Gestionarea înregistrărilor și a informațiilor
Smart Reveal
Rezolvați problema cutiilor cu înregistrări cu un conținut necunoscut
Contact SalesSmart Records Cleanup Suite
Aveți înregistrări stocate care au date descriptive insuficiente sau inexistente?
Pentru a gestiona în mod corespunzător inventarul de documente și pentru a lua decizii privind eliminarea, trebuie să știți ce anume dețineți și cine este proprietarul de drept al fiecărei cutii.
Fără aceste informații, nu puteți lua măsuri și vă veți păstra inventarul mult mai mult decât este necesar. Ați putea consuma timp și resurse pentru a examina manual fiecare cutie, un proces anevoios, mai ales dacă înregistrările sunt stocate în mai multe locații.
Sau ați putea alege Iron Mountain Smart Reveal. Această soluție combină metadatele istorice cu imagini ale exteriorului fiecărei cutii, plus o vedere aeriană a conținutului intern, permițându-vă să luați decizii rapide și justificabile privind eliminarea.
Veți obține toate informațiile necesare pentru a lua măsuri în cunoștință de cauză, cum ar fi:
Actualizarea metadatelor și a descrierilor
Trimiterea la introducerea datelor pentru indexarea la nivel de dosar
Expedierea cutiei către proprietar
Digitalizarea documentelor
Distrugeți conținutul cutiei și multe altele
Smart Reveal
Rezumatul soluției
Identificați cutiile din depozit cu informații descriptive puține sau inexistente.
Fotografiați fața cutiei și creați o vedere aeriană a conținutului, cu posibilitatea de a face mai multe fotografii în funcție de cerințele dvs.
Revizuiți fotografiile cutiei prin intermediul punctului nostru de acces securizat. Selectați și alocați acțiunea necesară pentru fiecare casetă.
- Distrugeți cutia
- Expediați cutia către mine
- Fotografiați conținutul cutiei
- Trimiteți la introducerea datelor
Cu Iron Mountain Smart Reveal puteți:
Să aflați ce dețineți
Vă înțelegeți complet inventarul de înregistrări, astfel încât să puteți lua decizii în cunoștință de cauză și să inițiați acțiunile adecvate.
Să luați decizii justificabile cu privire la ce documente să păstrați, să distrugeți sau să digitalizați
Nu mai depozitați tot, nu mai digitalizați tot sau nu mai distrugeți fără discernământ înregistrările pe care sunteți obligat să le păstrați. Vă simțiți în siguranță, știind că luați decizia corectă pentru fiecare înregistrare, de fiecare dată.
Să reduceți costul și riscul implicate de depozitare
Dacă depozitați tot creșteți costurile și vă expuneți la riscul de pierde informații și de a încălca conformitatea. Nu mai plătiți pentru a depozita documente pe care nu mai aveți nevoie să le păstrați.
Să îmbunătățiți productivitatea
Creșteți viteza și eficiența organizației, oferindu-le angajaților posibilitatea de a găsi ceea ce au nevoie și de a lua decizii rapide.
Întrebări frecvente
Cum știu ce cutii de documente sunt potrivite pentru Smart Reveal?
Mă poate ajuta Iron Mountain să decid care cutii ar trebui să parcurgă procesul Smart Reveal?
Da, echipa noastră de vânzări poate utiliza un instrument de diagnosticare pentru a genera un raport care listează toate cutiile de înregistrări cu informații descriptive limitate sau inexistente, depozitate în unitățile Iron Mountain. Din lista respectivă, puteți selecta cutiile pentru procesul Smart Reveal.
Câte fotografii va furniza Smart Reveal?
Poate Smart Reveal să funcționeze pentru înregistrările care nu sunt pe hârtie?
De ce are nevoie Iron Mountain de la mine pentru a pune bazele unui proiect Smart Reveal?
Pot decide eu câte cutii doresc să parcurgă procesul Smart Reveal?
Există un număr minim de cutii necesare pentru a beneficia de Smart Reveal?
Inventarul meu se află în mai multe unități de depozitare a documentelor. Pot să mă aștept la aceeași experiență în fiecare locație?
Există și alte produse sau programe care se asociază cu Smart Reveal pentru a mă ajuta să pun in ordine vechile înregistrări?
Iron Mountain Smart Sort vă va ajuta să sortați și să vă reorganizați dosarele amestecate în funcție de eligibilitatea pentru distrugere, tipul de înregistrare, starea înregistrării, identificatorul unic sau orice alt criteriu pe care îl decideți. Pentru mai multe informații, accesați ironmountain.com/smartsort.
Resurse conexe
Contactați Iron Mountain
Contactaţi-ne
Completați acest formular și un specialist Iron Mountain vă va contacta în termen de o zi lucrătoare.
Centru de asistență
Centrul nostru de asistență pentru clienți vă poate ajuta să vă oferiți cele mai rapide răspunsuri la întrebările dvs.
Conectați-vă și plătiți factura
Conectați-vă la contul dvs. sau aflați cum să creați unul.
Apelați vânzări
Luați legătura cu unul dintre reprezentanții noștri cu cunoștințe pentru a vă adresa nevoilor specifice de soluții.