Ta reda på vad som döljer sig i dina dokumentlådor

Nu kan du fatta välgrundade och försvarbara beslut om ditt dokumentarkiv med hjälp av Iron Mountain Smart Reveal

Affärsutmaningar

När dokument förvaras utan metadata eller beskrivande information blir det svårt att veta vad som finns i arkiven och att fatta välgrundade beslut om vad som ska behållas, förstöras eller digitaliseras. Att samla in den saknade informationen är en tidskrävande process som ofta kräver manuell granskning och dokumentation av innehållet i varje låda. Men vad gör du om du saknar budgeten, personalen, expertisen, tiden eller utrymmet för att genomföra ett så omfattande projekt?

Hur påverkar det dig?

Utan en tydlig överblick över dina dokument och möjligheten att fatta välgrundade beslut, har du inget annat val än att lagra dokument på obestämd tid. Detta leder inte bara till onödiga kostnader och risker, utan försvårar också åtkomsten till information och möjligheten att snabbt reagera på krav från myndigheter, vid fusioner, förvärv eller avyttringar.

Har du ...

• dokument utan tillräcklig eller beskrivande information?
• lådor med okänt innehåll?
• behov av att veta vad som finns i dessa lådor?
• förvarat dokument längre än nödvändigt?
• brist på resurser, tid eller utrymme för att hantera detta själv?
• funderingar kring att påbörja ett rensningsprojekt?

Om du svarat ja på någon av dessa frågor är du välkommen att kontakta oss för att få mer information om Iron Mountain Smart Reveal.

Ungefär 20 procent av arkiverade dokument förvaras i lådor med bristfällig eller ingen metadata. Detta gör det otroligt svårt att rensa upp bland gamla dokument.

*Enkäten Records Identification and Cleanup Priorities Survey genomfördes via en tredjepartsleverantör i april 2022.

Ta reda på vad som finns i dina dokumentlådor

Få all den metadata du behöver på lådnivå för att fatta välgrundade beslut.

Smart Reveal är en kostnadseffektiv lösning som ger dig både bilder och information om dokumentlådor med okänt innehåll. Med Smart Reveal kan du fatta informerade beslut om vad som ska göras: behålla, förstöra, uppdatera metadata, tilldela ägande, digitalisera dokument eller andra åtgärder.

Lösningen tar bilder av utsidan av varje låda och ger en översiktsvy för att hjälpa dig att bedöma innehållet. Den erbjuder även historisk metadata för att underlätta bedömningen av varje låda och göra det enklare att fatta rätt beslut.

Det kan handla om:

• Omedelbar uppdatering av metadata och beskrivningar på lådnivå
• Förstöra utvalda lådor
• Tilldela äganderätt
• Skicka lådor till datainmatning och listning
• Skicka lådor för vidare granskning
• Digitalisering av dokument
• Anpassa antal bilder och vinklar för granskning

Vi kan anpassa antalet bilder och erbjuda dig olika vyer för att uppfylla dina behov.

Vill du ha mer information?

Fyll i formuläret så kontaktar vi dig för att berättar mer om denna tjänst