Descoperiți ce se ascunde în cutiile de depozitare a înregistrărilor dvs.

Identificați și luați decizii justificabile cu privire la inventarul dvs. de înregistrări cu Iron Mountain Smart Reveal

Provocare business

Atunci când înregistrările sunt stocate fără metadate sau informații descriptive, este imposibil să înțelegeți ce aveți și să luați decizii justificabile privind ceea ce trebuie să păstrați, să distrugeți în mod justificat sau să digitalizați. Colectarea informațiilor lipsă este un proces minuțios care necesită examinarea și documentarea manuală a conținutului fiecărei cutii. Ce se întâmplă dacă nu dispuneți de bugetul, personalul, expertiza, timpul și spațiul necesare pentru a finaliza un proiect atât de amplu?

Cum vă afectează

Fără o înțelegere temeinică a inventarului de înregistrări, și, prin urmare, fără capacitatea de a lua decizii justificabile, nu aveți de ales decât să depozitați înregistrările pe termen nelimitat. Acest lucru nu înseamnă doar costuri și riscuri inutile, ci vă limitează și capacitatea de a găsi informații sau de a reacționa rapid în cazul obligațiilor de conformitate, fuziunilor, achizițiilor și cesionărilor.

Vi se întâmplă...

• să depozitați înregistrări cu informații descriptive puține sau deloc despre cutii?
• să aveți cutii cu conținut necunoscut?
• să fie nevoie să aflați ce se află în interiorul acestor cutii?
• să păstrați aceste cutii mai mult decât este necesar?
• să nu dispuneți de resursele, timpul și spațiul necesare pentru a vă descurca pe cont propriu?
• să ezitați când trebuie să începeți un proiect de curățare?

Dacă ați răspuns afirmativ la oricare dintre aceste întrebări, întrebați-ne despre Iron Mountain Smart Reveal.

Aproximativ 20 % din documentele pe suport de hârtie sunt depozitate în cutii cu metadate puține sau lipsă.* Acest lucru face curățarea dosarelor vechi să fie incredibil de dificilă.

*Sondajul privind identificarea și prioritățile de eliminare a înregistrărilor a fost realizat printrun furnizor terț în aprilie 2022.

Cunoașteți-vă înregistrările în amănunt

Obțineți metadatele la nivel de cutie, de care aveți nevoie pentru a lua decizii justificabile

Smart Reveal este o soluție eficientă din punct de vedere al costurilor, care oferă atât fotografii, cât și informații despre cutiile cu înregistrări, depozitate cu un conținut necunoscut, astfel încât să puteți lua decizii informate cu privire la acțiunile necesare: păstrare, distrugere în mod justificat, actualizarea metadatelor, alocarea dreptului de proprietate, digitalizarea documentelor sau orice altceva doriți.

Soluția Smart Reveal realizează fotografii cu exteriorul fiecărei cutii și oferă o vedere aeriană pentru a vă ajuta să aflați ce se află în interior. Soluția oferă metadatele istorice existente, astfel încât să aveți informații necesare pentru a evalua conținutul fiecărei cutii și pentru a lua o decizie informată cu privire la acțiunile adecvate.

Printre aceste acțiuni se numără:

• Actualizarea instantanee a metadatelor și descrierilor la nivel de cutie
• Distrugerea cutiilor selectate
• Alocarea dreptului de proprietate
• Trimiterea cutiilor către introducerea datelor pentru listare
• Expedierea cutiilor pentru examinare ulterioară
• Digitalizarea documentelor
• Personalizarea numărului de fotografii și a unghiurilor pentru a fi examinate de dvs.