Smart Records Cleanup Suite Smart Reveal

Smart Reveal

Hantera dokumentlådor med okänt innehåll

Fortsätt till:

Har du dokument i ditt arkiv med för lite eller ingen beskrivande information?

För att effektivt hantera ditt dokumentarkiv och fatta välgrundade beslut om vidare hantering behöver du veta vad som finns i varje dokumentlåda och, om möjligt, vem som är ägare till varje låda.

Utan denna information kan du inte vidta några åtgärder och riskerar att behöva spara dokumenten längre än nödvändigt. Visserligen kan du lägga tid och resurser på att manuellt gå igenom varje låda, men det är en tidskrävande process, särskilt om dina dokument är spridda över flera platser. En bättre lösning är Iron Mountain Smart Reveal. Denna lösning kombinerar historisk metadata med bilder av varje låda och en översiktsvy över innehållet. Detta gör att du kan fatta snabba och välgrundade beslut om hur dokumenten ska hanteras.

Kontakta oss

Lösningsguider

Ta reda på vad som döljer sig i dina dokumentlådor

Nu kan du fatta välgrundade och försvarbara beslut om ditt dokumentarkiv med hjälp av Iron Mountain Smart Reveal

10 september 2024

Du får all information du behöver för att fatta välgrundade beslut, såsom att:

Tilldela ägarskap

Uppdatera metadata och beskrivningar

Skicka dokument för indexering på dokumentnivå

Skicka lådan till rätt ägare

Digitalisera dokument

Förstöra innehållet i lådan

Kontakta oss

Smart Reveal

Översikt över lösningen

Identifiera dokumentlådor med bristfällig eller ingen beskrivande information

Ta bilder av lådans framsida samt en översiktsvy av innehållet. Du kan även ta ytterligare bilder vid behov.

Granska alla bilder av lådan via vår säkra plattform. Välj och tilldela lämplig åtgärd för varje låda.

Med Iron Mountain Smart Reveal kan du:

Få full översikt över ditt dokumentarkiv

Få en tydlig bild av vilka dokument du har, vilket gör att du kan fatta välgrundade beslut och vidta lämpliga åtgärder.

Effektivt avgöra vilka dokument som ska sparas, förstöras eller digitaliseras

Undvik att spara eller digitalisera onödiga dokument och minimera risken för att förstöra viktiga handlingar. Med Smart Reveal kan du känna dig trygg i att varje beslut om dokumenthanteringen är korrekt.

Minska kostnaderna och riskerna förknippade med förvaring

Kostnaderna för att förvara alla dokument är höga, och du riskerar informationsförlust och efterlevnadsproblem. Sluta betala för förvaring av dokument som inte längre behövs.

Förbättra produktiviteten

Skapa ett effektivare och mer produktivt arbetsflöde genom att ge dina verktyg för att snabbt hitta det de behöver och fatta snabba beslut.

Kontakta oss idag

Smart Sort

När lådor innehåller blandade dokument är det svårt att fatta välgrundade beslut om hur de ska hanteras.

Med Iron Mountains Smart Sort-teknik kan du effektivt sortera och omorganisera dokument efter förstöringsdatum, kategori, associering eller andra relevanta kriterier.

Läs mer

Lösningsguider

Iron Mountain Smart Sort

Kostnadseffektivt, produktivt, intuitivt. Ta kontroll över er arkivering med Iron Mountain Smart Sort.

10 april 2024

Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa din organisation? Fyll i formuläret så hör vi av oss.

Genom att skicka formuläret godkänner jag att Iron Mountain behandlar mina personuppgifter i enlighet med deras sekretesspolicy. I och med detta bekräftar jag även att jag har läst och förstått sekretesspolicyn. Vid frågor eller om förtydligande önskas vänligen kontakta Iron Mountain via epost: kundservice.sverige@ironmountain.com. Du kan närsomhelst avanmäla ditt tidigare samtycke till att erhålla digitala marknadsutskick genom att klicka här .

Varför Iron Mountain?

Iron Mountain kombinerar årtionden av expertis inom dokumenthantering med en rad tekniskt avancerade produkter som hanterar hela företagets arkiv med fysiska dokument.

Med Smart Reveal får du en unik och kostnadseffektiv lösning som snabbt och exakt identifierar information om lådor med okänt innehåll, utan tidskrävande manuella processer eller onödig belastning på ditt team eller dina resurser. Oavsett hur komplex utmaningen är erbjuder Smart Reveal ytterligare en anledning till varför Iron Mountain är din pålitliga och strategiska partner.

Kontakta din säljrepresentant eller fyll i detta formulär för att ta reda på om Smart Reveal är rätt lösning för ditt företag.

Om oss

Vanliga frågor och svar

Hur vet jag vilka dokumentlådor som passar för Smart Reveal?

Smart Reveal är utformat för dokumentlådor med begränsad eller ingen beskrivande information.

Kan Iron Mountain hjälpa mig att bestämma vilka lådor som ska gå igenom Smart Reveal-processen?

Ja, vårt säljteam använder ett diagnosverktyg för att generera en rapport som listar alla dokumentlådor med begränsad eller ingen beskrivande information som förvaras på Iron Mountains anläggningar. Från den listan kan du sedan välja lådor för Smart Reveal-processen.

Hur många bilder ger Smart Reveal?

Varje Smart Reveal-omgång kan anpassas. Du kan välja hur många bilder och vyer du behöver för att uppfylla dina projektkrav.

Kan Smart Reveal fungera för dokument som inte är i pappersformat?

Ja, Smart Reveal fungerar med alla fysiska tillgångar, exempelvis glas för provtagning inom patologi, mikrofilm och mikroform.

Vad behöver Iron Mountain av mig för att skapa ett Smart Reveal-projekt?

Vi samarbetar med dig för att skapa en lista över de lådor som kan användas i Smart Reveal-processen och därefter väljer du de lådor du vill köra i Smart Reveal-processen.

Kan jag bestämma hur många lådor jag vill köra genom Smart Reveal-processen?

Ja, du kan bestämma antalet lådor baserat på bland annat din budget, dina prioriteringar och dina tidsplaner.

Finns det ett minsta antal lådor som krävs för att utnyttja Smart Reveal?

Minimikravet är ett Proof of Concept för 40 lådor.

Min förvaring finns på flera olika ställen. Kan jag förvänta mig samma upplevelse på alla platser?

Vår teknikbaserade lösning säkerställer att din upplevelse är konsekvent oavsett var dina dokument förvaras.

Finns det andra produkter eller program som jag kan kombinera med Smart Reveal och hjälpa mig att städa upp bland gamla dokument?

Iron Mountain Smart Sort hjälper dig att sortera och omorganisera dina blandade dokument efter bevarandetid, typ av dokument, status, unik identifierare – eller enligt något annat kriterium du valt. För mer information, besök ironmountain.com/sv-se.