ într-o altă locație (offsite) reprezintă doar jumătate din cerințele unui bun management al documentelor. Acestea trebuie să fie atent sortate, verificate și înregistrate la fața locului, înainte de a fi trimise pentru depozitare sau păstrate la fața locului, iar acest lucru trebuie făcut de către angajați care înțeleg în detaliu nevoile companiei în materie de gestionare a documentelor. Fiecare document relevant trebuie să fie asociat cu un traseu verificabil, care să indice "cine l-a accesat și când". Sunt necesare proceduri privind măsurile luate pentru a monitoriza și administra accesul la documente, iar informațiile trebuie să fie ușor de recuperat în caz de nevoie. Pe măsură ce organizațiile sunt permanent provocate să facă mai mult cu mai puține resurse, este din ce în ce mai greu să vă asigurați că aveți la dispoziție personal specializat care să vă sprijine în gestionarea documentelor onsite. Colaborarea cu un furnizor expert în domeniul său vă poate ajuta să gestionați și să optimizați gestionarea documentelor onsite, astfel încât să aveți control asupra acestora și, în același timp, să profitați la maximum de stocarea documentelor offsite.