Dokumentskanning och digital arkivering

Skanna företagets dokument och samla i ett digitalt dokumenthanteringssystem

Ett företag hanterar olika typer av dokument dagligen. Det kan vara fakturor, kvitton, avtal och journaler varav många enligt lag måste sparas i ett visst antal år. Detta resulterar i mycket pappersarbete och att ni måste ha den fysiska platsen för att arkivera allt. Ibland behöver du kunna hitta ett specifikt dokument eller en viss typ av information snabbt, vilket kan bli ett problem om företagets dokument är utspridda i olika system såsom Dropbox, filserver, Google Drive och fysisk arkivering på kontoret.

Med Iron Mountains tjänst dokumentskanning och digital arkivering kan ni samla all dokumentation och data på ett och samma ställe. Informationen blir tillgänglig direkt när du behöver den och du behöver inte tänka på hur länge någonting måste sparas. Ni slipper dessutom kostnaden för fysisk förvaring och jobbigt pappersarbete där det finns risk för mänskliga fel och att dokument försvinner.

Med skanning och digital arkivering får ni rätt förutsättningar för effektiva arbetsprocesser

Verksamheter som hanterar mycket dokumentation och data har ofta krav på sig att informationen ska arkiveras ett visst antal år, vilket har resulterat i tids- och kostnadskrävande pappersarbete och högar med sparade papper som tar upp plats. Med digital arkivering flyttas företagets arkiverade papper till ett digitalt format. Vi skannar fakturor, avtal och andra viktiga dokument, digitaliserar dem och gör dem sedan tillgängliga för er i ert, eller vårt egna, system för dokumenthantering.

När ni samlar all er information digitalt skapar ni optimala förutsättningar för snabba och säkra arbetsprocesser. Alla på företaget får tillgång till verksamhetens dokument online och det är enkelt att dela information med de som behöver ta del av den.

E-arkivering på era villkor

Vi skräddarsyr våra lösningar efter ditt företags behov och utför alla typer av skanning, såsom skanning av fakturor, HR-dokument, ritningar med mera. Ni väljer själva om vi ska skanna dokument dagligen, flera gånger i veckan, en gång i månaden eller göra en engångsskanning av ert fysiska arkiv. Allt blir tillgängligt för er digitalt och kan delas inom företaget. Vi tar alltid hänsyn till rådande lagar och regler såsom GDPR, bokföringslagen och arkivlagen.

Skanning och digital arkivering enligt GDPR

Som företag är det viktigt att ha koll på GDPR och att ni behandlar personuppgifter på ett tryggt och säkert sätt, framförallt när det kommer till arkivering. Alla era dokument som innehåller personuppgifter måste förvaras säkert så att informationen inte riskerar att läcka ut. Görs inte detta på rätt sätt riskerar ni stora böter på upp till 4 % av er globala omsättning eller 20 miljoner euro beroende på vad som är högst.

På Iron Mountain ser vi till att er skanning och digitala arkivering alltid sker i enlighet med GDPR och du kan känna dig trygg med att er känsliga information är skyddad. Vi har jobbat med att hantera och skydda företags information i över 70 år och behandlar alltid våra kunders tillgångar som om de vore våra egna. 

Har ni känslig information som behöver skannas?

Många myndigheter och företag såsom advokatbyråer, läkemedelsföretag och banker hanterar dagligen dokument vars innehåll är sekretessbelagd. På Iron Mountain kan vi anpassa vår tjänst dokumentskanning och digital arkivering efter ditt företags behov. Vår personal har den utbildning och säkerhetsklassificering som krävs för att på ett säkert sätt skanna dokument med känslig information. Utifrån kundens önskemål kan vi sätta upp en behörighetsstyrning för att säkerställa att rätt person och avdelning får tillgång till dokumenten.