Effektiv dokument- och informationshantering för advokatbyråer

Som advokatbyrå måste ni dagligen hantera mängder med juridiska dokument. Vissa ska arkiveras, andra destrueras och några behöver bli tillgängliga digitalt. Oavsett behöver alla juridiska dokument hanteras med högsta säkerhet och enligt alla rådande lagar och riktlinjer. Dokumenthantering för en advokatbyrå är ofta en stor utmaning då det är en av de mest dokumentintensiva branscherna, vilket kräver välutvecklade processer för att effektiviteten och säkerheten inte ska bli lidande. Det kräver också gott om plats för arkivering.

På Iron Mountain har vi flertalet tjänster inom informationshantering för advokatbyråer såsom arkivering, gallring och destruktion samt skanningtjänster för effektiv digitalisering av er verksamhet. Tillsammans med er tar vi fram en skräddarsydd lösning för att säkerställa att er dokumenthantering sker säkert, smidigt och effektivt.

Säker hantering av juridiska dokument

En av de viktigaste aspekterna inom informationshantering för en advokatbyrå är säkerhet – både när det rör sig om digital och fysisk information. Med våra tjänster ser vi till att alla era juridiska dokument är i tryggt förvar och att ni enkelt kan komma åt viktig information direkt när ni behöver den.

Arkivering av juridiska dokument

Många advokatbyråer har dyra kontor i populära stadsdelar och behöver all yta för att effektivt kunna bedriva sin verksamhet. Arkivering av juridiska dokument tar upp stor plats och kan vara tidskrävande för personalen att hantera. Genom att flytta ert arkivinnehav offsite till Iron Mountains säkra lokaler kan ni öppna upp behövligt utrymme eller minska er kontorsyta och på så vis spara in på dyra kostnader. Våra arkiveringslokaler är belägna i bergrum som håller högsta säkerhet med toppmoderna brandlarm och inbrottslarm. Vår personal är säkerhetsutbildad och följer alltid era riktlinjer samt rådande arkiveringsregler.

Digital arkivering

För att enkelt kunna komma åt alla era dokument oavsett var ni befinner er är digital arkivering nästa steg. På Iron Mountain kan vi skanna in ert arkivinnehav och ni får tillgång till allt direkt digitalt via ert egna eller vårt arkiv system. Eftersom advokatbyråer ofta hanterar känslig och sekretessbelagd information är det av yttersta vikt att ni får en arkiveringstjänst som passar er. Vi kan komma ut till ert kontor för att se över ert arkiveringsbehov och sedan ta med det som ska skannas till våra säkra lokaler. När ni får tillgång till ert arkiv digitalt får ni smidigare arbetsprocesser och kan reducera mängden med pappersarbete som ofta är tidskrävande.

Digitalisering för advokatbyrå

Digitalisering är idag en väsentlig del för att en advokatbyrå ska kunna vara med och konkurrera med nya aktörer på marknaden. Byråer som inte anpassar sig efter den tekniska utvecklingen riskerar att halka efter och bli ointressanta för nya klienter. Med Iron Mountains Workflow-system kan ni effektivisera ert juridiska arbete utan att riskera sämre kvalitet. Ni får snabbare och säkrare arbetsprocesser som innebär stora fördelar för byrån.

Fördelar med digitalisering för advokatbyrå

• Vinna nya och behålla befintliga klienter
  Att leverera en exceptionell upplevelse är avgörande för att behålla och få nya klienter. Idag vill man inte genomgå långa och krångliga pappersprocesser utan klienter förväntar sig tillgång till dokument i realtid. Med Iron Mountains informationslösning kan ni snabbt och smidigt dela dokument och information med era klienter utan någon fördröjning.
• Förenkla administrativt arbete
  Juridisk personal hanterar dagligen pappersintensiva processer som resulterar i mängder med tid på administrativt arbete. Genom att automatisera enkla rutinuppgifter och effektivisera ärendearbetet kan medarbetare istället fokusera på uppgifter av högre prioritet.
• Minimera säkerhetsrisker
  Framförallt för en advokatbyrå är säker dokument- och informationshantering av yttersta vikt. Att säkerställa informationssäkerhet och efterlevnad är avgörande för att upprätthålla företagets rykte och minimera risken att känslig information hamnar i fel händer. Iron Mountains säkra automationslösningar skyddar er data och förhindrar dataläckage. Vårt dokumenthanteringssystem är dessutom anpassat efter rådande lagar och regler såsom GDPR.
• Full koll på varje ärende
  Att ha full koll på komplexa ärenden är en del av advokaternas vardag. Med ett ärendehanteringssystem där all information angående ett ärende finns samlad på en och samma plats blir det enklare för advokater att effektivt kommunicera med klienter och bearbeta de mängder med dokument som kommer in från olika plattformar. Det blir enklare att se till att alla involverade är på samma spår och på så vis öka produktiviteten i processen.

Digitalisering med Iron Mountain

På Iron Mountain kan vi hjälpa din advokatbyrå med dokument- och informationshantering. Vi gör det enkelt för er att fokusera på er kärnverksamhet och skapa smidiga arbetsprocesser som lönar sig både för er och era klienter.

Vill du veta mer om hur vi på Iron Mountain kan hjälpa med hantering av juridiska dokument är du varmt välkommen att kontakta oss idag!