Arkivanalys - första steget mot effektiv arkivhantering

Få överblick över era fysiska och digitala arkiv med en arkivanalys. Våra experter kartlägger er informationshantering och identifierar förbättringsområden.

Kom igång

Bättre informationshantering börjar med en analys av er information

Dagens informationsflöden blir alltmer komplexa och många organisationer kämpar med att hantera sina arkiv på ett effektivt sätt. För företag som vill få kontroll över sina arkiv kan en arkivanalys vara en helt avgörande insats. Genom att analysera både era fysiska och digitala arkiv kan ni identifiera vad som är viktigt att bevara, gallra det som är överflödigt och skapa en struktur som främjar effektivitet och enklare regelefterlevnad. En arkivanalys är ofta det första steget mot en bättre informationshantering och digitalisering, och den hjälper även organisationen att möta krav från exempelvis regelverk som GDPR, arkivlagen och NIS2.

Utmaningar med ostrukturerad information

Ostrukturerad information, både fysisk och digital, gör det svårt att snabbt hitta och använda de filer man söker. Information lagras ofta utan en tydlig plan, vilket leder till duplicerade dokument, inaktuella filer och höga kostnader för onödig lagring. Utöver ineffektiviteten finns det betydande risker med att inte ha kontroll över sina arkiv. Regelbrott kan leda till höga böter, skadat anseende och bristande informationssäkerhet. Dessutom är övergången till digitalisering omöjlig utan en tydlig överblick över arkivens innehåll och struktur.

Vad är en arkivanalys?

En arkivanalys är en systematisk genomgång av en organisations arkiv och informationshantering för att identifiera innehåll, struktur och eventuella brister i hanteringen. Målet är att skapa ordning och översikt, vilket inte bara sparar tid och resurser utan också säkerställer att organisationen uppfyller alla gällande lagkrav och standarder. En arkivanalys ger en tydlig bild av vilka dokument som är viktiga att behålla, vilka som kan gallras och hur arkivet kan märkas upp och struktureras för framtida behov. Iron Mountain har erfarna arkivkonsulter som kan hjälpa till att genomföra en systematisk och gedigen arkivanalys på plats hos er.

Vad ingår i en arkivanalys med Iron Mountain?

Kartläggning

Vi skapar en översikt över hela arkivet, inklusive både fysiska dokument och digitala filer. Här identifieras vad som finns, var det är lagrat och hur det används.

Analys

Våra experter identifierar duplicerade filer, inaktuella dokument och brister i arkivstrukturen. Vidare granskas vilka regler som finns för befintliga dokumenttyper och dess processbeskrivningar samt dess märkning och förvaringstid. Analysen granskar också hur väl arkivet följer regelverk som GDPR och arkivlagen.

Rekommendationer

En skräddarsydd plan för att förbättra arkivet presenteras, med förslag på åtgärder som digitalisering, strukturering och utveckling av riktlinjer för hantering och gallring.

Genomförande (valfritt)

Om organisationen önskar kan vi också stödja genomförandet av de föreslagna åtgärderna, till exempel hjälpa till med digitalisering och implementering av nya rutiner.

Varför ska man göra en arkivanalys?

Att göra en arkivanalys kommer med många fördelar. Genom att skapa en tydlig struktur och gallra bort onödiga dokument frigörs både resurser och lagringsutrymme, vilket i sin tur sänker era kostnader. Det blir enklare att snabbt hitta och använda relevant information, vilket ökar effektiviteten och förenklar beslutsfattande. Samtidigt säkerställer analysen att er organisation följer gällande lagkrav, vilket minskar risken för sanktioner och andra juridiska problem. Slutligen ger en arkivanalys en stabil grund för att påbörja digitalisering och automatisering av hela er informationshantering.

Ta kontroll över ert arkiv idag med Iron Mountain

Vi erbjuder en omfattande arkivanalys som anpassas efter er organisations behov. Med oss får ni:

En fullständig kartläggning av era arkiv, både fysiska och digitala.
En detaljerad rapport som beskriver arkivets nuvarande skick och identifierar förbättringsmöjligheter.
Rekommendationer för att optimera hanteringen och säkerställa compliance.
Stöd för att implementera nya rutiner och digitalisera arkivet.

En arkivanalys är det första steget mot en mer strukturerad och effektiv arkivhantering. Kontakta oss för en kostnadsfri konsultation och ta första steget mot en effektivare hantering av era arkiv!

Vill du veta mer om hur vår tjänst kan hjälpa din organisation? Fyll i formuläret så hör vi av oss.

Genom att skicka formuläret godkänner jag att Iron Mountain behandlar mina personuppgifter i enlighet med deras sekretesspolicy. I och med detta bekräftar jag även att jag har läst och förstått sekretesspolicyn. Vid frågor eller om förtydligande önskas vänligen kontakta Iron Mountain via epost: kundservice.sverige@ironmountain.com. Du kan närsomhelst avanmäla ditt tidigare samtycke till att erhålla digitala marknadsutskick genom att klicka här .