Nio sätt för att säkerställa en säker strategi för återvinning av elektronik

Nio viktiga tecken på att du behöver en strategi för säker återvinning av IT-utrustning

Vi är beroende av våra digitala enheter, men varje gång vi uppgraderar till den senaste och bästa modellen betyder det att vi gör oss av med det gamla. Det är därför så många IT-tillgångar – servrar, hårddiskar och andra databärande enheter – bara samlas på hög på kontoret för att sedan hamna på soptippen.

Att hjälpa stora och små företag att hantera sina uttjänta IT-tillgångar på ett säkert och miljömässigt ansvarsfullt sätt är precis vad IT Asset Disposition - ITAD - handlar om. Är det dags att implementera ett ITAD-program för ditt företag?

Här är nio anledningar till att så kan vara fallet. Kolla om några av punkterna stämmer in på ditt företag.

1. Ni vill vara IT-/datadrivna

Vi lever i en data-driven värld. Och även med pandemirelaterade störningar och kvardröjande problem med IT-försörjningskedjan är de totala utgifterna för ny teknik fortfarande på väg uppåt - inklusive både molntjänster och lokala lösningar. Om ni inte på allvar bryter mot den trenden innebär det att ni kommer att förvärva och fasa ut en hel del IT-tillgångar under överskådlig tid. Om du har koll på era IT-tillgångar och de resurser som krävs för att säkerställa en säker förvaringskedja och dataskydd är det som avgör om du kan utföra ITAD på egen hand eller om det istället är bättre att anlita en tredjepartsleverantör av ITAD-tjänster.

2. Ni vill vara IT-/datadrivna och miljömässigt ansvarstagande 

Om din organisation är seriös när det gäller IT och hållbarhetsinitiativ är det ingen tvekan om att du behöver en ansvarsfull strategi för återvinning av elektronik - inklusive återförsäljning och återvinning av dina uttjänta IT-tillgångar:

• Återförsäljning av IT-tillgångar som fortfarande har ett marknadsvärde förlänger nyttjandeperioden för befintliga tillgångar.
• Återvinning av råvaror är mer energieffektivt än att utvinna dem från råmaterial och mycket bättre än att bara slänga dem.
• Du bör anlita en ansvarsfull återvinningsleverantör som till fullo uppfyller R2- eller e-Steward-standarderna, vilket säkerställer att e-waste inte skickas till soptippar eller exporteras utomlands.

3. Du vill sänka din totala ägandekostnad (TCO)

Att se till att din organisation sänker sin TCO är en viktig aspekt av hanteringen av IT-tillgångarna, vilket innebär att du måste se över dina nuvarande och framtida systemkrav och optimera din tidsplan för förvärv och avveckling av IT-tillgångarna. Misstaget som många företag gör är att hålla kvar i hårdvarorna för länge i hopp om att spara pengar. Men när servrar och andra enheter åldras och deras prestanda sjunker ökar supportkostnaderna även risken för oväntade avbrott ökar (vilket också ökar dina kostnader). En regelbunden uppdateringsplan som stöds av ITAD gör det möjligt för dig att fasa ut tillgångarna innan kostnaderna för att underhålla dem ökar avsevärt, samtidigt som du får tillbaka ett större restvärde.

4. Du försökte göra dig av med din gamla IT-utrustning och misslyckades 

Det händer hela tiden och är helt klart det säkraste tecknet på att du behöver en professionell återvinningsleverantör – när affärsverksamheten går ner under en period var någon i organisationen ansvarig för att fasa ut IT-utrustning. Många bra förslag lades fram på bordet:

• Radera hårddiskarna och återvinn dem
• Ge enheterna till anställda
• Skänka IT-utrustningen till välgörande ändamål

Ett kalkylblad sammanställdes för att dokumentera vad som skulle gå till vad.

Sedan kom verkligheten i kapp: Man upptäckte att det inte var så lätt att radera en enhet helt och hållet. De anställda sa att de gärna tog emot gammal IT-utrustning men det blev väldigt tydligt att det uppstod säkerhetsproblem med att bara ge bort IT-utrustning på det där viset. Återvinning och donationer tar tid, kräver kontakter och massor av logistik. Kalkylbladet uppdaterades aldrig helt och hållet, så det fanns ingen korrekt och verifierbar verifieringskedja.

Slutresultatet: Nu vet ingen vad som har gått vart, och du är utsatt för juridiska problem och efterlevnadsproblem på grund av datasäkerhetsproblem. Plus att det fortfarande finns en massa utfasad IT-utrustning kvar som bara samlar damm och tar upp plats.

Om du känner igen dig i detta – och det är många som gör det – är det ett säkert tecken på att du behöver anlita en återvinningsleverantör.

5. Oron att förlora kunduppgifter håller dig vaken på nätterna

Dagens IT-enheter lagrar mycket data - ett lagringsutrymme på en gigabyte som tidigare kostade tusentals dollar kan nu köpas för småpengar. Det är väldigt smidigt när vi aktivt använder våra IT-enheter men en riktig plåga när vi ska göra oss av med dem och se till att data på dem inte hamnar i orätta händer. Om du bara omformaterar en hårddisk raderas inte filerna som finns lagrade på hårddisken, endast tabellerna som leder till filerna. För att fullständigt radera data krävs specialiserad utrustning och/eller programvara. Därför är det ett tecken på att du behöver en erfaren återvinningsleverantör om du verkligen ligger vaken på natten och oroar dig över att ni ska förlora kunduppgifter.

6. Ditt företag är föremål för regelefterlevnad

Om du är verksam inom en reglerad bransch, t.ex. finansiella tjänster eller hälso- och sjukvård, investerar du förmodligen redan i datasäkerhetsåtgärder. Annars riskerar du att inte följa reglerna, vilket kan leda till betydande böter och skada ditt rykte. Men att göra sig av med en gammal server eller hårddisk på ett felaktigt sätt är en lika stor risk för efterlevnad som att inte ha rätt skydd av säkerhetsprogrammen. Om någon av följande regler gäller för ditt företag är det därför ett tecken på att du behöver en professionell återvinningsleverantör:

1. Finansinstitut: Gramm-Leach Bliley Act (GLBA)
2. Hälso- och sjukvårdsgivare/försäkringsbolag: Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) och Health Information Technology for Economic and Clinical Health (HITECH) Act (lagen om hälsoinformationsteknik för ekonomisk och klinisk hälsa).
3. Retailers eller andra organisationer som hanterar finansiell information och betalkort: Lagen om rättvisa och korrekta kredittransaktioner (Fair and Accurate Credit Transactions Act, FACTA)

Utbildningsinstitutioner: Lagen om rättigheter och sekretess i samband med familjeutbildning (Family Educational Rights and Privacy Act, FERPA)

Ni gör affärer i Europeiska unionen eller hanterar europeiska konsumentuppgifter: Allmän dataskyddsförordning (GDPR)

Ni gör affärer i Kalifornien eller har hand om kaliforniska konsumentuppgifter: California Consumer Privacy Act (CCPA)

7. Du kräver övervakad destruktion direkt på plats

Om du precis har börjat med en strategi för återvinning av IT-utrustning kan detta komma som en överraskning, men faktum är att allt fler organisationer inte längre bara litar på leverantörens löfte att deras gamla enheter har raderats - de vill se hur det går till. Övervakad destruktion av hårddiskar och datorer direkt på plats undanröjer alla datasäkerhetsrisker som annars förknippas med transport av databärande enheter. Istället för att enheterna skickas till en processanläggning så förs de till ett fordon som står parkerad på plats och som har särskild utrustning för att kunna förstöra IT-utrustning. De ansvariga personerna kan sedan se hela destruktionsprocessen antingen personligen eller via lastbilens slutna tv-system ombord. I takt med att dataintrång blir allt vanligare blir datadestruktion på plats ett allt vanligare krav och ett tydligt tecken på att du behöver en återvinningsleverantör.

8. Du har svårt för att hålla koll på din IT-utrustning

När något av värde förloras eller skadas i en affärs- eller rättssituation är det viktigt att fastställa en "spårbarhetsstandard" (information som visar vem som rörde föremålet, när och var). Därför är spårbarhetsstandard en mycket viktig del av ett program för återvinning av elektronik (ITAD). Oavsett om du återvinner elektronik på egen hand eller anlitar en tredje part är det absolut nödvändigt att ha en detaljerad dokumentation av hanteringen av din IT-utrustning. Om du inte kan upprätthålla dokumentationen enligt spårbarhetsstandarden på ett konsekvent och korrekt sätt är det ett tydligt tecken på att du behöver en återvinningsleverantör som är ansvarsfull.

9. Du är för närvarande beroende av en "Gratis" ITAD-tjänst. 

Det är inte ovanligt med ITAD-leverantörer som erbjuder sina tjänster gratis eller för en väldigt låg kostnad. Dessvärre innebär det troligtvis att leverantören gör enligt minst en av följande punkter:

• Behåller intäkterna från försäljningen av din utrustning, vilket betyder att tjänsten inte alls är gratis.
• Visar inte en säker spårbarhetsstandard eller kan verifiera att all IT-utrustning har fullständigt raderats från all data.
• Bortskaffar din utrustning på ett sätt som inte är miljömässigt hållbart (t.ex. genom att skicka den till soptippar i andra länder)

Kort sagt, att använda sig av en "gratis" ITAD-tjänst kanske inte alls är gratis och utsätter ditt företag för risken för böter eller att ni bryter mot lagen, som ITAD är tänkt att undvika. Kontakta oss på Iron Mountain idag om du vill veta mer om ITAD och hur vi kan hjälpa ditt företag att bli mer hållbart med säker återvinning av er gamla elektronik!