Starta din digitala omvandlingsresa på rätt fot

En digital omvandling är att anamma eller integrera teknik i syfte att förbättra affärsprocesser.

Tro det eller ej, men att omedelbart ta sikte på skannern utgör inte ett första steg mot en digital omvandling. Medan 90,5 % av alla företag har digitaliserat sina fysiska handlingar för att lättare kunna komma åt och förvara dem, kräver en verkligt framgångsrik och hållbar digital omvandling ett mycket mer strategiskt tillvägagångssätt.

Oavsett om du precis har påbörjat eller är mitt uppe i en digitaliseringsprocess är det en bra idé att ta ett kliv tillbaka och utvärdera din strategi för att säkerställa att du når dina mål på vägen dit.

Stig ombord på din digitala omvandlingsresa

Genom flera decenniers arbete med kunder i olika branscher har vi kunnat identifiera fem grundläggande steg till en framgångsrik digital omvandlingsstrategi. Vi har kunnat observera hur organisationer, i sina försök att hoppa direkt till ett automatiserat arbetssätt, ofta fastnar på vägen då de inte har lagt en god grund för sitt arbete.

När du ska ge dig ut på din digitala omvandlingsresa är det därför viktigt att börja med de två första stegen: identifiera vad du har och digitalisera det du vill behålla. Mycket hänger på just dessa steg, så låt oss fördjupa oss i dem.

Vad som ska behållas och vad som ska kastas – identifiera hur ditt arkiv ser ut

Många organisationer präglas av en "behåll allt"-kultur och sparar sina handlingar i all evighet. Men detta är varken kostnadseffektivt, lagenligt eller praktiskt. Innan du digitaliserar dina arkiv är det absolut nödvändigt att ha en klar bild av vad de innehåller.

Här är några viktiga saker att tänka på när du utvärderar dina handlingar innan digitalisering påbörjas:

• Vad har innehållet för format? Olika innehållstyper som papper, film, mikrofiche eller elektroniska filer har olika användningsområden. Om dessa inte ryms inom en och samma informationshanteringsplattform finns inget effektivt sätt att få några användbara insikter ur dem.
• Hur klassificerar du ditt innehåll? Oavsett om det är personligt identifierbar information (PII) eller känslig företagsdata, kommer det faktum att du klassificerar ditt innehåll på ett sätt som är meningsfullt för din branschs standarder och policyer att säkerställa att det är tillgängligt för organisationen.
• Vad gör du med ditt innehåll? Definiera hur din organisation använder sina olika handlingar, oavsett om det är för det dagliga arbetet eller för att uppnå långsiktiga affärsmål. För att motverka onödigt arbete, leta efter arbetsprocesser som kan förenklas eller effektiviseras genom att konvertera papper till digitala dokument.
• Hur prioriterar du ditt innehåll? Om du inte kan få fram specifik information när du behöver den så utgör det en extra kostnad för ditt företag. Detta påverkar serviceavtal, människor, processer, kunder, varumärken och i slutändan även din organisations rykte.
• Var finns innehållet? Dokumentationen är vanligtvis utspridd på olika system, applikationer, formattyper, avdelningar och platser, vilket kan vara utmanande och kostsamt att hantera.

Genom att inventera vad du har kan du undvika vanliga fallgropar som:

• Dålig synlighet för/tillgång till filer
• Blandade destruktionsdatum
• Blandade registertyper
• Flera olika lager för information
• Dubbletter och icke godkända versioner

Detta förhindrar också att du lagrar för mycket av dina handlingar, vilket gör att du undviker risker för att data lagras längre än den borde och att du drar på dig onödiga kostnader för lagring.

Göra upp en plan för bevarande av handlingar

En viktig men ofta förbisedd del av den digitala omvandlingsresan inkluderar att utveckla din organisations tidsplan för lagring av information baserat på din branschs standarder och policyer. Att behålla information och systematiskt förstöra arkiv är två sidor av samma mynt. Genomtänkt lagring verkar upplysande för hur ditt företag hanterar immateriella rättigheter och stödjer affärsprocesser.

Vi har funnit att en av de största utmaningarna när man flyttar fysiska arkiv till en digital miljö består av att spåra händelsedatum. När du har tiotusentals lådor kan det vara svårt att föra register baserat på händelsedatum, utmanande att hålla registren uppdaterade när de lagras utanför företaget och kostsamt att indexera dem.

Med ett gediget schema för uppgiftslagring kommer du att kunna:

• Ha en enhetlig bild av personuppgifter och de skyldigheter dessa för med sig
• Följa regelverk och efterlevnadskrav
• Minska onödig exponering för dataintrång

Verkar detta överväldigande? Det finns ingen anledning till oro! Vi tar hand om saken.

Gå vidare med digitaliseringen

Goda nyheter! När du har identifierat innehållet i ditt arkiv och ställt in ditt lagringsschema, är det nu dags att skanna de filer du bestämt dig för att behålla. När du väl vet vad du förvarar och var det förvaras, är du bättre utrustad för att göra skanningsprojektet effektivt och ändamålsenligt.

Dokumenthanteringsprocesser kan vara svåra att kontrollera, särskilt när de inte är i ett digitalt format. Dokumentdelning och samarbete är avgörande för ditt företags framgång och en digitalisering av dina handlingar gör detta möjligt.

Grunden till framgång

När du nu har lagt en solid grund för en framgångsrik digital omvandling (steg 1 och 2) är du redo att bygga ett framtidssäkrat centrallager där ditt team kan komma åt och samarbeta kring digital information (steg 3). Du är också närmare nästa steg i automatiseringen av arbetsflöden och åtkomst till din information, så att ditt team kan effektivisera affärsprocesserna och hämta värdefulla insikter ur företagets databank.

Om du inte kunde delta i Virtual Forum Clinic, Driving Digital Transformation: The Future of Digital Mailroom, kan du titta på on-demand-versionen.

*Forskning utförd av Economist Impact, med stöd från Iron Mountain