Arkivering av dokument - vilka dokument behöver arkiveras?

De flesta företag hanterar en mängd viktiga dokument som fakturor, kvitton och avtal. Olika lagar och regler ställer krav på att vissa av dessa måste sparas i fysisk form under flera år. Alla verksamheter hanterar inte alla typer av dokument, och vissa dokument är ovanligare än andra. Därför kan reglerna för arkivering vara knepiga att hålla reda på, särskilt eftersom de varierar beroende på dokumentets art och innehåll. Så vad gäller egentligen? Här går vi igenom vanliga dokumenttyper som generellt sett bör arkiveras av alla företag, oavsett bransch eller storlek.

Viktiga dokumenttyper som bör arkiveras

Finansiella dokument

Alla dokument som rör företagets ekonomi, såsom bokslut, årsredovisningar, skattedeklarationer och kontoutdrag bör arkiveras. Många av dessa dokument ska enligt lag bevaras i flera år för att uppfylla kraven från olika tillsynsmyndigheter.

Juridiska dokument

Kontrakt, avtal, registreringsbevis och andra juridiska handlingar kopplade till företaget måste arkiveras. Dessa handlingar är ofta viktiga för att säkerställa och skydda företagets rättigheter och skyldigheter gentemot andra aktörer.

Personalrelaterade dokument

Anställningsavtal, personalregister, löneinformation och andra dokument relaterade till anställningsförhållanden bör bevaras. Dessa dokument är viktiga både för interna ändamål och för att möta krav ställda av arbetsrättsliga lagar och regler. Det är dock viktigt att ta hänsyn till GDPR vid arkivering av personalhandlingar som innehåller personuppgifter.

Policydokument och protokoll

Mötesprotokoll från styrelsemöten, årsstämmor och andra viktiga möten ska arkiveras. Policydokument som beskriver företagets interna rutiner och riktlinjer, till exempel personalhandböcker och säkerhetsrutiner på arbetsplatsen, bör också arkiveras.

E-post och intern korrespondens

För företag finns det inga specifika lagar som reglerar arkivering av e-post och annan intern kommunikation utan det är något varje företag beslutar om själva genom sina interna policies. Det är dock viktigt att arkivera e-post som innehåller information med direkt koppling till annan lagstiftning, såsom bokföring eller personalhandlingar.

Patientjournaler

Patientjournaler måste arkiveras på ett korrekt sätt i flera år från att den sista anteckningen gjorts. Det är viktigt att journalerna förvaras i enlighet med strikta regler om sekretess och datasäkerhet för att skydda patienternas integritet.

Effektiv arkivering och dokumentförvaring

Att bara samla på sig pappershögar är inte en långsiktigt hållbar strategi för ditt arkiv. Effektiv arkivering handlar om mer än att bara förvara dina dokument – du behöver också göra dem digitalt tillgängliga och sökbara, lätta att komma åt när du behöver dem och se till att de arkiveras i enlighet med rådande lagstiftning.

Digitalisering

Att skanna och konvertera pappersdokument till digitala filer kan både spara utrymme och göra informationen lättare att söka igenom. Tänk på att vissa dokument måste bevaras i original för att vara juridiskt giltiga.

Kategorisering och indexering

Effektiv arkivering kräver ett system där dokumenten inte bara lagras utan också kategoriseras och indexeras på ett sätt som gör dem lätta att hitta. Ett välorganiserat arkiv sparar tid och minimerar frustration.

Säker förvaring

Fysiska dokument som kräver arkivering bör förvaras i en miljö som skyddar dem från skador, till exempel i brandsäkra skåp eller i klimatkontrollerade förvaringsutrymmen.

Håll dig uppdaterad om lagändringar

Lagkraven för arkivering kan ändras. Det är viktigt att hålla sig uppdaterad kring rådande lagar och regler för att säkerställa att företagets arkiveringsrutiner fortfarande följer dem.

Enklare vardag med extern arkivering av dokument

Arkivering är en grundläggande del av informationshanteringen i alla företag. Genom att arkivera dokument på rätt sätt ser du inte bara till att företaget följer rådande lagstiftning utan kan också ökar effektiviteten och minskar risken för att viktig information går förlorad.

På Iron Mountain är vi experter på att hantera alla typer av dokument. Vi tar hand om allt det praktiska kring arkiveringen så att du kan vara säker på att dina dokument är säkert förvarade och enkla att hitta när du behöver dem. Vi erbjuder tjänster som gör det lätt att spåra dina dokument, vilket betyder att du snabbt kan få tag på rätt information när det behövs. Genom att överlåta arkiveringsansvaret till oss får du mer tid att fokusera på andra delar av din verksamhet.

Hör gärna av dig om du vill veta mer om våra skräddarsydda arkiveringslösningar! Kontakta oss