Spara värdefull tid - digitalisera det gamla arkivet och effektivisera ditt företags arbetsprocesser

Företag och organisationer lagrar idag majoriteten av sin dokumentation digitalt och har en digitaliserad process för dokument som skapas i nutid, såsom HR-akter, kontrakt, fakturor och andra viktiga dokument. Men ett stort problem kvarstår - det gamla arkivet!

Det är inte ovanligt att företag har lådor med hundratusentals pappersdokument bevarade i sina arkiv. Är du på jakt efter ett specifikt dokument är det en tidskrävande process att hitta rätt och du måste vara fysiskt på plats för att komma åt den information du behöver. Genom att konvertera ert pappersarkiv till digitalt format kan ni effektivisera processer och säkerställa enkel åtkomst till viktiga dokument.

Nyttja värdet av ert arkiv

Organisationer som bättre utvinner, tillämpar och skapar värde från sin information får tydliga affärsfördelar. Men enligt en undersökning ger nästan hälften av de tillfrågade på HR-avdelningen (48%) deras organisations informationshantering ett betyg på 3 eller mindre på en 5-gradig skala. Undersökningen visar att informationstillgänglighet och möjligheten att spåra och granska information är två viktiga komponenter för bra informationshantering och är därmed något som många organisationer behöver förbättra. Ett steg mot detta är att digitalisera ert gamla arkiv.

Med Iron Mountains lösning Dokumentskanning och digital arkivering kan ni samla all er dokumentation på ett och samma ställe. Vi skannar ert befintliga arkiv och gör dokumenten tillgängliga för er digitalt, antingen i vårt system eller i ert egna om ni så önskar. All information som finns i ert arkiv blir nu sökbar och du kan snabbt och effektivt hitta precis det du behöver. Du kan dessutom enkelt dela informationen med kollegor, kunder eller andra intressenter som behöver tillgång till den på en gång. Med effektiva arbetsflöden vinner ni värdefull tid som ni kan lägga på er kärnverksamhet.

Fördelar med digital arkivering

• Tillgänglighet - Ett digitalt arkiv gör det möjligt att komma åt information och dokument från var som helst i världen, när som helst. I dagens arbetskultur där allt fler jobbar på distans är detta en förutsättning.
• Sökbarhet - Digitala dokument kan enkelt sökas igenom, vilket gör det snabbt och enkelt att hitta specifik information. Vi använder oss bland annat av OCR skanning för att göra ert gamla arkiv digitalt och sökbart.
• Minskat behov av utrymme - Digital lagring av ert arkiv tar upp betydligt mindre fysiskt utrymme än traditionella pappersarkiv. Detta frigör värdefullt kontorsutrymme och minskar kostnaden för fysisk lagring.
• Skalbarhet - Digitala arkiv kan lätt anpassas och skalas upp för att möta era växande behov. Vi skräddarsyr en lösning efter hur ert arkiv ser ut.
• Hållbarhet - Att minska användningen av papper bidrar till en mer hållbar miljö och ni kan ta ett viktigt steg mot att bli ett mer hållbart företag.

Säker informationshantering enligt GDPR

Säkerhet är av yttersta vikt för många verksamheter när det kommer till informationshantering. Detta gäller bland annat organisationer inom finans, försäkring, juridik och sjukvård samt HR-avdelningar som ofta hanterar känslig och sekretessbelagd information. Exempelvis måste avtal och dokument som innehåller personuppgifter sparas på ett säkert sätt för att skyddas mot förlust eller obehörig åtkomst enligt GDPR. Tar ni inte de åtgärder som krävs för att skydda informationen kan ni få böter på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av er omsättning.

Vi anpassar vår tjänst Dokumentskanning och digital arkivering efter just ditt företags behov. Vår personal kommer ut till ert kontor för en fullständig genomgång av ert arkiv, och tillsammans med er kommer vi fram till vad som ska digitaliseras och vad som kan destrueras. Vi kan därefter ta med oss materialet, destruera det som inte behöver sparas, och skanna in det som ska arkiveras digitalt. Ni får därmed ökad kontroll och ett säkert digitalt arkiv som efterlever befintliga lagar och regler.

Nya tider kräver nya arbetssätt

När Coronapandemin kom fick vi alla anpassa oss och hitta nya sätt att arbeta på. Numera är en hybrid arbetsplats det nya normala och organisationer behöver ställa om för att anställda ska kunna arbeta både från kontoret och hemifrån.

När ert arkiv finns tillgängligt digitalt kan även personal som jobbar på distans komma åt den information de behöver, vilket är viktigt för att kunna få produktiva arbetsflöden. Vill du göra mer för att anpassa din verksamhet till en hybrid arbetsmodell? Med Iron Mountains tjänst Clean Start kan vi optimera ert kontor utifrån dagens behov. Våra experter kommer ut till er och kollar på hur ni använder era lokaler idag för att hitta förbättringar. Vi kommer med konkreta förslag på digitala och fysiska åtgärder som leder till besparingar och en effektivare arbetsplats.

Vill du veta mer om Iron Mountain och våra tjänster? Kontakta oss idag!