Arkivering för kommuner

Alla kommuner i Sverige måste ha minst ett digitalt och ett fysiskt arkiv där de arkiverar viktig dokumentation inom offentlig förvaltning. Här ska alla offentliga och interna handlingar arkiveras för kommunen vilket innebär att en stor mängd information ska sparas.

Alla handlingar i kommunarkivet måste sparas enligt olika regler och lagar såsom GDPR vilket kan vara svårt att ha koll på själv. Det är dessutom ofta kostsamt och tidskrävande att sköta all arkivering själv då det kan innehålla mycket administrativt och repetitivt arbete.

Med Iron Mountains tjänst Arkiv för kommuner får du en skräddarsydd lösning där vi arkiverar kommunens handlingar tryggt och säkert både digitalt och fysiskt. Ditt digitala arkiv kommer du enkelt åt via vår smidiga webbportal ReQuest Web där du får en tydlig överblick över kommunens arkiv. Vårt fysiska arkiv är beläget i ett säkert bergrum 40 meter under marken och vi levererar de handlingar du behöver inom några timmar. Vi förvarar dessutom allt enligt alla rådande lagar och bestämmelser. Vi kan även skanna in ditt fysiska arkivmaterial så att du har tillgång till allt på ett och samma ställe.

Kommunarkiv med högsta säkerhet

Arkivering för en kommun innebär oftast enorma mängder med dokument och handlingar som det inte finns plats för på kommunhuset. När kommunarkivet istället är hos oss behöver du aldrig oroa dig för att platsen ska ta slut och vi har alltid högsta säkerhet på våra anläggningar.

• Larmade dörrar och portar med kameraövervakning dygnet runt
• Inbrott- och brandlarm kopplade direkt till larmcentral
• Toppmoderna brandlarm och förebyggande åtgärder med bevisat brandsäker konstruktion och pålitlig vattentillförsel
• Omfattande kontroller av miljön så att dina arkivhandlingar skyddas mot yttre påverkan
• Full spårbarhet av ditt arkivmaterial
• Beprövade och certifierade arbetsmetoder med säkerhetsutbildad personal

Kommunal arkivering enligt GDPR och andra lagar

All form av kommunal arkivering måste ske enligt rådande lagar och regler såsom Dataskyddsförordningen, som också kallas för GDPR, reglerar behandlingen av personuppgifter och måste alltid följas. Det finns även andra lagar och regler som är viktiga att ha koll på såsom Bokföringslagen, Förvaltningslagen och Tryckfrihetsförordningen. På Iron Mountain tar vi alltid hänsyn till alla rådande lagar och regler som gäller för kommunal arkivering så att du kan känna dig trygg med att kommunarkivet sköts på rätt sätt.

Arkiv för kommun med full spårbarhet

Kommunal arkivering kommer med höga krav då det är stora mängder dokument som ska hanteras men det är också viktig information som inte får komma bort. Därför sker all vår kommunala arkivering med full spårbarhet så att du kan följa hela arkiveringsprocessen och få full inblick i vad som händer med dina dokument.

• Du får en skräddarsydd lösning som passar din kommuns behov.
• En av våra specialister visar dig vår webbaserade kundportal ReQuest Web där du enkelt bokar hämtning och leverans av kommunala arkivhandlingar.
• Du bokar hämtning och packar de dokument som ska till kommunarkivet.
• Varje pärm, box och låda får en unik streckkod och skannas in i vårt system som gör det enkelt att hitta precis det du letar efter.
• Våra utbildade chaufförer hämtar kommunens arkivhandlingar som sedan kan spåras med hjälp av RFID-teknologi.
• Allt förvaras tryggt och säkert hos oss.

Arkiv för kommun och myndigheter hos Iron Mountain

Iron Mountain har en gedigen erfarenhet av arkiv för kommuner och myndigheter och vet att det ställs höga krav på både säkerhet och effektivitet. Vi skräddarsyr vår lösning för att den ska passa just din kommuns arkiv och behandlar alltid era arkivhandlingar som om de vore våra egna. Förutom trygga arkiveringslösningar erbjuder vi tjänster såsom Dokumentskanning och Workflow Automation Systems som effektiviserar kommunens arbetsprocesser.

Vill du veta mer om vår lösning för kommunarkiv eller någon av våra andra tjänster är du varmt välkommen att kontakta oss på Iron Mountain.