Iron Mountain Smart Sort

Ghiduri de soluții

Preluați controlul asupra sistemului de inventariere a înregistrărilor cu Iron Mountain Smart Sort.

18 aprilie 20246 min

Descărcare resurse

Atingeți-vă obiectivele de guvernanță a informațiilor și de afaceri

Aveți...

un volum mare de înregistrări vechi?
probleme la găsirea înregistrărilor când aveți nevoie de ele?
obiectivul de a reloca inventarul dar mai întâi trebuie să distrugeți ce nu mai este necesar?
obiectivul de a distruge înregistrări, dar nu le puteți identifica cu încredere pe cele care sunt eligibile fără o investiție substanțială?
obiectivul de a renunța complet la hârtie dar este dificil să luați decizii privind înregistrările care trebuie digitalizate?
nevoie să identificați înregistrările pentru o fuziune, achiziție sau cesionare?

Dacă ați răspuns afirmativ la oricare dintre aceste întrebări, întrebați-ne despre Iron Mountain Smart Sort.

Provocarea dumneavoastră

Trebuie să vă sortați și să vă reorganizați inventarul de înregistrări pentru a lua decizii justificabile cu privire la eliminare. Din păcate, acest lucru nu este atât de simplu pe cât pare.

De ce este eliminarea atât de complicată?

Lipsa de integritate/vizibilitate asupra inventarului: Atunci când metadatele cheie nu sunt înregistrate și listate pe tot parcursul ciclului de viață al informațiilor, este dificilă căutarea, gestionarea și luarea deciziilor privind înregistrările care trebuie păstrate, digitalizate sau distruse.
Tipuri de înregistrări amestecate și complexitatea datelor evenimentelor: Tipuri diferite de înregistrări au cerințe diferite. Dacă înregistrările nu sunt organizate în funcție de clasificare sau data evenimentului, nu puteți efectua acțiuni cu încredere și justificabil.
Reorganizarea înregistrărilor necesită mult efort și este costisitoare: Nu dispuneți de resursele necesare pentru a sorta fiecare dosar în funcție de data de eligibilitate pentru distrugere, tipul înregistrării, de identificatorul unic sau alte cerințe.

Ce înseamnă asta

Costuri inutile: Volumele mari de înregistrări fără metadate la nivel de dosar care sunt depozitate fără a ține cont de datele de eligibilitate pentru distrugere sau de clasificarea înregistrărilor vă vor afecta capacitatea de a vă gestiona eficient programul.
Riscuri crescute: Păstrarea înregistrărilor mai mult timp decât este necesar crește riscul de pierdere a informațiilor și de încălcare a reglementărilor. De asemenea, conferă complexitate proceselor de descoperire judiciară, de răspuns la audit și de gestionare a conformității.
Pierderea productivității: Pentru a găsi ceea ce aveți nevoie și pentru a lua decizii rapide cu privire la eliminarea înregistrărilor este nevoie de un inventar bine organizat. Fără un proces eficient de sortare și reorganizare a dosarelor, puteți pierde timp și întârzia atingerea obiectivelor esențiale.

Smart Sort vă permite să luați decizii justificabile prin sortarea și reorganizarea înregistrărilor după

Data distrugerii

Sortați și reorganizați înregistrările în funcție de anul de eligibilitate pentru distrugere, astfel încât să puteți distruge cu încredere înregistrările pe suport de hârtie pe măsură ce ajung la termenul final de păstrare.

Categorie

Inițiative cum ar fi cesionarea impun necesitatea de a identifica înregistrările într-o perioadă scurtă de timp. Vom sorta și reorganiza înregistrările în funcție de tipul și starea înregistrării, identificatorul unic sau orice altceva doriți.

Asociere

Dacă nu aveți nevoie de sortarea și reorganizarea inventarului, utilizați Smart Sort pentru a aplica metadate înregistrărilor la nivel de dosar, astfel încât să puteți evita costul ridicat al listării manuale la nivel de dosar.

Procesul Smart Sort permite luarea automată a deciziilor privind modul în care fiecare dosar trebuie gestionat pentru a îndeplini cerințele specifice ale organizației dvs.

Îndepliniți-vă obiectivele de afaceri privind guvernanța informațiilor

Luați decizii rapide și cu încredere
Iron Mountain valorifică datele din baza de date existentă și calendarul de păstrare pentru a automatiza luarea unor decizii justificabile.
Simplificați procesul decizional viitorÎnregistrările depozitate vor fi sortate în funcție de anul de eligibilitate pentru distrugere, de tipul înregistrărilor, identificatorul unic sau orice altceva doriți.
Reduceți riscurile și costurile programului
Inițiați distrugerea imediată a înregistrărilor eligibile pentru a reduce costurile cu depozitarea și atenuați riscurile legate de descoperirea judiciară, de audit și conformitate.
Îmbunătățiți viteza de găsire a informațiilor
La finalul proiectului Smart Sort, veți avea o listă actualizată care asigură înregistrări precise și eficiente.

Exemplu de angajament Smart Sort

Provocarea

O organizație mare de servicii medicale dorea să reducă costurile și riscurile prin distrugerea înregistrărilor care ajunseseră la termenul final de păstrare. Dar nu a reușit să identifice cu ușurință și în mod clar care înregistrări erau eligibile pentru distrugere, deoarece nu dispunea de bugetul necesar pentru a derula un proiect de descoperire pe termen lung și care necesita mult efort. Din cauza resurselor limitate, demersul organizației privind distrugerea justificabilă era în impas.

Soluție

Urmând procesul Smart Sort, echipa Iron Mountain a preluat 48.000 de cutii cu înregistrări și a analizat conținutul la nivel de dosar. În timp real și dintr-o singură operațiune aplicată dosarului, membrii săi au sortat și au reambalat toate dosarele în funcție de data viitoare de distrugere și conform calendarului de păstrare, identificând în același timp înregistrările care erau eligibile pentru distrugere.

Rezultate

Capacitatea de a distruge cu încredere 1,4 milioane de dosare
Reducerea costurilor cu depozitarea, respectând în același timp cerințele de conformitate și reducând riscurile
Stabilirea unui proces de distrugere continuă