Tjänster för bättre hantering av information om patienter, inventarier och fastigheter

Industry

Privata vårdföretag

Utmaningar

Förutom central arkivering av dokument och digitala lösningar behövde Praktikertjänst hjälp med säker återvinning av dess gamla IT-utrustning. De behövde även hjälp med en skräddarsydd helhetslösning för hantering av arkiv och inventarier för att bidra till enklare och snabbare stängning av kliniker över hela Sverige.

Lösningen

Genom att använda flera samverkande tjänster från Iron Mountain uppnås säker hantering, snabbare nedstängning av kliniker och regelefterlevnad. Det inbegriper arkivering av dokument utanför de egna lokalerna, skanning och digitalisering av dokument på begäran, samt återvinning och återbruk av IT-utrustning (ITAD, IT asset disposition) och övriga inventarier.

Värde

• Avsevärt mer tid för vårdpersonal att träffa patienter
• Fullständigt säker kassering av kontorsutrustning och medicinsk utrustning
• Full spårbarhet av information, samt minskat koldioxidavtryck tack vare användning av Iron Mountains ITAD-tjänst
• Leverans samma arbetsdag, eller nästa, av begärda handlingar

Säkerställer snabb och säker åtkomst till dokument som patientjournaler

Efter att ha varit verksamma i över 60 år är Praktikertjänst Sveriges största och äldsta privata vårdföretag. Företaget ägs av dess läkare, tandläkare, tandtekniker tandhygienister fysioterapeuter, sjuksköterskor, barnmorskor, kiropraktiker, psykologer och terapeuter. Som delägare är de också anställda I företaget och driver en mottagning inom tandvård eller hälso- och sjukvård.

Praktikertjänst är beroende av effektiv delning av information. Informationen måste lagras på ett säkert sätt, samtidigt som det ska vara enkelt att få tillgång till den vid behov.

“I vårt arkiv finns patientjournaler, ekonomiska dokument, kontrakt och information om personal”, säger Sofie Lindberg, koordinator på Praktikertjänst. “Juridiskt har vi i de flesta fall något av kraven sju år och för alltid, vad gäller lagring.”

Säker återvinning av gammal IT-utrustning

Som de flesta stora och geografiskt spridda organisationer med proaktiva strategier för lokaler behöver Praktikertjänst återkommande hantera kontorsflyttar och stängningar av kliniker. Det medför utmaningar med att destruera gammal IT-utrustning på ett säkert sätt.

“Alla kliniker anlitade tidigare olika företag för att tömma kontor och slänga persondatorer, skrivare och annan utrustning. Det blev dyrt och svårt att kontrollera”, sager Sofie Lindberg. “Inget företag, speciellt inte vårdföretag, kan riskera att IT-utrustning med känsliga data hamnar på soptippen.”

Iron Mountain har haft en relation med Praktikertjänst I cirka 20 år. Under den tiden har Iron Mountain optimerat arkivering, introducerat digitala dokument och nyligen även minskat risker med hantering av IT-utrustning.

Utlokaliserad hantering av dokument och inläsning på begäran

Iron Mountain har hjälpt Praktikertjänst att formulera en digital helhetsstrategi för central och digitaliserad hantering av pappersdokument. Det utlokaliserade arkivet är ungefär 2 400 kvadratmeter stort. Med det tillhandahålls en komplett uppsättning tjänster, vilket inkluderar att samla in, transportera, skanna och destruera dokument. Specialister hämtar pappersdokument från kontoren, indexerar dem och förser dem med unika streckkoder för att säkerställa spårbarhet.

Om ett dokument efterfrågas lägger medarbetare på Praktikertjänst en beställning på Iron Mountains webbportal ReQuest web. Dokumentet levereras nästa arbetsdag, eller samma arbetsdag om det är ett brådskande ärende. Det går även att begära att dokumentet ska skannas. “Det är en väldigt enkel process”, säger Sofie Lindberg. “Iron Mountain skickar skannade dokument som komprimerade PDF-filer med säker, krypterad mejl.”

Säker kassering av IT-utrustning

Med tjänsten ITAD tas gammal och uttjänt IT-utrustning om hand, vilket innefattar tydlig registrering av hur enskilda enheter hanteras under hela processen. All känslig information som finns raderas säkert och effektivt. De elektronikdelar som fortsatt har ett värde ges ett nytt liv genom återförsäljning och återbruk till nya användare. På detta vis tar Praktikertjänst ansvar för klimatet, med radikalt minskade klimatutsläpp och når sina hållbarhetsmål.

Förutom att bistå med rådgivning och planering för att stänga kliniker, kan Iron Mountains experter montera ned möbler och medicinsk utrustning. Det görs på ett säkert sätt vad gäller förpackning och spårbarhet. De transporterar bort allt från en klinik som ska stängas, samt ombesörjer bortskänkning eller säker förstöring. En del utrustning förvaras även på ett säkert sätt i Iron Mountains lagerlokaler.

“Tidigare hanterade våra kliniker själva arbetet med att tömma kontor, vilket inte fungerade lika bra som att använda ITAD”, säger Sofie Lindberg. “De stora fördelarna nu är central kontroll och enkelhet.”