Arkivkonsult

Fokusera på kärnverksamheten. Vi tar hand om dina dokument och arkivet på plats hos er

Dokumenthantering?

Alla företag och organisationer skapar dokument och handlingar och för de flesta är det här en viktig del för att företaget ska fungera.

Krav och regler på efterlevnad medför att hanteringen av dokument och handlingar måste skötas noggrant och med spårbarhet. Det här är ett måste, speciellt för stora företag som hanterar stora mängder av information. Vid kvalitetsinspektioner, även kallat audits, är det viktigt att ni som företag kan visa att ni hanterar era dokument och arkiv systematiskt och i enlighet med befintliga regler på efterlevnad.

Vi sköter ditt arkiv hos dig, vad menas med det?

För företag som hanterar stora mängder dokument är det nödvändigt att ha en god dokumenthantering. För att uppnå en god dokumenthantering behövs till exempel ett register över arkivet och ett system som visar alla dess aktiviteter och förflyttningar, in- och utplock. Oavsett om ni skickar de flesta dokumenten för arkivering externt utanför era lokaler eller om de finns hos er så är kraven desamma.

Dokumenten behöver noggrant sorteras och struktureras i pärmar eller boxar samt märkas. Därefter registreras informationen på plats i systemet och skickas sedan till extern lagring eller förvaring på plats. Det här behöver göras av personal som förstår och följer företagets arkivplan i detalj.

Alla viktiga dokument måste kunna visa på, vem som plockat fram det och/eller bearbetat det. För att göra det möjligt att övervaka och administrera åtkomst till dokument behövs ett system som kan registrera dessa aktiviteter. Det här medför också att det blir enklare att hämta ut nödvändig information i framtiden.

Då företag ständigt strävar mot att vara mer effektiva blir det allt svårare att ha egna specialister som kan sköta dokumenthanteringen på plats. Vår lösning är istället att ni tar hjälp av oss på Iron Mountain. Våra experter inom informationshantering kan ge dig det stöd du behöver och samtidigt optimera din hantering. Vi lägger inte mer tid än vad som absolut krävs och genom vårt samarbete kan ni fokusera på kärnverksamheten.