Služba elektronického doručenia Iron Mountain®

Prechádzate na digitálne informačné prostredie, ale papierové záznamy sú naďalej dôležitou súčasťou vašich informačných pracovných postupov a archívov. Vaše zložky sú bezpečne uložené, ale niekedy ich potrebujete znovu sprístupniť a prehliadnuť si informácie, ktoré obsahujú.

Spoločnosť Iron Mountain poskytuje pohodlné možnosti vyhľadania zložiek, ktoré sú uložené v jednom z našich záznamových centier. V prvom rade vám samozrejme môžeme zložku fyzicky doručiť, ak požadujete samotný papierový dokument. Existuje však aj iná možnosť, ktorá je často rozumnejšia: Elektronické doručenie pomocou našej služby IOD (Image On Demand). Namiesto odoslania zložky ju vyhľadáme, naskenujeme dokumenty v mieste uloženia a poskytneme vám bezpečný prístup k naskenovanému dokumentu cez internet. Oproti fyzickému doručeniu to šetrí čas a je to ekologickejšia možnosť, pretože na prepravu fyzického dokumentu nie je potrebné žiadne doručovacie vozidlo alebo dodávka.

Po naskenovaní sa dokument vráti do miesta uloženia alebo sa s ním urobí to, čo chcete v danom okamihu urobiť. A keďže naskenované dokumenty sú v elektronickej podobe, môžete ich ľahko zdieľať s ostatnými, môžete ich elektronicky archivovať, triediť a vyhľadávať v nich a budú vám okamžite k dispozícii, keď bude niekto nabudúce danú zložku potrebovať. Elektronické doručenie – rýchlejšia a ekologickejšia možnosť.

Čo keby ste mohli

• Mať informácie, ktoré potrebujete, rýchlo dostupné v digitálnej forme?
• Získať rýchle, jednoduché a ekologické sprístupnenie papierových súborov, ktoré máte uložené mimo svojho sídla?
• Ľahko ukladať, vyhľadávať a zdieľať dokumenty, ktoré v súčasnosti existujú len v papierovej podobe?

Proces sa začína, keď požiadate o nasnímanie papierových dokumentov alebo častí filmov prostredníctvom našich webových zákazníckych centier Iron Mountain Connect™ alebo Iron Mountain ReQuest™. Po zadaní objednávky tím spoločnosti Iron Mountain vyhľadá a pripraví vaše zložky. Príprava môže zahŕňať odstránenie svoriek a sponiek, zarovnanie strán a opravu poškodených dokumentov. Dokumenty potom naskenuje náš odborný tím na spracovanie obrazu. Keď budú vaše dokumenty pripravené, upozorníme vás. Potom môžete bezpečne pristupovať k dokumentom a sťahovať si ich podľa potreby. Pôvodný papierový dokument vložíme potom naspäť na miesto uloženia, kde bude až dovtedy, keď už nebude potrebný.

So službou elektronického doručenia budete môcť:

• jednoducho zadávať objednávky elektronického doručenia vašich uložených dokumentov,
• získať rýchly prístup k svojim dokumentom,
• byť efektívnejší vďaka zdieľaniu informácií s tými, ktorí ich potrebujú, a zároveň zaistiť bezpečnosť informácií a ochranu súkromia,
• byť efektívnejší vďaka tomu, že budete mať potrebné informácie k dispozícii v digitálnej forme,
• prispieť k znižovaniu emisií uhlíka zmenším počtu dodávok vozidlami.