ผู้ให้บริการดูแลสุขภาพลดค่าใช้จ่ายและความเสี่ยงของการจัดเก็บบันทึกข้อมูลด้วย Smart Sort

เมื่อต้องจัดการกับบันทึกข้อมูล องค์กรดูแลสุขภาพหลายแห่งมักจะเก็บบันทึกข้อมูลไว้นานเกินกว่าที่กฎหมายกำหนดโดยไม่ตั้งใจบันทึกข้อมูลเหล่านี้ใช้พื้นที่อันมีค่าที่ควรจะใช้เพื่อการดูแลผู้ป่วย มีค่าใช้จ่ายเพิ่ม และทำให้เกิดความเสี่ยงด้านความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเมื่อเวลาผ่านไปก็ยากขึ้น (ถ้าไม่ใช่เป็นไปไม่ได้) ที่จะใช้นโยบายการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมและดำเนินการที่ป้องกันได้

มีหลายปัจจัยที่ทำให้เก็บเอกสารนานเกินไป แต่มีปัจจัยที่สำคัญ 3 ข้อคือ การมองเห็น ความซับซ้อน และทรัพยากรที่จำกัด

การมองเห็นและความสมบูรณ์ที่ไม่ชัดเจนของแฟ้มเอกสาร

หลายองค์กรเพียงแค่ขาดการมองเห็นที่จำเป็นในการระบุบันทึกข้อมูลและตัดสินใจจัดการเอกสารตามที่ทราบเหตุการณ์เช่นนี้มักเกิดขึ้นเมื่อได้รับบันทึกข้อมูลมาจากทีมบริหารจัดการชุดก่อนหน้าหรือเป็นส่วนหนึ่งของการทำธุรกรรมทางธุรกิจ (เช่น การควบกิจการหรือการเข้าซื้อกิจการ)ในหลายกรณี บันทึกข้อมูลจัดไว้อย่างไม่เป็นระเบียบ และ/หรือไม่เคยมีการบันทึกเมตาดาต้าที่เหมาะสมที่จะนำมาใช้ทำการตัดสินใจที่ป้องกันได้

กฎและข้อบังคับที่ซับซ้อน

แม้จะอยู่ในสถานการณ์ที่ดีที่สุดแต่การบริหารจัดการบันทึกข้อมูลการดูแลสุขภาพ เป็นการดำเนินการที่ท้าทายซึ่งเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดของสหพันธรัฐ รัฐ และข้อกำหนดท้องถิ่นที่ซับซ้อนปะปนกันความท้าทายซับซ้อนมากขึ้นตามบันทึกข้อมูลที่มีหลายประเภท กฎระเบียบตามเหตุการณ์ที่ซับซ้อน และนโยบายภายในความท้าทายที่สำคัญอย่างหนึ่งเกี่ยวกับกฎระเบียบตามข้อมูลผู้ป่วย เช่น อายุผู้ป่วยและวันที่มาโรงพยาบาลครั้งสุดท้าย

ทรัพยากรที่จำกัด

ปัจจุบันองค์กรที่ดูแลสุขภาพจัดการกับข้อมูลและบันทึกเอกสารที่เพิ่มขึ้นแต่มักจะขาดทรัพยากรที่จำเป็นในการจัดการกับข้อมูลทั้งหมดจึงมีโอกาสสูงที่จะไม่สามารถสร้างและรักษาการบริหารจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสม และทำให้ยากที่องค์กรจะตามทัน

ต้องมีการจัดระเบียบใหม่และกระบวนการที่ต่อเนื่อง

วิธีแก้ไขการจัดเก็บเอกสารนานเกินไปมีวิธีเดียวคือ การสร้างกระบวนการที่ต่อเนื่องเพื่อทำลายบันทึกข้อมูลตามข้อกำหนดของการปฏิบัติตามกฎระเบียบแต่ถ้าบันทึกข้อมูลไม่มีการจัดเก็บที่เหมาะสม — อย่างเช่นบันทึกข้อมูลคนละประเภทและวันที่มีสิทธิ์ทำลายเอกสารอยู่ปนกันในกล่องเดียว — ก็ต้องมีการคัดแยกและจัดใหม่ขั้นตอนนี้ทำให้เสียเวลาและมีค่าใช้จ่าย และเป็นสถานการณ์ที่ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพขนาดใหญ่ของเอกชนต้องเผชิญโชคดีที่ Iron Mountain Smart Sort มีโซลูชันที่สมบูรณ์แบบ

การทำงานของ Smart Sort

ด้วย Smart Sort องค์กรต่างๆ จึงสามารถหาสถานที่ คัดแยก จัดระเบียบ และจัดการกับบันทึกข้อมูลจำนวนมากได้Smart Sort เป็นโซลูชันขั้นตอนการทำงานที่ใช้ข้อมูลพื้นฐาน (เช่น เลขที่บันทึกข้อมูลผู้ป่วย) จากแอปพลิเคชันหลักขององค์กร และจับคู่ข้อมูลกับการสแกนหรือรายการที่ป้อนข้อมูลของ ID แฟ้มเอกสารทำให้มีการสร้างรายชื่อไฟล์ที่เป็นปัจจุบันที่บอกตำแหน่งของแฟ้มเอกสารทั้งหมดในกล่องแต่ละใบ ทำให้ตัดสินใจได้ทันทีว่าจะจัดการกับแฟ้มเอกสารแต่ละแฟ้มอย่างไรให้เป็นไปตามข้อกำหนดเฉพาะขององค์กร

มาดูให้ชัดขึ้นว่าผู้ให้บริการดูแลสุขภาพรายนี้ใช้ประโยชน์จาก Smart Sort อย่างไร