การส่งเสริมกิจกรรมเข้าถึงชุมชนทีละไฟล์

เมื่อโรงเรียน Davidson Colored School เกิดเหตุไฟไหม้ในช่วงต้นปี 1930s ครู Ada Jenkins ได้ปลุกระดมชุมชนมาช่วยระดมทุนในการสร้างอาคารเรียนอิฐหลังใหม่ หลังจากที่คุณนาย Jenkins เสียชีวิต ได้มีการเปลี่ยนชื่อโรงเรียนเป็นโรงเรียน Ada Jenkins และทำหน้าที่เป็นศูนย์การศึกษาสำหรับนักเรียนผิวดำใน Davidson จนกระทั่งเลิกแบ่งแยกสีผิวในปี 1966 ทุกวันนี้ ศูนย์ Ada Jenkins ยังคงสานต่อเจตนารมณ์ด้านการศึกษาและชุมชนด้วยการช่วยเหลือกลุ่มคนที่ต้องการความช่วยเหลือทั่วเมืองต่างๆ ในเขต Mecklenburg ทางเหนืออย่าง Cornelius, Davidson และ Huntersville ในรัฐนอร์ทแคโรไลนา ศูนย์แห่งนี้ทำงานเพื่อช่วยเหลือผู้คนให้เข้าถึงเสถียรภาพทางเศรษฐกิจผ่านกิจกรรมเข้าถึงชุมชน เช่น ความช่วยเหลือเพื่อการพัฒนาบุคลากร โอกาสทางการศึกษา และการแนะนำตัวเลือกที่อยู่อาศัยที่ปลอดภัยยิ่งขึ้น.

ในบรรดาบริการต่างๆ ที่มอบให้กับท้องถิ่นนั้น ศูนย์ Ada Jenkins ได้เสนอการรักษาพยาบาลให้กับสมาชิกในชุมชน ณ จุดหนึ่ง แต่เมื่อเกิดโรคโควิด-19 และคลินิกรักษาฟรีในบริเวณใกล้เคียงเสนอที่จะรับผู้ป่วยของศูนย์ ทางศูนย์จึงยุติงานบริการนั้น.

ความท้าทาย

แม้ว่าศูนย์ Ada Jenkins จะไม่ได้ให้บริการทางการแพทย์แก่ชุมชนอีกต่อไป แต่ก็ยังมีแฟ้มข้อมูลส่วนตัวของผู้ป่วยจำนวนมากที่เก็บไว้ในศูนย์ แพทย์ประจำท้องถิ่นมักจะยื่นขอการเข้าถึงเวชระเบียนเพื่อให้การดูแลเป็นไปอย่างต่อเนื่อง.

แต่ละครั้งที่แพทย์ พยาบาล หรือผู้ป่วยโทรหาศูนย์เพื่อขอไฟล์ ใครบางคนในทีมศูนย์ Ada Jenkins จำเป็นต้องค้นหาไฟล์ คัดลอก และส่งไปให้ สิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหาคอขวดสำหรับศูนย์ในฐานะตัวกลางระหว่างผู้ป่วยและเวชระเบียน.

อีกทั้ง ยังมาขัดขวางภาระหน้าที่ประจำวันของศูนย์และเบี่ยงเบนความสนใจจากงานรับใช้ชุมชน ดังนั้น ศูนย์จึงต้องการวิธีที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นในการค้นหาแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยอย่างรวดเร็วและแชร์อย่างปลอดภัยโดยไม่ต้องลงแรงมาก.

ในระหว่างการเยี่ยมชมสถานที่ Megan Cassidy พนักงานของ Iron Mountain สังเกตเห็นตู้เก็บเอกสารสูงจากพื้นจรดเพดานห้าตู้และถามถึงตู้เหล่านี้ Karen Martin ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาของศูนย์ Ada Jenkins กล่าวว่า “นั่นคือแฟ้มเอกสารแบบกระดาษหลายร้อยฉบับที่ต้องเก็บ แต่เราไม่รู้จะเอาอย่างไรดี” เธออธิบายว่าเมื่อคลินิกรักษาฟรีเสนอที่จะให้บริการลูกค้าของศูนย์ จึงมีการเก็บเวชระเบียนไว้ในตู้เหล่านั้นที่ส่วนใหญ่ไม่มีใครแตะต้องกลางโถงทางเดินหลัก.

วิธีแก้ปัญหา

“คุณเคยคิดที่จะแปลงไฟล์ทั้งหมดเหล่านี้เป็นดิจิทัลและกำจัดตู้ขนาดใหญ่เหล่านี้ไปพร้อมกันหรือไม่” Megan ถาม “นั่นคือสิ่งที่ Iron Mountain ทำ”.

เนื่องจาก Karen และทีมของเธอยุ่งอยู่กับการจัดการงานประจำวันของศูนย์ Megan จึงอยากช่วย เธอตัดสินใจติดต่อรองประธานของ Iron Mountain สองคน ได้แก่ Dale Lawing รองประธานอาวุโสและผู้จัดการทั่วไปประจำสหรัฐอเมริกา และ Ray Dunne รองประธานฝ่ายดิจิทัล BPO & Mortgage Solutions ประจำภาคสนาม เพื่อดูว่าพอมีทางที่ Iron Mountain สามารถตอบแทนทีมศูนย์ Ada Jenkins ได้หรือไม่ หลังจากนั้น Dale และ Ray ได้ติดต่อกับศูนย์ผ่าน Jim Bruhn หัวหน้าฝ่ายจัดการข้อมูลภาพของ Iron Mountain และต่อมา การแปลงแฟ้มข้อมูลผู้ป่วยเหล่านี้ในรูปแบบดิจิทัลก็ได้เริ่มต้นขึ้นอย่างเป็นทางการ