1. Omdirigering av post
Ni omdirigerar er post till oss påIron Mountain som digitaliserar den.Posten lämnar aldrig Iron Mountains spårbarhetskedja.
Digital posthantering
Med digital posthantering kan du enkelt och smidigt hantera all företagets post som blir tillgänglig för dig digitalt på ett och samma ställe.
Kontakta ossDigital posthantering
Så här fungerar vår tjänst för digital posthantering
Vår digitala postservice är säker och enkel att hantera för att allt med din post ska gå så smidigt som möjligt. Så här fungerar det:
2. Mottagande av post
Vårt expertteam tar emot och öppnar erfysiska post på en av våra säkra anläggningar.
3. Skanning och indexering
Vi skannar och indexerar posten med OCR-teknik och gör den tillgänglig digitalt i en elektronisk brevlåda. Nyckelord fångas automatiskt upp så att de digitala
kopiorna kan dirigeras till rätt mottagare. Nyckelord bestäms av er och kan enkelt
ändras. Er elektroniska information krypteras under hela processen i ett säkert nätverk.
4. Rollbaserad åtkomst
Ni kontrollerar vem den slutgiltiga mottagaren är med hjälp av rollbaserade behörigheter, som säkerställer att bara rätt användare har åtkomst till er digitala post.
5. Flexibel åtkomst till er digitala post
Du når er digitala post dygnet runt oavsett om du arbetar från kontoret eller någon annanstans.
6. Posthantering efter digitalisering
Efter digitaliseringen kan ni välja vad ni vill göra med pappersposten; få den returnerad, lagra den eller makulera den på ett säkert sätt.
- 75%
Av organisationerna rapporterar problem med att få rätt information till rätt person
(Source: AIIM report, Implementing a Digital Workforce)
En elektronisk brevlåda är ett steg mot en pappersfri arbetsplats
Många organisationer strävar efter att bli en pappersfri arbetsplats både för miljöns skull och för att effektivisera arbetsprocesser. Men när den fysiska företagsposten fortsätter strömma in till kontoret kan pappersfrihet kännas långt borta. Välj Iron Mountains digitala posthantering och ta första steget mot att eliminera de fysiska papprena på arbetsplatsen.
Genom att automatisera er posthantering får du full kontroll på er post. Vi lägger in er fysiska post i vårt automatiserade posthanteringssystem och du kan sedan sköta både den fysiska posten och den digitala i er elektroniska brevlåda som ni får tillgång till i vår programvara. Du får full överblick och kan effektivt söka, hantera och dela posten på ett säkert sätt utan att behöva hantera ett enda fysiskt papper.
Med Iron Mountains posthanteringstjänst kan du:
Du kan vinna mycket på att få all post för företaget digitalt. Här är några av fördelarna med att ha en elektronisk brevlåda där ni samlar både er inskannade fysiska post och digitala post:
Bli pappersfri
Genom att konvertera all fysisk företagspost till att bli digital kan ni slippa hålla på med tråkigt pappersarbete. Ni sparar tid och kan enkelt dela posten med de på företaget som berörs.
Allt på samma ställe
Med digital posthantering samlar ni all post på ett och samma ställe och riskerar inte att missa någon viktig information.
Sök snabbt
Tack vare att vi använder oss av optisk igenkänningsteknik (OCR) blir allt innehåll i din post sökbart både via text och index. Ni kan snabbt söka efter specifik information eller specifika dokument.
Skydda informationen
Hos oss skyddas alltid er information med högsta säkerhet. När posten blir digital krypteras den och överförs till ett säkert nätverk med begränsad åtkomst.
Automatisera arbetsflöden
Genom att minska manuellt arbete med er posthantering och automatisera era arbetsflöden frigörs värdefull tid, som ni istället kan lägga på er kärnverksamhet.
Bättre spårbarhet och kontroll
Med digital brevlåda för företag blir det enklare att spåra posten, vilket bidrar till bättre kontroll och hantering av dokumentflöden.
Relaterade resurser
Visa alla resurserVisa alla resurser
Digitala postrum spelar en framträdande roll i dessa branscher:
Vanliga frågor
Hur säkerställer Iron Mountain att posten dirigeras till rätt mottagare?
Varje användare tilldelas en användargrupp, och användargrupperna sammanställs med säkerhetsregler för att säkerställa att posten dirigeras till rätt personer. Iron Mountains implementeringsteam ser till att rätt roller och säkerhetslösningar för er verksamhet finns implementerade för att upprätthålla datasäkerhet och integritet.
Vem har tillgång till min post?
Iron Mountains implementeringsteam kommer att besöka er för att lära sig hur posten ska hanteras inom just er verksamhet: efter avdelning, våning, individ osv.
Iron Mountain implementerar sedan era användare, användargrupper och säkerhetsregler för att säkerställa att rätt personer har tillgång till posten. Många verksamheter väljer också att ha en administratör som kan uppdatera denna hierarki om mottagaren till exempel inte är på kontoret och tillfälligt behöver omdirigera sin post.
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Vad händer efter att den har digitaliserats?
Välj mellan flera alternativ för er fysiska post:
- Den returneras till er
- Den lagras i ett av Iron Mountains lagringscenter
- Den makuleras på ett säkert sätt
Kontakta oss
Kontakta oss
Fyll i detta formulär för att komma i kontakt med en av Iron Mountains experter inom en arbetsdag.
Logga in och betala faktura
Logga in på ditt konto eller lär dig hur du skapar ett.
Kundservice
Vårt team på kundservice kan hjälpa dig att snabbt få svar på dina frågor.
Ring säljavdelningen
Kontakta en av våra kunniga representanter för att få hjälp med att hitta en lösning som passar just dina behov.