ความสำคัญของกระบวนการ Digitization และระบบ e-office สำหรับองค์กร

ในยุคดิจิทัลที่เทคโนโลยีก้าวหน้าอย่างรวดเร็ว การนำกระบวนการ digitization และระบบ e-office มาใช้ในองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน ประหยัดเวลา และสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ องค์กรที่สามารถนำกระบวนการเหล่านี้มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะได้รับประโยชน์มากมาย ดังนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน
   การนำกระบวนการ digitization มาใช้ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ลดการใช้เอกสารกระดาษ เปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัล ช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้รวดเร็ว ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและสามารถทำงานร่วมกันได้สะดวกยิ่งขึ้น ระบบ e-office หรือสำนักงานเสมือนจะช่วยให้สามารถจัดการเอกสาร อนุมัติเอกสาร ติดตามงาน สื่อสารและประชุมออนไลน์ ซึ่งช่วยประหยัดเวลา ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมขององค์กร
2. ลดต้นทุน
   การใช้ระบบ e-office ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร เช่น ค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าขนส่ง ค่าจัดเก็บเอกสาร ช่วยให้ประหยัดทรัพยากรและพื้นที่ในการจัดเก็บ
3. เพิ่มความคล่องตัว
   การ digitization จะช่วยให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ต่างๆ เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต และสมาร์ทโฟน ระบบ e-office ช่วยให้สามารถทำงานได้ทุกที่ทุกเวลา โดยไม่ต้องจำกัดอยู่ที่ออฟฟิศ ซึ่งช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานและทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
4. เพิ่มความปลอดภัย
   การ Digitization ช่วยปกป้องข้อมูลให้ปลอดภัยจากการสูญหาย ถูกทำลาย หรือถูกขโมย ระบบ e-office ช่วยให้สามารถควบคุมการเข้าถึงข้อมูล ติดตามการใช้งาน และจัดการความเสี่ยงด้านความปลอดภัยข้อมูล ซึ่งช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้แก่ข้อมูลขององค์กร
5. เพิ่มการตัดสินใจ
   การ digitization ช่วยให้สามารถรวบรวม วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ e-office ช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าของงาน วัดผลประสิทธิภาพการทำงาน และระบุจุดอ่อนขององค์กร ซึ่งช่วยให้ผู้บริหารสามารถปรับปรุงการทำงานขององค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. เพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน
   องค์กรที่สามารถนำกระบวนการ digitization และระบบ e-office มาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดต้นทุน เพิ่มความคล่องตัว เพิ่มความปลอดภัย และเพิ่มการตัดสินใจ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมีขีดความสามารถในการแข่งขันสูงขึ้นและสามารถประสบความสำเร็จในยุคดิจิทัล

กระบวนการ Digitization คืออะไร?

Digitization หรือ ดิจิไทซ์ คือ กระบวนการแปลงข้อมูลจากรูปแบบแอนะล็อก เช่น เอกสารกระดาษ รูปภาพ เสียง วิดีโอ ให้กลายเป็นรูปแบบดิจิทัลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ข้อมูลดิจิทัลนี้สามารถจัดเก็บ ค้นหา วิเคราะห์ และประมวลผลได้ง่ายกว่าข้อมูลแบบแอนะล็อก ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ การเข้าถึงข้อมูล และสร้างโอกาสใหม่ๆ ให้กับธุรกิจ

วิธีการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างถูกต้อง 

“สำนักงานเสมือน” หรือระบบ e-office คือ สิ่งที่ตอบโจทย์ธุรกิจยุคใหม่ ช่วยให้คุณมีที่อยู่ทางธุรกิจที่ดูเป็นมืออาชีพ สามารถบริหารจัดการธุรกิจได้จากทุกที่ โดยไม่จำเป็นต้องมีออฟฟิศประจำ

ในขณะที่โลกธุรกิจพูดถึงการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลหรือการทำ digitization มาระยะหนึ่งแล้ว ก่อนการแพร่ระบาดของโรค ก็มักจะเป็นการสนทนาที่ขับเคลื่อนด้วยเทคโนโลยีซึ่งมุ่งเน้นที่วิธีต่างๆ ในการใช้คลาวด์ โทรศัพท์มือถือ วิดีโอ และตัวเลือกอื่นๆ เพื่อทำงานร่วมกันทางออนไลน์และปรับปรุงเวิร์กโฟลว์.

ในปีที่ผ่านมา เราทุกคนได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับสิ่งสำคัญในการทำงานให้สำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นการตอบสนองความต้องการของลูกค้าหรือการติดต่อกับเพื่อนร่วมงานทางออนไลน์ ดังนั้น เราจึงมั่นใจที่จะบอกว่าสำนักงานเสมือนของเราเข้าใกล้ความเป็นจริงมากขึ้น

หลังจากการแพร่ระบาดของโรค เราจะยังคงประมวลผลสิ่งที่เราได้เรียนรู้ต่อไป เราไม่ได้เพียงแค่พลิกฟื้นสถานการณ์กลับมาเป็น “ธุรกิจอย่างเคย” แต่เราจะกลับมาเป็นสำนักงานที่แตกต่างจากเดิม.

การเพิ่มความพยายามในการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล

ข้อมูลยืนยันสิ่งนี้ จากผลการสำรวจของ IDG ที่จัดทำขึ้นให้แก่ Iron Mountain บริษัทโดยเฉลี่ยรายงานว่ามีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน 2-3 ครั้งซึ่งอยู่ในช่วงก่อนเกิดโควิด-19 ตอนนี้จำนวนนั้นเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า.

มีหลายปัจจัยที่ขับเคลื่อนให้เกิดการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงาน:

• ก่อนการแพร่ระบาดของโรค แม้นโยบายการทำงานจากที่บ้านจะเป็นที่นิยม แต่ก็เกิดขึ้นได้ยาก นี่เป็นนโยบายที่ไม่เป็นทางการและบังคับใช้เป็นบางครั้งบางคราวจนธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ได้เตรียมพร้อมเมื่อจู่ๆ ก็กลายเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อความอยู่รอดของบริษัท ซึ่งเป็นความผิดพลาดที่คงไม่เกิดขึ้นซ้ำรอยเดิม
• มีการปรับเปลี่ยนสำนักงานใหม่ให้เป็นระบบ e-office เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นมากขึ้น รองรับการทำงานร่วมกัน และสามารถสนับสนุนการเว้นระยะห่างทางสังคมอย่างเหมาะสม
• กระบวนการทางธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกระบวนการที่ใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ จะได้รับการปรับปรุงใหม่.

เทคโนโลยียังคงกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงมากมาย โดยเฉพาะการเปลี่ยนแปลงไปตามรุ่นวัย สำหรับคนรุ่นมิลเลนเนียลส่วนใหญ่ (ปัจจุบันคือกลุ่มแรงงานที่ใหญ่ที่สุดของสหรัฐอเมริกา) โลกแห่งการทำงานที่ยึดหลักการทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกอุปกรณ์นั้นอยู่มานานเกินไปแล้ว.

อุปสรรคต่อการเข้าถึงข้อมูล

การตระหนักถึงความจริงเกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนเป็นสำนักงานดิจิทัลหรือสำนักงานเสมือนยังหมายรวมถึงการตระหนักถึงความจริงเกี่ยวกับอุปสรรคต่างๆ เช่น การเข้าถึงข้อมูล เป็นต้น การทำให้พนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านได้สะดวก หรือความพยายามที่จะปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ จะเป็นจริงได้ถ้าข้อมูลที่จำเป็นสามารถเข้าถึงได้ง่าย แต่น่าเสียดายที่ธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันยังทำไม่ได้

ลองคิดถึงเอกสารแบบกระดาษทั้งหมดที่บรรจุอยู่ในตู้เก็บเอกสาร เพราะอยู่ในรูปแบบกระดาษ จึงไม่สามารถแบ่งปันได้ง่ายๆ แถมยังกินพื้นที่อันมีค่าด้วย ไม่มีใครรู้จริงๆ ว่ามีเนื้อหาอะไรอยู่ข้างใน และการค้นหาต้องใช้เวลานานและมีราคาแพง.

ในทางตรงกันข้าม ความพยายามสู่วิถี “ไร้กระดาษ” แม้เป็นกลยุทธ์ แต่ประสบความสำเร็จไม่บ่อยนัก ข้อมูลทางธุรกิจจำนวนมากยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลที่มีการกำกับดูแลอย่างดี เช่น บริการสุขภาพ การเงิน หรือกฎหมาย และหลายคน รวมถึงคนรุ่นมิลเลนเนียลทั้งหลาย มักจะชอบทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษ.

หลายบริษัทเริ่มดำเนินการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลด้วยตัวเอง กลับพบว่ากระบวนการนี้ยากและหนักหนาสาหัสเกินกว่าที่คาดการณ์ไว้.

คุณจะเริ่มต้นที่ใด กับทุกอย่างที่อยู่ในแฟ้มเอกสาร จากกลุ่มเอกสารที่เลือก หรือกับทุกอย่างตั้งแต่วันนี้เป็นต้นไป.

การสแกนใช้เวลานาน และเมื่อไม่ทำอย่างระมัดระวัง จะเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ข้อผิดพลาดเพียงครั้งเดียวก็ทำให้เอกสารสำคัญมีปัญหาได้.

หลายองค์กรเริ่มดำเนินการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลแบบเฉพาะกิจ กลับลงเอยด้วยคลังเก็บข้อมูลดิจิทัลเฉพาะตัวจำนวนมากที่กระจายอยู่ในหลายแผนก สิ่งนี้ทำให้พลาดเป้าหมายหลักของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลโดยสมบูรณ์ นั่นคือ การมองเห็นแบบรวมศูนย์และการเข้าถึงได้ง่าย

การแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จมักต้องมีการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมเกือบทุกครั้ง หากสิ่งนี้ไม่เกิดขึ้น คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในโลกที่เลวร้ายที่สุด อย่างเช่น แปลงเอกสารจำนวนมากเป็นดิจิทัล แต่กลับพบว่ามีคนพิมพ์ออกมาให้แล้วหลังจากที่สแกนไปแล้ว

หกประเด็นสำคัญเพื่อการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างถูกต้อง

Iron Mountain ทำงานร่วมกับบริษัททุกขนาดทั่วโลกเพื่อช่วยให้พวกเขาแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลอย่างถูกต้อง นี่คือหกสิ่งสำคัญที่เราได้เรียนรู้ระหว่างกระบวนการ:

1. มองเป้าหมาย: เป้าหมายของคุณไม่ได้มีแค่การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล แต่คือการทำให้ข้อมูลสำคัญสามารถเข้าถึงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ด้วยวิธีที่ปลอดภัยและคุ้มค่า

2. ใช้แนวทางแบบองค์รวม: การสแกนเป็นเพียงขั้นตอนแรก คุณยังต้องคำนึงถึงพื้นที่เก็บข้อมูล การรักษาความปลอดภัย และการทำลายข้อมูลที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป (สิ่งที่อยู่ภายในแฟ้มเอกสารและในอุปกรณ์) อย่างปลอดภัย สิ่งสุดท้ายมักถูกมองข้าม แต่ก็สำคัญต่อการจัดการสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จ และลดความเสี่ยงในการโดนโจรกรรมข้อมูลและปัญหาด้านการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับ การระบุสิ่งที่จำเป็นและสิ่งที่ไม่จำเป็นจะช่วยเฉพาะในเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติเท่านั้น ธุรกิจต่างๆ สามารถรวมข้อมูลอภิพันธุ์และบังคับใช้ระเบียบข้อบังคับในการเก็บรักษาข้อมูลได้ง่ายยิ่งขึ้น

3. มุ่งเน้นการลดใช้ (ไม่กำจัด) กระดาษ: วิถีไร้กระดาษโดยสิ้นเชิงคือเป้าหมายอันสูงส่ง ซึ่งประสบความสำเร็จไม่ได้ง่ายๆ และยากเกินกว่าจะบรรลุ แนวทางที่ดีกว่าคือการยอมรับว่าบางอย่างจะเป็นดิจิทัล บางอย่างยังคงเป็นกระดาษ และแสวงหาทุกโอกาสเพื่อลดการใช้กระดาษ:

• ข้อมูลปัจจุบันใดบ้างที่ตอนนี้อยู่ในรูปแบบกระดาษแล้วสามารถรับมาในระบบดิจิทัลหรือแปลงเป็นดิจิทัลได้อย่างง่ายๆ
• กระบวนการใดบ้างที่สามารถเปลี่ยนแปลงเพื่อป้องกันไม่ให้ใช้กระดาษโดยไม่จำเป็น
• ขั้นตอนใดบ้างที่สามารถเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมส่วนตัวและทำให้คนใช้กระดาษน้อยลง

4. มองข้ามการสแกนไปที่การเก็บข้อมูล: เพื่อให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น คุณต้องคิดให้ไกลกว่าการแปลงแฟ้มเอกสารแบบกระดาษเป็นดิจิทัล:

• การเก็บเอกสารในตู้เก็บเอกสารดูเหมือนง่ายและราคาไม่แพงในตอนแรก จนกระทั่งปัญหาและงบเริ่มบานปลาย เช่นเดียวกับตู้ล็อกเกอร์นอกองค์กร หรือกองดีวีดีและฮาร์ดไดรฟ์ที่ไว้เก็บข้อมูลดิจิทัล วิธีการเหล่านี้ใช้ได้ระยะหนึ่ง แต่ไม่สามารถเปลี่ยนสเกลหรือทำให้ค้นหาเจอได้ง่าย องค์กรที่ต้องการพื้นที่เก็บข้อมูลอย่างจริงจัง สุดท้ายก็จบที่ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบุคคลที่สาม
• ในโลกปัจจุบันแห่งการทำงานร่วมกันและการทำงานทางไกล การเก็บข้อมูลบนคลาวด์กลายเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม อย่าลืมสร้างสมดุลความต้องการของคุณระหว่างพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ระยะสั้นที่เข้าถึงได้ง่าย (แต่ค่อนข้างแพง) เทียบกับตัวเลือกระยะยาวที่คุ้มค่า เช่น พื้นที่เก็บเทปบนคลาวด์
• พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาว์ที่มีเทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ทำให้สามารถค้นหาเนื้อหาของเอกสาร (ในแฟ้มเอกสารประเภทต่างๆ มากมาย) ได้อย่างสมบูรณ์ด้วยข้อความหรือดัชนี

5. รักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัย: ข้อมูลเป็นสินค้าที่มีค่าสำหรับอาชญากร ทั้งในแง่ของมูลค่าที่แท้จริง (เช่น รายละเอียดบัตรเครดิตส่วนบุคคล) หรือความสามารถในการปิดการดำเนินการโดยบล็อกการเข้าถึงข้อมูล (เช่น แรนซัมแวร์) อาชญากรรมไซเบอร์เพิ่มขึ้นอย่างมากในช่วงการแพร่ระบาดของโรค และบันทึกข้อมูลที่เป็นกระดาษเพียงอย่างเดียวทำให้เกิดการละเมิดข้อมูลจำนวนมาก เพื่อช่วยป้องกันปัญหาด้านการรักษาความปลอดภัย โปรดดูที่:

• การเข้ารหัส: ทำให้แฟ้มเอกสารของคุณอ่านไม่ได้เมื่อไม่มีคีย์ที่คุณเป็นเจ้าของและจัดการ ทั้งในพื้นที่เก็บข้อมูลและระหว่างการส่งผ่านข้อมูล
• สิทธิ์อนุญาตตามบทบาท: ดูแลให้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้ในเวลาที่ต้องการ
• ห่วงโซ่การคุ้มครองพยานหลักฐาน: เป็นคำศัพท์ทางกฎหมาย แต่มีความสำคัญ หากคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแล คุณจะต้องกำหนดว่าสินทรัพย์ที่จับต้องได้และสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณอยู่ที่ใดตลอดเวลา

6. รู้คุณค่า: การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลเป็นงานใหญ่ที่ให้ผลตอบแทนคุ้มค่าในท้ายที่สุด วิธีสำคัญๆ ที่ทำให้คุณมองเห็นผลตอบแทนจากการลงทุน ได้แก่:

• เวลาที่พนักงานใช้ในการค้นหาข้อมูลลดลง
• การจัดสรรพื้นที่ทำงานใหม่สำหรับเก็บข้อมูลโดยเฉพาะ ซึ่งช่วยลดต้นทุนของสำนักงานและ/หรือเพิ่มพื้นที่ว่างสำหรับกิจกรรมการสร้างรายได้
• การยกระดับกระบวนการทางธุรกิจโดยเลิกเก็บข้อมูลในรูปแบบกระดาษ (เช่น การเพิ่มยอดขายโดยลดความซับซ้อนของการเข้าถึงการประมาณต้นทุนงาน การเพิ่มกระแสเงินสดโดยแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล)

การแพร่ระบาดของโรคทำให้เราทุกคนต้องเปลี่ยนมุมมองเกี่ยวกับ “สำนักงานดิจิทัล” หรือ "ระบบ e-office" ในความเป็นจริง ในช่วงก่อนเกิดการแพร่ระบาดของโรค โอกาสที่ความพยายามในการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลจะบรรลุเป้าหมายนั้นค่อนข้างต่ำ ความเป็นจริงที่เผชิญและการเรียนรู้เชิงปฏิบัติที่ฉันสรุปไว้ที่นี่จะช่วยเปลี่ยนโอกาสเหล่านั้นให้ดีขึ้น.

Samantha Bullard เป็นผู้จัดการฝ่ายการตลาดพอร์ตโฟลิโอสำหรับ Global Digital Solutions ที่ Iron Mountain เธอให้ความสำคัญกับการแปลงข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล เวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติ การจัดประเภทเนื้อหา การกำกับดูแลข้อมูล และกฎความเป็นส่วนตัว โดยทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของ Iron Mountain อย่างใกล้ชิดเพื่อให้บริการสแกน การจัดทำดัชนี และการเก็บข้อมูลแก่บริษัททั่วโลก.