5 steg för att effektivisera er kontraktshantering

Ett företag hanterar dagligen olika typer av kontrakt och avtal mellan kunder, leverantörer och anställda. Kontrakten ska delas mellan olika personer som ska signera och sedan ska de arkiveras enligt regler såsom GDPR, och när de gått ut ska de antingen förnyas eller destrueras.

På Iron Mountain har vi tipsen på hur du kan effektivisera företagets kontraktshantering. Vi har även ett flertal tjänster inom avtalshantering som ser till att alla era kontrakt alltid är up-to-date och i säkert förvar enligt alla rådande lagar och regler.

Tips på hur ni effektiviserar er avtalshantering

1. Använd er av kontraktsmallar
   Ett första steg mot att effektivisera er avtalshantering är att använda er av mallar. Ta fram mallar för de kontrakt som ni vanligen använder, exempelvis anställningskontrakt, kundkontrakt och så vidare. Med kontraktmallar kan ni enkelt fylla i den efterfrågade informationen och behöver inte lägga tid på att skapa nya kontrakt varje gång.
2. Samla all er avtalshantering på ett ställe
   Genom att använda er av molnet för er avtalshantering är alla era kontrakt samlade på ett enda ställe och alla som behöver kan enkelt få åtkomst till dem. Detta snabbar på era arbetsprocesser och gör att er avtalshantering kan fungera effektivt. Du får en god översikt över alla era kontrakt och kan hantera dokumenten genom hela dess livscykel.
3. Skapa en process för säker delning av kontrakt
   Kontrakt och avtal innehåller ofta känslig information som ska delas mellan olika personer både internt och externt. Som företag behöver ni sätta upp processer och riktlinjer för hur ni ska dela denna informationen på ett säkert sätt. Har ni ett system för kontraktshantering kan ni sätta behörigheter på kontrakten och sedan dela dessa med de som är behöriga, oavsett var i världen ni befinner er.
4. Använd er av elektronisk signering
   Elektronisk signering är en smidig lösning som innebär att ni kan signera kontrakt på distans. Detta förkortar era svarstider och allt sparas digitalt så det inte finns någon risk för att kontrakten ska försvinna eller förstöras. Detta är en säker lösning som är lika juridiskt bindande som ett fysiskt kontrakt.
5. Automatisera er kontraktshantering
   Vårt sista tips för att effektivisera er kontraktshantering är att automatisera. Automatisering av kontraktshantering innebär att repetitiva och rutinsenliga uppgifter sköts automatiskt med hjälp av Robotic Process Automation (RPA). Exempelvis framtagning av kontrakt och kontroll av att all information är korrekt ifylld.

Iron Mountain hjälper er med kontraktshantering

Med Iron Mountains tjänst automatisering av kontraktshantering kan du enkelt få full koll på alla företagets kontrakt. Allt samlas på ett enda ställe där de förvaras säkert och tryggt enligt konstens alla regler. Du kan snabbt dela kontrakt med den som behöver tillgång till det vilket snabbar på era arbetsprocesser. Kontrakten kontrolleras automatiskt så att alla uppgifter är korrekt ifyllda och ingen viktig information saknas. Dessutom kan du får notiser om när kontrakt håller på att gå ut och behöver förnyas eller destrueras.

Ni får en effektiv kontraktshantering med genomgående hög kvalitet på alla företagets kontrakt. De är dessutom lagrade säkert och du behöver inte själv ha koll på alla rådande lagar och regler såsom GDPR. Risken för mänskliga fel minskas samt att ni kan öka er effektivitet eftersom personalen kan fokusera på annat än just kontraktshantering.

Vill du få fler tips på hur ni kan effektivisera er kontraktshantering eller veta mer om hur vi på Iron Mountain kan hjälpa er? Kontakta oss idag!