Digitalisera hanteringen av fysisk post – och kapa kostnader

Posthantering i stora organisationer kan kräva stora resurser. Genom att digitalisera arbetet kan detta minimeras – samtidigt som hanteringen blir säkrare och effektivare. – Vår lösning kan leda till betydande besparingar, säger Christofer Bjelvenius, Business Development Manager på Iron Mountain.

Posthantering i stora organisationer kan kräva stora resurser. Genom att digitalisera arbetet kan detta minimeras – samtidigt som hanteringen blir säkrare och effektivare. – Vår lösning kan leda till betydande besparingar, säger Christofer Bjelvenius, Business Development Manager på Iron Mountain.

I dagens digitala värld, där många arbetar på distans, har hanteringen av fysisk post blivit ett udda inslag i arbetsflödet. Många medarbetare är inte tillgängliga på sina vanliga arbetsplatser i samma utsträckning som förr – och kan därför missa viktig post som anländer. Det kan till exempel röra sig om post från regulatoriska myndigheter som kräver åtgärder inom verksamheten, vilket kan resultera i böter eller andra sanktioner om ingen i organisationen öppnar och hanterar posten.

Fysisk posthantering är en arbetsintensiv process

Traditionell posthantering är en relativt arbetsintensiv och manuell arbetsprocess som driver upp personalkostnader och lokalhyror. I stora organisationer kan dessa kostnader bli betydande. Genom att minimera tiden som läggs på pappersarbete i din organisation och se till att dina anställda istället kan fokusera på kärnaktiviteterna i ditt företag kan ni effektivisera era arbetsflöden och minska era kostnader.

Iron Mountains digitala posthanteringstjänst är en prenumerationslösning som hjälper dig att eliminera papper. När du omdirigerar din post till Iron Mountain, tar vårt expertteam emot och öppnar din post på våra säkra anläggningar. Den fysiska posten skannas in och görs tillgänglig i ett digitalt posthanteringssystem som fördelar dokumenten till rätt avdelning och rätt användare.

– Man ställer bara om sin post att gå till oss så att vi kan öppna och digitalisera den. Om det saknas en personlig mottagare kan vårt system tolka innehållet och skicka det till rätt avdelning, där det kan göras tillgänglig för flera personer, säger Christofer Bjelvenius.

Slipp onödig post

För att undvika onödig post, som reklamutskick eller tjocka produktkataloger, upprättas instruktioner mellan Iron Mountain och dig om exakt vilken typ av post som ska hanteras. Vi är en global aktör, vars posthanteringstjänst är SaaS-baserad. Den är därmed enkelt skalbar om ni är verksamma på flera marknader. Det går också att skapa en hybrid posthanteringslösning, där befintlig inkommande e-post som skickas till organisationens allmänna e-postadress, kan integreras i systemet. – Vårt digitala posthanteringssystem löser många konkreta utmaningar, avslutar Christofer Bjelvenius.

Fördelar med Iron Mountains posthanteringstjänst

Med Iron Mountains Digitala Posthanteringstjänst kan du:

• Enkelt och snabbt söka i din e-post via en central säker plats.
• Reducera tiden och ansträngningen som du spenderar på att söka efter det du behöver.
• Hantera förutsägbara kostnader genom vår prenumerationstjänst.
• Utnyttja vår 70+ åriga erfarenhet av informationssäkerhet och sekretess.

Kontakta oss för mer information

Vill du veta mer om vår digitala posthanteringstjänst och hur vi kan hjälpa ditt företag få en tydlig överblick över era informationstillgångar? Kontakta oss!