Så skapar du ordning i informationskaoset

Spridd information – en utmaning för många företag

Många företag idag står inför en växande utmaning med information som sprids över både fysiska och digitala format, lagras i olika system och är svår att hitta när den behövs. Detta leder till ett fragmenterat informationslandskap som är både tidskrävande och ineffektivt att navigera i. Anställda lägger onödig tid på att söka efter dokument, vilket kan resultera i förseningar och missade deadlines, både internt på företaget och gentemot kunder.

Ett vanligt problem är att dokument sparas i flera versioner och på olika platser, vilket skapar förvirring kring vilken version som är aktuell. Dessutom innebär den spridda informationen att företag ofta saknar en enhetlig och säker lagringslösning, vilket ökar risken för informationsläckor och förlorade data.

Konsekvenser av fragmenterad information

Fragmenterad information påverkar företag på flera sätt. För det första minskar det produktiviteten. När anställda måste leta efter dokument på många olika platser tar det värdefull tid från deras huvudsakliga arbetsuppgifter. Detta leder till ineffektivitet och kan påverka hela verksamhetens produktivitet negativt.

För det andra kan det leda till felaktigheter i vilken information som används. När det inte finns en tydlig struktur för var information ska sparas och hur den ska uppdateras ökar risken för att fel version av ett dokument används. Detta kan få allvarliga konsekvenser, särskilt i verksamheter där tillgång till korrekt information är av yttersta vikt, som inom juridik, finans och sjukvård.

Tips för att få ordning på informationskaoset

För att skapa ordning i informationslandskapet finns det några grundläggande steg företag kan följa:

1. Skapa en enhetlig struktur: Se till att all information sparas i ett enhetligt system med tydliga riktlinjer för var dokument ska sparas och hur de ska namnges. Detta gör det enklare att hitta information och minskar risken för att flera versioner av samma dokument skapas.
2. Digitalisera fysiska dokument: Genom att digitalisera fysiska dokument kan företag minska behovet av fysiska arkiv och samtidigt säkerställa att all information är lättillgänglig. Digitala dokument är också enklare att säkerhetskopiera och skydda mot skador.
3. Använd molnbaserade lösningar: Molnbaserade lösningar gör det möjligt för anställda att få åtkomst till information var de än befinner sig. Det här är särskilt viktigt i dagens arbetsmiljö där många arbetar på distans.
4. Implementera säkerhetsprotokoll: För att skydda känslig information är det viktigt att sätta upp avancerade säkerhetsprotokoll så att ingen obehörig kan komma åt den. Det inkluderar bland annat att använda kryptering, behörighetskontroller och att genomföra regelbundna säkerhetsgranskningar.
5. Utbilda personalen: Se till att alla anställda är medvetna om företagets riktlinjer för informationshantering och vet hur de ska använda de system som finns på plats. Regelbunden utbildning är nyckeln till att säkerställa att alla följer de etablerade riktlinjerna.

Samla din information med Iron Mountain

Iron Mountain erbjuder lösningar som hjälper företag att övervinna informationskaosets utmaningar genom att centralisera informationen. Vi kan hantera både fysiska och digitala arkiv och göra dem tillgängliga i ett smidigt informationshanteringssystem. Genom att digitalisera fysiska dokument och lagra dem i säkra, molnbaserade lösningar kan företag minska sitt beroende av fysiska arkiv och samtidigt säkerställa att all information är lättillgänglig.

En central del av vår lösning är vår digitala informationshanteringsplattform. Plattformen samlar all information på en plats och gör det möjligt för anställda att enkelt söka och hitta dokument, oavsett varifrån de arbetar. Plattformen kan integreras med ditt företags befintliga system, vilket innebär att information från olika källor presenteras i en samlad vy. Den är dessutom utrustad med ett inbyggt Generativ AI-verktyg som gör det möjligt att chatta med dokumenten. Det innebär att anställda snabbt kan söka efter specifik information i ett dokument och få svar direkt, utan att behöva läsa igenom hela dokumentet, vilket både sparar tid och förbättrar effektiviteten i informationshanteringen.

Smidiga helhetslösningar för effektiv informationshantering

Att hantera informationskaos är en av de största utmaningarna som företag står inför idag. Genom att centralisera informationen och använda avancerade digitala lösningar kan ditt företag förbättra effektiviteten, säkerheten och tillgängligheten till era dokument.

Kontakta oss på Iron Mountain så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig och ditt företag att optimera er informationshantering och skapa ordning i informationskaoset.