เพิˑมคุณค่าทางธุรกิจให้มากทีˑสุดด้วยการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูล

บทนํา

บททีˑ 1: การขับเคลืˑอนตลาด

บททีˑ 2: การส่งเอกสารภายในบริษัทไปเก็บไว้ภายนอก

บททีˑ 3: การจัดการและการทําลายเอกสารเก่า

บททีˑ 4: การรวมผู้ค้า

บททีˑ 5: การขยายโครงการจากหนึˑงฝายหรือหนึ ˳ ˑงแผนก ให้ทัˑวทั˓งบรษิ ัท

บททีˑ 6: การรวมเอกสารทางกายภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

บททีˑ 7: การเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

บททีˑ 8: การทํางานร่วมกับไอออนเมาน์เทน

บทสรุป

บรรลเุป˔าหมาย RIM ได้รวดเรว

การบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มลู (RIM) ไม่ได้เป˞นเพียงเรืˑองของการปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ อีกต่อไป ความเปลีˑยนแปลงกําลงั เกิดขึ˓นทัˑวทั˓งอุตสาหกรรม และผนู้ ําเชิงกลยุทธ์อย่างคุณก็ กําลังพิจารณาอยา่ งถ้วนถีˑถึงวิธีทีˑจะพัฒนาโปรแกรมการบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูลให้มี โครงสร้างการกํากับดูแล (IG) ทีˑกว้างขึ˓น ลึกขึ˓น และร่วมมือกันมากขึ˓น ความพยายามนี˓อาจดู น่ากังวลว่าจะทําให้เกิดความยุ่งยากสับสนได้ง่าย แต่ต้องไม่เป˞นแบบนั˓น คุณสามารถจัดการ ทุกอย่างได้โดยทําให้ความซับซ้อนหมดไป และให้ความสําคัญกับโอกาสทีˑใหญ่ทีˑสดุ ก่อนเพืˑอ ส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจ

เพืˑอให้บรรลุเป˔าหมายโครงการกํากับดูแล (IG) เร็วขึ˓น สิˑงทีˑต้องคํานึงถึงเป˞นอย่างแรกก็คือ การประเมินสถานะในปˏจจุบันของคุณ และทําความเขา้ใจอย่างจริงจังว่าคุณอยู่ตรงจุดใดทีˑจะ เชืˑอมโยงกับจุดทีˑคุณปรารถนาจะอยู่ การรู้จักความต่างระหว่างปˏจจุบันกับอนาคตจะช่วยให้ คุณจัดลาํ ดับความสาํ คัญของการลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพเพืˑอเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจให้มาก ทีˑสุด

และองค์กรเพียง 35% เท่านั˓นทีˑมีการฝ˥กอบรมพนักงานทุกหนึˑงถึงสองปˣ ในขณะทีˑ 26% ไม่ เคยมีการฝ˥กอบรมพนักงานเลย!1 นีˑคือช่องโหว่ แต่การใช้วิธีทีˑปฏิบัตไิด้จริงนั˓นอาจจะง่ายกว่าทีˑ คุณคิด ถา้มีคลังข้อมลู ในรูปแบบต่างๆ อยู่ทุกทีˑ และมีพนักงานกระจายอย่ทู ัˑวทุกส่วน ก็ไม่น่า แปลกใจทีˑผู้นําการบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูล (RIM) หลายคนพยายามทีˑจะระบุ วิเคราะห์ และพัฒนาแผนโครงสร้างหลายปˣทีˑบอกให้รู้ถึงช่องว่างของโปรแกรมและแสดงปรมิ าณ คุณค่าทีˑส่งมอบ ผู้นําธุรกิจทีˑมองไม่เห็นคุณค่าทีˑอยู่ภายในของโครงการของตนเองจะพลาด โอกาสสําคัญในการเพิˑมผลกําไรดว้ ยการลดค่าใช้จ่ายทั˓งหมดของการถือกรรมสิทธิ˛พร้อมๆ กับการเพิˑมความสอดคล้องและความสามารถในการปกป˔อง

หนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี˓แบ่งปˏนบทเรียนจากผู้นํา RIM ทีˑพิสูจน์แล้วว่ามีประสิทธิภาพในการ แสดงให้เห็น ส่งมอบ และเชือˑ มตอ่ คุณค่าทางธุรกิจได้พวกเขาคิดว่าถึงเวลาแล้วและไม่มีเวลา ทีˑจะรอแล้ว และคุณก็รอไม่ได้เช่นกัน

คุณอาจจะแปลกใจ ทีˑได้รู้ว่า 87% ขององค์กรต่างๆ ต้องการมีโปรแกรม RIM ทีˑพร้อมใช้งาน แต่มีเพียง 8% ทีˑมีวิธีวัดเพืˑอ “ตรวจสอบสิˑงทีˑ คาดหวัง

บททีˑ 1: การขับเคลืˑอนตลาด

แนวโน้มการเปลีˑยนแปลงทีˑสําคัญของโลกเกิดขึ˓นมากมาย การมาบรรจบกันนี˓ไม่เพียงสร้างยุคใหม่ในการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูล แต่ยังให้โอกาสแบบไร้คู่แข่งกับผู้เชีˑยวชาญ ด้าน RIM ในการแสดงให้เห็นและส่งมอบคุณค่าทางธุรกิจทีˑมี ประสิทธิภาพมากขึ˓นแก่องค์กรของตนเอง แนวโน้มเหล่านี˓ รวมถึงการเพิˑมจํานวนอย่างรวดเร็วของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การเพิˑมขึ˓นของโซเชียลมีเดีย และการเคลืˑอนย้ายแรงงานทีˑ เพิˑมขึ˓นอย่างน่าตกใจ อยา่ งไรก็ตามแม้ว่าการเปลีˑยนแปลงทีˑ สําคัญเหล่านี˓จะเกิดขึ˓นกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ความเป˞น จริงก็คือองค์กรต่างๆ ต้องทราบว่าจะต้องนําหลักปฏิบตั ิทีˑดี ทีˑสุดมาใช้กับเอกสารทั˓งหมดของพวกเขา ทั˓งเอกสารทาง กายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ จริงๆ แล้วสําหรับหลายองค์กร การควบคุมเอกสารทางกายภาพและจัดการอย่างเหมาะสมเป˞น ขั˓นตอนแรกทีˑสําคัญทีˑสุดในการนําไปสู่การปฏิบัติตามหลัก ปฏิบตั ิทีˑดีทีˑสุด พรอ้ มกับการยอมรับว่าบทเรียนทีˑศึกษาเพืˑอ จัดการกับเอกสารทางกายภาพนั˓นสามารถและต้องนําไปปรับใช้ กับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วย

เอกสารกระดาษจริงๆ แล้วไม่ได้หายไปไหน ในการสํารวจของ AIIM 66% ของผู้ตอบแบบสอบถาม บอกว่ากระดาษไม่ได้ลดลง และ 42% ยังบอกว่าเพิˑมขึ˓นด้วย²

การส่งมอบคุณค่าในการจัดการเอกสารทางกายภาพเปน˞ ปจจัยที ˏ ˑสําคัญมากในการรับการสนับสนุนจากผู้บรหิ าร ระดับสูงและการยอมรับเพืˑอนําหลักปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดมาใช้ ต่อไปเมืˑอได้ทําลายคลังข้อมูลทีˑเปนเอกสารกระดาษซึ ˞ ˑงไม่มี ความจําเปนต้องใช้และนํานโยบายที ˞ ˑสอดคล้องกันมาใช้กับ เอกสารเหล่านี˓ ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM สามารถช่วยองค์กร ประหยัดเงินได้อยา่ งมาก ขณะเดียวกันก็ลดความเสีˑยงใน การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบรวมทั˓งค่าใช้จ่ายในการแสดง เอกสารจํานวนมากและการฟองร้องด้วย

ตัวอยา่ งทีˑระบุไว้ในหนังสืออิเล็กทรอนิกส์นี˓บอกไว้ชัดเจนว่า ความต้องการอย่างต่อเนืˑองในการจัดการกับเอกสารทาง กายภาพคือหนึˑงในโอกาสทีˑสําคัญทีˑสุดสําหรับผู้เชีˑยวชาญ ด้าน RIM ทีˑจะเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจด้วยการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูล อย่างไรก็ตามยังมีแนวโน้มทีˑสําคัญอืˑนๆ เกิดขึ˓นอีกซึˑงเป˞นบริบททีˑประเมินค่ามิได้ในการบริหารจัดการ เอกสารทางกายภาพและบอกถึงความเชืˑอทีˑเพิˑมขึ˓น ท่ามกลางผู้นําด้าน RIM รวมถึงไอออนเมาน์เทนว่าแนวทาง ปฏิบตั ิทีˑดีทีˑสุดทีˑจะเกิดขึ˓นต่อไปควรประกอบด้วยการบริหาร จัดการเอกสารและข้อมูลทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์ รวมไว้ด้วยกัน แนวโน้มเหล่านี˓มีอะไรบ้าง และส่งผลกระทบ ต่อ RIM ในองค์กรต่างๆ ทุกขนาดอย่างไร

• ้อกําหนดในการปฏิบัติตามกฎระเบียบทีˑเข้มงวดมากขึ˓น: Sarbanes-Oxley กําหนดขั˓นตอนใหม่ในการตรวจสอบบริษัท ต่างๆ อย่างละเอียด และตั˓งแต่นั˓นขอ้ กําหนดในการปฏิบัติตาม กฎระเบยี บกเ็ขม้ งวดมากขึ˓น และบทลงโทษเมืˑอไม่สามารถ ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบก็หนักขึ˓นด้วย เนืˑองจากมีเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์เพิˑมขึ˓นเปนจํานวนมาก ความเป ˞ นส่วนตัวของ ˞ ข้อมูลจึงเปนป˞ ˏญหาสําคัญในทุกทีˑ และในบางอุตสาหกรรม อย่างเช่นการบริการด้านการเงินมีการตรวจสอบทีˑเข้มงวดมาก ขึ˓นด้วยเหตุผลมากมาย ดังนั˓นเรากําลังมองเห็นขอ้ กําหนดใน การปฏิบตั ิตามกฎระเบียบทีˑเข้มงวดขึ˓นในคณะกรรมการทีˑ ปรากฏอยู่ในกฎหมาย เช่น HIPAA ในการดูแลสุขภาพ, Dodd-Frank ในบริการด้านการเงิน และในขอ้ บงั คับอืˑนๆ อีกมากมายในหลายอุตสาหกรรม เนืˑองจากความกังวลเกีˑยวกับ ความเปนส่วนตัวของข้อมูลเพิ ˞ ˑมมากขึ˓น บทลงโทษทีˑบังคับใช้ก็ มากขึ˓นด้วย โดยมีค่าปรับสูงถึง 2.75 ล้านดอลลาร์สําหรับการ ไม่ปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร
  
  ค่าใช้จ่ายในการแสดงเอกสารจํานวนมาก
  
  การถูกฟองร้องเป ˔ ˞นความเสีˑยงทีˑสําคัญของบริษัทรวมทั˓ง การเผชิญปˏญหาทีˑหนักหน่วงในช่วงปˣทีˑผ่านมาโดยถูกสัˑงให้ แสดงเอกสารทุกประเภท ค่าใช้จ่ายจากการไม่ทราบว่าเอาไป เก็บไว้ทีˑใดเป˞นค่าใช้จ่ายทีˑสูง
  • เมืˑอหลายปที ˣ ˑผ่านมาบริษัทโทรคมนาคมชั˓นนํารายหนึˑงต้อง จ่ายค่าทนายความเปนเงิน 9.2 ล้านดอลลาร์จากการ ˞ เพิกเฉยไม่ปฏิบัติตามข้อบงั คับทีˑต้องแสดงเอกสาร หลักฐาน
  • หน่วยงานรัฐบาลกลางจ่ายเงินมากกว่า 6 ล้านดอลลาร์ ตามหมายเรียกบุคคลทีˑสามเพราะทีˑปรึกษาไม่เข้าใจระบบ ของหน่วยงานหรือไม่ทราบว่าเอกสารของตนเก็บไว้ทีˑใด
  • บริษัทขนาดใหญ่ทีˑให้บริการทางการเงินจ่ายเงินมากกว่า 16,000 ล้านดอลลาร์เปนค่าคดีความในช่วงสามป
  คิดดูว่าค่าธรรมเนียมจะมากเพียงใดถ้าคุณหาเอกสารไม่พบ: เบื˓องต้นคุณต้องจ่ายค่าทนายความในอัตรารายชัˑวโมงเป˞นค่า ค้นหาเอกสารทีˑต้องการอยา่ งละเอียดซึˑงอาจจะมีเอกสารหรือ อีเมลเพียงรายการเดียว หรอื ชุดเอกสารทีˑเฉพาะเจาะจงเพียง ชุดเดียว ถ้าคุณไม่สามารถช่วยทนายความให้พบเอกสารได้ โดยง่าย การค้นหาก็ต้องดําเนินไปเรืˑอยๆ
• การเพิˑมจํานวนอย่างรวดเร็วของเอกสารอเิล็กทรอนิกส์: นอกจากการจัดการกับเอกสารกระดาษทั˓งเก่าและใหม่แล้ว บรษิ ัท ยังต้องจัดการกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จํานวนมากแบบทีˑไม่เคย มีมาก่อน จากข้อมูลของ IDC ปริมาณข้อมูลดิจิทัลเพิˑมเปนสอง ˞ เท่าทุกๆ สองป และขนาดของโลกดิจิทัลโดยรวมจะเพิ ˣ ˑมขึ˓น 50 เท่าในช่วงทศวรรษนี˓³ ไม่เพียงปริมาณทีˑเพิˑมขึ˓นอย่างมากทีˑ เปนป˞ ˏญหาท้าทายของผู้จัดการขอ้ มูลแต่ยังมีความเปลีˑยนแปลง ทีˑเกิดกับเอกสารขอ้ มูลประเภทต่างๆ ทีˑกําลังถกู สร้างขึ˓นและ องค์กรจะอธิบายอย่างไร เอกสารใหม่มากกว่า 90% ทีˑถูกสร้าง ขึ˓นมีอยู่มากมายทีˑยังไม่เปน˞ ระเบียบ มาจากกจิกรรมต่างๆ อย่างเช่นโซเชียลมีเดียและอีเมล เอกสารเหล่านี˓ต้องได้รับการ จัดการและมีคําอธิบายตามหลักปฏิบัติในการบริหารจัดการ เอกสารและข้อมูลทีˑดีและมีความสอดคล้องกัน แม้กระนั˓นองค์กร ส่วนใหญ่ยังเตรียมการเพืˑอจัดการกับโซเชียลมีเดียได้ไม่ดี จาก การสํารวจของไอออนเมาน์เทน ผู้จัดการธุรกิจเกือบ 50% ไม่ทราบเลยว่าตนมีความรับผิดชอบต่อเนื˓อหาของโซเชียลมีเดีย ตามกฎหมาย และหนึˑงในสามของผู้ตอบแบบสอบถามอธิบายการ จัดการโซเชียลมีเดียของตนว่า “ไม่มีการจัดการและไม่มีระเบียบ”⁴
• แพลตฟอร์มการใช้คอมพิ วเตอร์ในรุ่นต่อไป: การใช้คอมพิวเตอรอ์ าจไม่ได้มีผลกระทบทันทีต่อการเพิˑมคุณค่า จาก RIM ในวันนี˓ แต่เป˞นปจจัยที ˏ ˑผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM และ IT ควรนํามาพิจารณาในการสร้างวิธีปฏิบตั ิทีˑดีทีˑสุดในการบริหาร จัดการเอกสารและข้อมูล เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ต้องเผชิญกับ การเปลีˑยนประเภทของแพลตฟอรม์ ทีˑเกิดขึ˓นทุก 25 ปˣ โดยประมาณ การเปลีˑยนแปลงนี˓กําหนดโดยตัวขับเคลืˑอน หลักสีˑประการทีˑเรียกกันว่า SMAC: โซเชียลมีเดีย (social), การเคลืˑอนทีˑ (mobility), การวิเคราะห์ (analytics) และคลาวด์ (cloud) เหตุใดเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์จึงสําคัญสําหรับผู้นํา RIM ในทุกวันนี˓ ในตัวอย่างใหม่นี˓ การติดปายข้อมูลที ˔ ˑ สอดคล้องและการมุ่งเน้นทีˑการจัดการคุณภาพของข้อมูลจะ เปนป˞ จˏ จัยสําคัญสําหรบั ความสําเร็จทีˑแข่งขันได้ เมืˑอองค์กรเริˑม คิดถึงการใช้ข้อมูลโซเชียลมีเดียเพืˑอแจ้งให้ทราบและทําการ วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ ต้องเริˑมจากรากฐานทีˑสร้างคุณภาพ อย่างสอดคล้องในทุกข้อมูลทีˑเก็บรวบรวมไว

เมืˑอผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM ใช้วิธีปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดในการติดปาย˔ ข้อมูลและเปลีˑยนเปนแพลตฟอร์มที ˞ ˑต้องอาศัยโซลูชันการบริหาร จัดการเอกสารและข้อมูลแบบดิจิทัลมากขึ˓น จึงจําเป˞นต้องรับรู้ การเปลีˑยนแปลงทีˑสําคัญซึˑงกําลังเกิดขึ˓นและต้องกําหนดหน้าทีˑ ให้องค์กรทําในสิˑงทีˑทําได้ในขณะนี˓ตามนโยบาย กระบวนการ และ เทคโนโลยเีพืˑอวางรากฐานสําหรับการประยุกต์ใช้และโซลูชันของ ในรุ่นต่อไป ถ้าเช่นนั˓นองค์กรและผู้ทีˑรับผิดชอบ RIM สามารถทํา อะไรเปนพิเศษเพื ˞ ˑอสร้างการขับเคลืˑอนตลาด และนําหลักปฏิบัติ ทีˑดีทีˑสุดไปใช้เพืˑอให้สามารถส่งมอบคุณค่าทีˑมากทีˑสุดกับธุรกิจ ได้ ในบทถัดไปอีกหกบท เราจะหารือเกีˑยวกับความท้าทายและ โอกาสทีˑสําคัญบางอย่างใน RIM และการดําเนินการเพืˑอให้บรรลุ วิธีปฏิบัติทีˑดีทีˑสุดสําหรับธุรกิจของคุณ คู่มือหลักปฏิบัติทีˑดีทีˑสุด และวิธีการทีˑประสบความสําเร็จนี˓เกิดจากการทํางานของไอออน เมาน์เทนร่วมกับผู้นําตลาดเปนสําคัญซึ ˞ ˑงได้จัดการกับความ ท้าทายบางอย่างและประสบความสําเร็จในการปอ˔ นขอ้ มูล ปรับกรอบความคิดใหม่ และแจ้งให้ทราบเกีˑยวกับเหตุผล ทางธุรกิจและคุณค่าของ RIM ภายในองค์กร

ข้อมูลเชิงลึกในบทต่างๆ หลังจากนี˓มาจากการทําวจิ ัยของไอออนเมาน์เทนร่วมกับผนู้ ํา RIMเกือบ 700 รายจากฝ˳ายปฏิบัติ ตามกฎระเบียบและกฎหมาย ฝ˳ายไอที ฝ˳ายการเงิน ฝ˳ายจัดซื˓อ และ ฝ˳ายซ่อมบํารุงซึˑงระบุถึงประเด็นต่างๆ หกข้อทีˑพวกเขารู้สึกว่า ควรได้รับประโยชน์จากโครงการ RIM ให้มากขึ˓น และเมืˑอคุณให้ ความสําคัญกับประเด็นทีˑ สมเหตุสมผลกับองค์กรของคุณ คุณจะมีโอกาสทีˑดีขึ˓นในการ ลงทุนอย่างปลอดภัยต่อไปกับพนักงานและโครงการของคุณ และทําให้องค์กรของคุณสนใจ

บททีˑ 2: การส่งเอกสารภายในบริษัท ไปเก็บไว้ภายนอก

บทสรุป

การเก็บเอกสารไว้ภายนอกบริษัทเป˞นวิธีปฏิบัติทีˑเป˞นมาตรฐาน มายาวนาน แต่ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM หลายคนไม่ทราบว่ามี หลายวิธีทีˑการบรหิ ารจัดการนอกสถานทีˑสามารถสร้างคุณค่า ทางธุรกิจให้กับองค์กรได้ หลายคนคิดในแง่ของตัวอาคารและ การประหยัดเงินทีˑจะได้รับเมืˑอใช้สถานทีˑภายในบรษิ ัทว่าจะเก็บ เอกสารกระดาษได้มากกว่า แต่จริงๆ แล้วการนําเอกสารไป เก็บไว้นอกสถานทีˑทําให้พื˓นทีˑในอาคารอันมีค่ามีพื˓นทีˑว่างมาก ขึ˓นและมีประสิทธิภาพมากขึ˓นด้วย อยา่ งไรก็ตาม ในความเปน˞ จริงการย้ายเอกสารทีˑเก็บไว้ภายในบริษัทไปไว้ยังสถานทีˑ ภายนอกทีˑมีการจัดการโดยผู้เชีˑยวชาญด้านการบริหารจัดการ ข้อมูลนั˓นได้อะไรทีˑมากกว่าการมีพื˓นทีˑในอาคารมากขึ˓น: การเก็บ เอกสารไว้นอกบริษัททําให้ประหยัดเงิน มีผลงานมากขึ˓น และ ลดความเสีˑยงโดยรวมทีˑจะเกิดกับองค์กร

ความทา้ทาย

• ืพื˓นทีˑ: กระดาษไม่ได้หายไปไหน: เท่าทีˑทราบ 42% ขององค์กร บอกว่าปริมาณกระดาษกําลังเพิˑมขึ˓น และกระดาษใช้พื˓นทีˑ สํานักงานมากถึง 35% และ 78% ของผู้นํา RIM กล่าวว่ายาก มากในการเปลีˑยนความคิดทีˑต้องการ “เก็บทุกอย่าง”5 การใช้ พื˓นทีˑนี˓เพืˑอเก็บเอกสารแทนทีˑจะใช้เปนสํานักงานหรือห้องประชุม ˞ เปนเรื ˞ ˑองทีˑไร้ประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะเมืˑอคุณ เปรียบเทียบต้นทุนทัˑวไปของพื˓นทีˑสํานักงานกับต้นทุนในการ จัดเก็บนอกสถานทีˑ ยิˑงไปกว่านั˓น สํานักงานร่นุ เก่าต้องมีการ ปรับปรุงสถานทีˑและบริษัทจะเน้นไปทีˑการลดขนาดพื˓นทีˑทีˑจัดสรร ให้พนักงานแต่ละคนแต่ต้องการให้พนักงานมีผลงานมากขึ˓น
• ค่าใช้จ่าย: การเก็บเอกสารไว้ในบรษิ ัทมีค่าใช้จ่ายสูงและ สิ˓นเปลือง ตู้เก็บแฟมขนาดสี ˔ ˑลิ˓นชักโดยทัˑวไปใช้พื˓นทีˑ 9 ตารางฟุต และมีค่าใช้จ่าย 1,500 ดอลลาร์ต่อปˣ 6 อาคาร เปนเพียงส่วนหนึ ˞ ˑงของขอ้ เสนอทีˑมีคุณค่าในการลดค่าใช้จ่าย คุณไม่เพียงใช้พื˓นทีˑสํานักงานอันมีค่าเพืˑอเก็บเอกสารกระดาษ แต่คุณยังต้องเสียเงินเปนค่าบํารุงรักษาพื ˞ ˓นทีˑนั˓นด้วย ถ้าคุณ ยังเก็บเอกสารไว้ในบริษัท กฎระเบียบใหม่กําหนดให้คุณต้อง ปรับปรุงสถานทีˑต่อไปและฝกอบรมพนักงานด้วย สิ ˥ ˑงเหล่านี˓มี ค่าใช้จ่ายอยา่ งต่อเนืˑองทีˑคุณจะหลีกเลีˑยงได้ด้วยการนํา เอกสารไปไว้ภายนอกบริษัท
• ผลงาน: การเกบ็ เอกสารกระดาษไว้ในบริษัททําให้ผลงาน ลดลง โดยเฉลีˑยแล้วพนักงานใช้เวลา 25% ของสัปดาห์ใน การจัดเอกสารเขา้แฟม ถ่ายสําเนา ทําดัชนีเอกสาร หรือ ˔ ค้นหาเอกสารเก่า และถึงแม้ว่าจะใช้เวลาไปกับเรืˑองดังกล่าว แล้ว 83% ขององค์กรต่างๆ รายงานว่าบริษัทหาเอกสาร แบบกระดาษไม่พบเมืˑอต้องการใช้ ⁷
• ความเสีˑยงด้านความปลอดภัย/การปฏิบัติตามกฎระเบียบ: เอกสารทีˑเก็บไว้ในบริษัทมีแนวโน้มทีˑจะติดปายอย่างเหมาะสม ˔ น้อยกว่าเอกสารและข้อมูลทีˑบริหารจัดการโดยบรษิ ัทภายนอก อย่างมาก เอกสารทีˑไม่มีปายทําให้บริษัทมีความเสี ˔ ˑยงอย่างมากทีˑ จะละเมิดการปฏิบัติตามกฎระเบียบและมีค่าใช้จ่ายในการค้นหาทาง อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากความเสีˑยงแล้ว จากการศึกษายังพบว่า 62% ของพนักงานทีˑขโมยข้อมูลทางธุรกิจดําเนินการกับเอกสาร กระดาษ8 และค่าใช้จ่ายโดยเฉลีˑยเมืˑอมีการรัˑวไหลของข้อมูลอยู่ทีˑ ประมาณ 5.4 ล้านดอลลาร์⁹
• ความต่อเนืˑองทางธุรกิจและการฟ˓นตัวจากภัยพิบัติ: ˧ เอกสารของ คุณมีการปกปองดีเพียงใดหากเกิดนํ ˔ ˓าท่วมหรือไฟไหม้ คุณมีสําเนา จํานวนมากอยู่ในทีˑปลอดภัยหรือไม่ สถานทีˑของคุณมีความทันสมัย ในด้านการเตรียมความพรอ้ มเมืˑอเกิดภัยพิบัติหรือไม่ เอกสารทีˑ สูญหายอาจทําให้ธุรกจิ เกิดความเสียหายร้ายแรง หรอื แย่ลง จาก การศกึ ษากรณีหนึˑง 94% ของบรษิ ัทได้สูญเสียธุรกิจภายในเวลา สองปเพราะการสูญหายของข้อมูลที ˣ ˑสร้างผลกระทบอย่างมาก¹⁰
• วิธีการทัˑวไป: บริษัทส่วนใหญ่มีแนวโน้มให้ความสําคัญเรืˑองการ ประหยัดเงินด้านอาคารสถานทีˑว่าเปนเครื ˞ ˑองมือหลักในการเพิˑม คุณค่าทางธุรกิจด้วยการย้ายการบรหิ ารจัดการเอกสารและ ข้อมูลไปทีˑผู้ให้บริการนอกบริษัท บริษัทอาจจะจ่ายเงินจํานวนมาก เพืˑอเก็บเอกสารและเปนกังวลเกี ˞ ˑยวกับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ ด้วยตนเอง บริษัทอาจจะติดต่อกับหลายสถานทีˑและมีความ ท้าทายในขั˓นตอนการบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูลให้ สอดคล้องกันทัˑวทั˓งองค์กร

การปรับกรอบความท้าทายใหม

ในการปรับกรอบความท้าทายด้านการจัดการเอกสารและสํารวจโอกาสทีˑจะได้รับคุณค่าทางธุรกิจมากทีˑสุดจากการเปลีˑยนไปใช้ผู้ใหบ้ ริการนอกบริษัท องค์กรหาวิธีเพืˑอให้บรรลุวัตถุประสงคด์ ังต่อไปน˓:

• เปลีˑยนวัตถุประสงค์ในการใช้พื˓นทีˑเพืˑอทํากิจกรรมทีˑมีคณุ ค่ามากข˓น ึ — ใช้เปนสํานักงานเพิ ˞ ˑมเติม ห้องประชุมเพิˑมเติม หรือใช้เป˞นเดย์แคร์ในบริษัทหรือห้องสันทนาการ
• เข้าถึงเอกสารได้รวดเร็ว — ทุกเวลา จากทุกทีˑ ในทุกรูปแบบ
• มัˑนใจในความปลอดภัยของเอกสารและควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้
• ตัดสนิ ใจโดยมีข้อมูลว่าข้อมูลใดควรเก็บไว้ในบริษัท และข้อมูลใดเก็บไว้นอกบริษัทได
• แน่ใจว่าการบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูลเป˞นไปตามการปฏิบัติตามกฎระเบียบตามกําหนดเวลาจัดเก็บเอกสารของบรษิัท

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ



บริษัททีˑใช้วิธีการของผู้นําในการย้ายเอกสารจากการจัดการ ในบรษิ ัทไปเปนการจัดการนอกบริษัทจะได้รับคุณค่าทาง ˞ ธุรกิจอย่างมีนัยสําคัญในการลดค่าใช้จ่าย เพิˑมการควบคุม ลดความเสีˑยง เปลีˑยนวัตถุประสงค์ของการใช้อาคาร และ สร้างสภาพแวดล้อมทีˑมีความปลอดภัยมากขึ˓นสําหรับ เอกสาร นอกจากนี˓การเปลีˑยนไปใช้บริการจากผู้ให้บริการ ภายนอกบริษัทเพืˑอจัดการเอกสารและข้อมูลยงั ทําให้องค์กร สามารถ:

• » จัดประเภทเอกสารภายในบริษัทว่าเป˞นเอกสารทีˑเปน˞ ทางการหรอื ไม่เป˞นทางการ
• ทําลายเอกสารทีˑไม่เปนทางการ
• เข้าถึงเอกสารทีˑเปนทางการซึ ˞ ˑงมีการใช้งานและไม่มีการใช้งาน
• เก็บเอกสารทีˑมีการใช้งานบ่อยทีˑสุดไว้ในบริษัท
• ย้ายกล่องเอกสารไปไว้ในทีˑทีˑใกล้ทีˑสุด

 

มีตัวอย่างของบรษิ ัททีˑใช้วิธีการของผู้นําและวิธีทีˑสามารถ ได้รับคุณค่าทีˑสําคัญจากการปรับกรอบการได้รับโอกาสทีˑ เกิดขึ˓นได้ด้วยการเปลีˑยนการบริหารจัดการเอกสารจาก ภายในไปเป˞นภายนอกบริษัท:

บริษัทให้บริการมืออาชีพขนาดใหญ่แห่งหนึˑงมีโครงการ เก็บเอกสารจํานวนมากในบริษัทโดยใช้พื˓นทีˑมากกว่า 20,000 ตารางฟุตในอาคารโดยเฉพาะทัˑวประเทศ บริษัท ทําการประเมินพอร์ตโฟลิโอของอาคารและหาตัวเลือกใน การใช้พื˓นทีˑภายในบริษัทเพืˑอเก็บเอกสาร เฉพาะอาคาร อย่างเดียวทําให้บริษัทมีค่าใช้จ่ายปˣละ 1.5 ล้านดอลลาร์ แต่ผู้จัดการฝายจัดการเอกสารตระหนัก ˳ ว่าต้นทุนทีˑแท้จริง ในการเก็บเอกสารไว้ทีˑบริษัทนั˓นสูงกว่านี˓มาก เขาคํานวณ ค่าใช้จ่ายเปนเวลาห้าป ˞ ˣได้ดังนี˓:

• 8 ล้านดอลลาร์สําหรับอาคารสถานทีˑ รวมถงึการตรวจสอบความ ปลอดภัย
• 10 ล้านดอลลาร์สําหรับพนักงานโครงการจัดการเอกสาร รวมถึงผู้จัดการ ผู้ประสานงาน หัวหน้า และการฝ˥กอบรมอย่าง ต่อเนืˑองในฝายบริหารจัดการเอกสาร
• 40 ล้านดอลลาร์เพืˑอให้การเข้าถึงข้อมูลของพนักงานมืออาชีพ เพิˑมขึ˓น 25%

ในตอนแรกทีˑดูเหมือนค่าใช้จ่ายจะอยู่ทีˑ 7.5 ล้านดอลลาร์ แต่จริงๆ แล้วคือ 58 ล้านดอลลาร์ เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทนและย้ายเอกสารไปเก็บ ไว้นอกบริษัท บริษัทกส็ ามารถเพิˑมพื˓นทีˑว่างอันประเมินค่า มิได้ สามารถคาดการณ์ค่าใช้จ่ายได้ และเข้าถึงเอกสารได้ ดีขึ˓นพร้อมกับประหยดั เงินและเพิˑมประสิทธิภาพในการ ทํางานด้วย

บททีˑ 3: การจัดการและการทําลาย เอกสารเก่า

บทสรุป: การไม่สามารถจัดการกับแฟมเอกสารกระดาษแบบเก่าได้อย่าง ˔ ถูกต้องทําให้มีทั˓งค่าใช้จ่ายและความเสีˑยง โดยทัˑวไปหลายๆ บริษัทใช้วิธีลดการใช้กระดาษอย่างจรงิ จังซึˑงเปนการตัดสินใจ ˞ โดยอิงค่าใช้จ่าย หมายความว่าบริษัทสามารถประหยัดเงินด้วย การลดเอกสารกระดาษทีˑอาจจะมีค่าใช้จ่ายสูงในการเก็บ แม้ว่าจะ เปนความจริงอย่างแน่นอนและเป ˞ นตัวขับเคลื ˞ ˑอนคณุ ค่าทาธุรกิจ ทีˑสําคัญ แต่กเ็ป˞นเพียงหนึˑงในหลายปจจัยในการพิจารณาเพื ˏ ˑอ ตัดสินใจหาวิธีจัดการกับเอกสารกระดาษแบบเก่า รวมทั˓งเวลา และวิธีการในการทําลายเอกสาร

นอกจากเอกสารกระดาษแล้ว องค์กรหลายแห่งต้องการทําลาย สินทรัพย์ด้านไอที เช่นสมาร์ทโฟน ฮาร์ดไดรฟ และคอมพิวเตอร์ ˜ ทีˑไม่ต้องการอีกต่อไปเพราะมีเอกสารและข้อมูลเก็บอยู่บน อุปกรณ์เหล่านี˓ด้วย จากการสํารวจล่าสุดทีˑสนับสนุนโดยไอออน เมาน์เทน 46% ขององค์กรไม่มีแผนกําจัดสินทรัพย์ด้านไอที อย่างปลอดภัย (Secure IT Asset Disposition: SITAD) ทีˑ เปนทางการ หรือแผนที ˞ ˑเปน˞ ทางการของบรษิ ัทไม่ได้มีการนําไปใช้ อย่างกว้างขวางทัˑวทั˓งองค์กร¹¹

ความทา้ทาย

• คลังข้อมูลเกา่ : บริษัทส่วนใหญ่มีคลังข้อมูลเก่าทีˑเป˞นกระดาษ จากงานวิจัยของไอออนเมาน์เทน บริษัทมากกว่า 70% สามารถ ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บลงได้ 30% ถ้ารู้ว่าต้องทําลายสิˑงใด ซึˑงหมายความว่าการประหยัดเงินมีความสําคัญ สําหรับกล่อง เอกสารทุกๆ 10,000 กล่อง บริษัทอาจจะใช้เงิน 300,000 ดอลลาร์เปน˞ ค่าใช้จ่ายในการจัดเกบ็ ตลอดระยะเวลา 10 ป
• การใช้จ่ายทีˑสูญเปล่า:ต้นทุนของการไม่รู้ว่ามีอะไรอยู่ในกล่อง จริงๆ แล้วเปนต้นทุนที ˞ ˑสูงกว่าการใช้เวลาและจ่ายเงินเพืˑอค้นหาว่า มีของอะไรอย่ใูนกล่อง ของอะไรทีˑต้องเก็บไว้ และอะไรทีˑต้อง ทําลาย จากนั˓นจึงติดปายที ˔ ˑเหมาะสมบนกล่องแต่ละกล่อง การประหยัดจะเพิˑมขึ˓นเมืˑอลดจํานวนกล่องทีˑต้องเก็บและเมืˑอต้อง ค้นหาเอกสาร นอกจากนี˓ บริษัทจะลดความเสีˑยงในการละเมิด การปฏิบตั ิตามกฎระเบียบทีˑเกิดขึ˓นและการเก็บค่าธรรมเนียมในการ ค้นหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์จํานวนมากซึˑงอาจส่งผลกระทบต่อส่วน ทีˑสําคัญ และสร้างความเสียหายอย่างมากต่อแบรนด์และชืˑอเสียง ของบริษัท
• ความเสีˑยงในการถูกฟอ˔ งรอ้ งและการค้นหาข้อมูล อิเล็กทรอนิกส์: ถ้าคุณไม่ทราบว่ามีอะไรอยู่ในกล่องเหล่านั˓น นีˑอาจเปนสัญญาณของป ˞ ˏญหาร้ายแรงได้ คุณอาจต้องจ่ายเงิน ค่าทนายความหรอื ให้พนักงานเปดกล่องแต่ละกล่องเพื ˡ ˑอหา เอกสารโดยเปล่าประโยชน์ พนักงานอาจจะพบเอกสารทีˑควร ทําลายตั˓งแต่หลายปก่อน ˣ — ทีˑทําให้บริษัทมีความเสีˑยงมากขึ˓น — หรือพนักงานอาจจะไม่สามารถหาเอกสารพบซึˑงอาจทําให้ถูก ฟอ˔ งร้อง หรอื บริษัทอาจมีค่าใช้จ่ายในการค้นหาเป˞นเงินจํานวน มาก และมีความเสียหายหรือมีค่าปรับจากการถกู ฟองร้อง ˔ จํานวนมากก็ได้ จากรายงานฉบับหนึˑง การค้นหาทาง อิเล็กทรอนิกส์โดยเฉลีˑยแล้วมีค่าใช้จ่ายทีˑ 2.5 ล้านดอลลาร์¹²

วิธีการทัˑวไป: งานวิจัยของไอออนเมาน์เทนพบว่า 22% ของผู้มี อํานาจตัดสินใจเห็นว่าการลดปริมาณกระดาษมีความสําคัญมาก แม้กระนั˓นองค์กรต่างๆ ทัˑวไปก็ไม่ได้มีเครืˑองมือ เทคโนโลยี ขั˓นตอน และระเบียบวิธีทีˑเหมาะสมทีˑจะนํามาใช้จัดการและลด ปริมาณกระดาษได้อยา่ งมีประสิทธิภาพ อันทีˑจริง 49% ของ องค์กรไม่มีขั˓นตอนการทําลายโดยอัตโนมัติ13 ยิˑงไปกว่านั˓น 80% ของบริษัทมีนโยบายอยา่ งเป˞นทางการในการจัดการเอกสารและ ข้อมูล แต่ 63% ไม่สามารถนํานโยบายเหล่านั˓นมาใช้ได้อย่าง สอดคล้องและบางทีซึˑงอาจจะไม่ใช่เหตุบงั เอิญ 63% มีการ รายงานด้วยว่าเคยมีเหตุการณ์ทีˑเกิดขึ˓นทีˑทําให้บริษัทต้องเสียเงิน¹³

การปรับกรอบความท้าทายใหม่

ในการปรับกรอบความท้าทายเพืˑอจดั การและทําลายเอกสารกระดาษเก่า องค์กรควรมีเปาหมายหลักดังนี ˔ ˓:

• ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและลดการใช้จ่ายทีˑสูญเปล่า
• ทําลายเอกสารเก่าเพืˑอลดความเสีˑยงและมัˑนใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบ
• กําหนดมาตรฐานโครงการภายในเพืˑอระบุความไมส่ อดคล้องอย่างมีแบบแผน
• ลดจํานวนเอกสารทีˑตอ้ งคน้ หาเมˑอมีคําขอให้ค้นหา ื
• พัฒนากลยุทธ์และสร้างกระบวนการทัˑวไป ภาษา และการฝกอบรมเพื ˥ ˑอการนํามาใช้อย่างสอดคล้อง
• ตดิ ปายเอกสารเก่าให้ถูกต้องเพื ˔ ˑอลดเวลาทีˑพนักงานต้องใช้ในการค้นหาและสร้างข้อมูลใหม่
• ลดความเสีˑยงในการไม่ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบและความเสียหายจากการถกู ฟอ˔ งรอ้ ง
• นํานโยบายมาใช้อย่างโปร่งใสทัˑวทั˓งองค์กรผ่านทางแดชบอร์ด
• สร้างวิธีการตรวจสอบทัˑวไปในบริษัท

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ

บริษัททีˑใช้วิธีการแบบผู้นําในการจัดการและทําลาย เอกสารกระดาษเก่ากําลังพิจารณาถึงคุณค่าทางธุรกิจ มากกว่าการประหยัดเงินด้วยการลดกระดาษ บริษัท เหล่านี˓มีประสบการณ์เกีˑยวกับคุณค่าทีˑสําคัญโดย:

• ลดต้นทุนในการค้นหาเอกสาร
• ลดความเสีˑยงในการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและ ความเสียหายจากการถูกฟองร้อง
• นํานโยบายการเก็บและการทําลายเอกสารทีˑบังคับใช้มา ปฏิบตั ิ
• ให้บุคคลภายนอกบริหารจัดการเอกสารและขอ้ มูลเพืˑอเพิˑม ผลงาน ลดจํานวนเอกสาร และติดปา˔ยเอกสารได้อยา่ ง ถูกต้อง
• ใช้การวิเคราะห์เพืˑอติดปายเอกสารที ˔ ˑปองกันได้โดยไม่ ˔ จําเปนต้องให้บุคคลตรวจสอบเอกสารทุกรายการ

มีตัวอย่างวิธีการทีˑบริษัทชั˓นนําใช้เพืˑอปรับกรอบความคิดใน การจัดการเอกสารเก่าและเพิˑมคุณค่าทางธุรกจิ ให้มากทีˑสุด:

บริษัทโทรคมนาคมขนาดใหญ่แห่งหนึˑงกําลังจัดการกับกล่อง เอกสารเก่าทีˑทําดัชนีไว้อย่างไม่มีประสิทธิภาพจากการเข้าถือ สิทธิ˛ในอดีต บริษัทต่างๆ ก่อนหน้านี˓ไม่ได้ติดตามการ เปลีˑยนแปลงของฝายและของแผนก การจัดทําดัชนีที ˳ ˑไม่มี ประสิทธิภาพเปนสาเหตุให้บริษัทโทรคมนาคมแห่งนี ˞ ˓ต้องเก็บ กล่องไว้มากกว่าทีˑจําเป˞นเพราะไม่มีความสามารถในการ ทําลายโดยปองกันได้ ค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารยัง ˔ สูงกว่าทีˑควรจะเปนเนื ˞ ˑองจากบรษิ ัทมีความยากลําบากใน การค้นหาเอกสารทีˑต้องใช้สําหรบั การดําเนินคดีและการ ตรวจสอบ ในการแก้ปˏญหาเหล่านี˓ บริษัทใช้ขั˓นตอนตามระบบ ทีˑมีกรรมสิทธิ˛จากไอออนเมาน์เทนเพืˑอระบุและกําหนดรหัส คลาสของเอกสาร และคํานวณวันทีˑทําลายตามกําหนดเวลา ในการเก็บเอกสารทีˑระบุไว้ บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายและ ปรับปรุงสภาพโดยรวมของโครงการบริหารจัดการเอกสาร และข้อมูลได้อย่างมีนัยสําคัญ จนในทีˑสุดได้ให้ไอออน เมาน์เทนเขา้มาดําเนินการและเก็บรักษาเอกสารทางกายภาพ เปนจํานวนมาก

บททีˑ 4: การรวมผู้ค้า

บทสรุป

การจัดการผู้ค้าหลายรายทําให้สิ˓นเปลืองและองค์กรมีความเสีˑยง การมีผู้ค้าหลายรายจะเพิˑมต้นทุนในการบริหารจัดการเอกสารและ ข้อมูล และทําให้องค์กรของคุณควบคุมการใช้และบังคับใช้ นโยบายรวมทั˓งขั˓นตอนต่างๆ ให้ทัˑวทั˓งองค์กรได้น้อยลง และ ยังทําให้คุณได้ประโยชน์ได้น้อยกว่าการใช้ผู้ค้ารายเดียว การมี ผู้ค้าหลายรายไม่เพียงทําให้ต้นทุนสูง แต่ยังทําให้พนักงานต้อง ทํางานหนักโดยไม่จําเป˞น คุณต้องไปหลายสถานทีˑเพืˑอหา เอกสาร ใช้งานระบบทีˑมีหลายแบบเพืˑอเก็บรักษาข้อมูลและ เอกสาร (Legal Hold) และหลายขั˓นตอนเพืˑอทําลายเอกสาร สิˑงเหล่านี˓ทําให้มีความเสีˑยงมาก: การเก็บรักษาข้อมูลและเอกสาร อย่างไม่ถูกต้องอาจทําให้ต้องเสียค่าปรับสูงถึง 5 ล้านดอลลาร์

ความทา้ทาย

้ค้าหลายรายเกินไป: ทีˑผ่านมามีหลายองค์กรจัดเก็บเอกสารกับ ผู้ค้าหลายรายด้วยเหตุผลมากมาย การใช้ผู้ค้าหลายรายอาจเปน˞ ผลจากการควบกิจการและการเข้าถือสิทธิ˛หรอื เพราะสํานักงาน สาขา ฝา˳ ย หรอื หน่วยธุรกิจแต่ละแห่งดําเนินการเอง

การจัดการนโยบายทีˑไม่สอดคล้อง: เมืˑอมีผู้ค้าหลายรายเกินไป การเก็บเอกสาร การทําลายเอกสารและ Legal Hold ต้องเปนไป ˞ ตามนโยบายทีˑมีหลายแบบและไม่สอดคล้องกัน รวมทั˓งการนําไปใช้ และขั˓นตอนแบบแมนนวลทีˑมีมากมาย มีบริษัทเพียง 9% เท่านั˓นทีˑ บอกว่าสามารถนํานโยบายทีˑมีความสอดคล้องกันทัˑวทั˓งองค์กรมา ใช้ในระดับทีˑดีทีˑสุดได้¹⁵

ค่าใช้จ่ายทีˑไม่จําเป˞น: การมีผู้ค้าหลายรายและหลายระบบทําให้ องค์กรไม่สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้ และอาจทําให้มีค่าใช้จ่าย มากเกินไปในเรืˑองต้นทุนการค้นหาเอกสาร บคุ ลากร การฝก˥ อบรม และการจัดการ การหาเอกสารมีความซับซ้อนขึ˓นและใช้ เวลานานขึ˓นมากเนืˑองจากมีสถานทีˑเก็บหลายแห่ง ทําให้ค่าใช้จ่าย ของโครงการและการปฏิบัติตามกฎระเบียบเพิˑมขึ˓นอย่าง รวดเร็ว

ความเสีˑยงและต้นทุนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการค้นหา เอกสารสูงขึ˓น: การทําลายและการเก็บรักษาเอกสารไม่สอดคล้อง กัน และทําให้ยากมากขึ˓นเมืˑอต้องค้นหาเอกสารทีˑเฉพาะเจาะจงถ้า ไม่มีการติดปายเอกสารและนโยบายที ˔ ˑสอดคล้องกัน จริงๆ แล้ว 22% ขององค์กรยังมีปˏญหาในการค้นหาเอกสาร16 ซึˑงอาจทําให้มี ค่าใช้จ่ายจํานวนมากในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการ ละเมิดกฎระเบียบ ตามผลการสํารวจ ค่าใช้จ่ายจากการไม่ปฏิบัติ ตามกฎระเบียบสูงกว่าสามเท่าของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ความเสีˑยงทีˑจะเกิดการฟองร้อง:  ต้นทุนในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ใช่ความเสีˑยงทีˑร้ายแรงเพียงอย่างเดียวในการมี ผู้ค้าหลายรายเกินไปเพืˑอบริหารจัดการเอกสารและข้อมูล แต่องค์กรอาจกระทบกระเทือนมากขึ˓นจากความเสียหายทีˑถูกฟองร้อง ˔ หรือแม้แต่การไม่สามารถปกป˔องตนเองได้อยา่ งเหมาะสมเนืˑองจากหาเอกสารไม่พบเพราะใช้นโยบายทีˑไม่สอดคล้องกันกับผู้ค้า หลายราย อาจมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูง ทําให้เกิดความไม่สงบ และอับอายทีˑต้องมีการดําเนินคดีแทนทีˑจะมีการปกปอ˔ งอยา่ งแข็งขัน เพราะไม่สามารถหาเอกสารพบ

วิธีการทัˑวไป: ในองค์กรส่วนใหญ่ ความท้าทายจากการมีผู้ค้าหลายรายเกิดขึ˓นตามปกติโดยไม่ได้มีการวางแผน ท้˓งนี˓เปนเพราะเมื ˞ ˑอมี การควบกิจการหรือการถือสิทธิ˛หรอื การทํางานแบบแยกส่วนภายในองค์กร ผู้เชีˑยวชาญด้านการจัดการเอกสารจะต้องทํางานทีˑ ติดต่อกับผู้ค้าจํานวนมากซึˑงเปนอุปสรรคต่ ˞ อการได้รับคุณค่าทางธุรกิจทีˑสูงทีˑสุดจากการบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูล แต่น่า เสียดายทีˑหลายองค์กรมองความท้าทายในการรวมผู้ค้าผ่านมุมมองทีˑไม่ถูกต้อง: แทนทีˑจะมองทีˑคุณค่าทางธุรกิจทีˑมีความสําคัญซึˑง เกิดจากการรวมผู้ค้า — รวมถึงการลดค่าใช้จ่าย ความเสีˑยงทีˑน้อยลง และการจัดการทีˑไม่ยุ่งยาก — บางบริษัทกลับคิดว่าซับซ้อน เกินไป เสียเวลา ใช้ทรัพยากรมาก และใช้เงินมากในการรวมผู้ค้า ทั˓งนี˓ผู้นําตลาดได้ปรับกรอบความคิดเกีˑยวกับความท้าทาย และ ยอมรับว่าใช้เงินมากขึ˓น ใช้เวลามาก และมีความเสีˑยงต่อการรกั ษาสถานภาพจริง — และการรวมให้มีผู้ค้ารายเดียวและมีระบบเดียว เพืˑอจัดการเอกสารนั˓นมีประสิทธิผลและคุ้มค่าเงินมากขึ˓น

การปรับกรอบความท้าทายใหม

มีวิธีการบางอยา่ งทˑีผู้นาํ ตลาดสามารถปรับกรอบความท้าทายในการรวมผู้ค้าเพืˑอให้บรรลุถึงคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญ:

• ประหยัดเงนิ ด้วยการต˓ังราคาทีˑดีกว่าผ่านทางผู้คา้รายเดียวและลดต้นทุนในการบริหารจดั การผู้ค้า
• ปรับปรุงขั˓นตอนการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับ การค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และ Legal Hold รวมทั˓งการทําลายเอกสารให้มีความสอดคล้องกัน
• ลดความต้องการผู้ประสานงานจํานวนมาก
• ใช้เวลาในการกู้คืนเอกสารให้เร็วขึ˓นโดยใช้การจดั ประเภทเอกสารทีˑสอดคล้องกันซึˑงจะลดความต้องการค้นหาเอกสารในหลายระบบด้วยการจัดประเภททีˑหลากหลาย
• ช่วยให้บริษัทหาเอกสารได้เร็วขึ˓น สอดคล้องกัน และเตรียมความพร้อมเรืˑองการฟอ˔ งรอ้ งได้
• ลดโครงสร้างพื˓นฐานของการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์
• เสริมศักยภาพของบริษัทให้ทันสมัยและเปนป˞ จจุบันด้วยการเปลี ˏ ˑยนแปลงข้อกําหนดการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ

ขั˓นตอนการรวมผู้ค้าจะสร้างคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญให้กับ องค์กรซึˑงสามารถจัดการกับความท้าทายในการพยายาม รวมผู้ค้าได้อยา่ งมาก นอกจากจะสามารถลดค่าใช้จ่าย จํานวนมากจากการรวมผู้ค้าแล้ว องค์กรจะลดความเสีˑยงใน การแบกรบั ค่าใช้จ่ายจํานวนมากเพืˑอปฏบิ ัติตามกฎระเบียบ และการค้นหาเอกสารด้วย มีบางครั˓งทีˑต้นทุนความเสีˑยงถูก พิจารณาว่าเปน˞ ต้นทุน “ยอ่ ย” โดย CFO แต่จะไม่มี เหตุการณ์เช่นนี˓อีกโดยเฉพาะต้นทุนในการค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ทีˑสูงขึ˓นอย่างรวดเร็วและต่อเนืˑอง คุณค่าทาง ธุรกิจของการรวมผู้ค้าประกอบด้วย:

• การประหยัดต้นทุนจํานวนมาก
• ความเสียงทีˑลดลงจากการละเมิดกฎระเบียบ
• ความเสียงทีˑลดลงจากความเสียหายจากการฟองร้อง ˔
• ประหยัดเงินทีˑต้องจ่ายค่าธรรมเนียมการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
• การจัดการเอกสารสําหรับขั˓นตอนการถือครองการเก็บเอกสาร และการทําลายเอกสารสอดคล้องมากขึ˓น
• ปรับปรุงประสิทธิภาพภายในองค์กร RIM มากขึ˓น

มีตัวอย่างวิธีการทีˑบริษัทชั˓นนําใช้เพืˑอปรับกรอบความคิดใน การรวมผู้ค้าเพืˑอเพิˑมคุณค่าทางธุรกจิ ให้มากทีˑสุด:

บริษัทให้บริการทางการเงินขนาดใหญ่จัดสรรเอกสารทาง กายภาพแก่ผู้ค้าและแอปพลิเคชันหลายรายโดยมีนโยบายทีˑ ไม่สอดคล้องกัน ค่าใช้จ่ายของพนักงานทีˑเพิˑมขึ˓น และ ต้นทุนในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓น

ในขณะทีˑกังวลเรืˑองต้นทุน ความเสีˑยงเรืˑองการปฏิบัติตาม กฎระเบยี บเป˞นตัวกระตุ้นสําคัญทีˑทําให้เกิดการ เปลีˑยนแปลง ถึงแม้ผู้บริหารจะทราบว่าการรวมผู้ค้าจะช่วย ให้นโยบายมีความสอดคล้องกันเมืˑอนําไปใช้กับระบบ เอกสารแบบเดียว แต่องค์กรมีคู่ค้ามากกว่า 23 ราย และ ทีมบรหิ ารไม่ทราบว่าจะเริˑมจากตรงไหน ไอออนเมาน์เทนหา ทางออกทีˑครบถว้ นให้ได้รวมถึงแผนขั˓นตอนการ เคลืˑอนย้ายอย่างละเอียด ระยะเวลา การประเมินเอกสาร และจดหมายสิ˓นสุดการจ้างคู่ค้า บริษัทสามารถลด ค่าใช้จ่าย ทําให้โครงการการจัดการง่ายขึ˓น และปรบั ปรุง การปกปองการบริหารจัดการเอ ˔ กสารและข้อมูลทัˑวทั˓ง องค์กรได้

บททีˑ 5: การขยายโครงการ จากหนึˑงฝ˳ายหรือหนึˑงแผนก ให้ทัˑวทั˓งบริษัท

บทสรุป

บริษัทส่วนมากเห็นความสําคัญของการนํานโยบายและขั˓นตอน การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑสอดคล้องกันไปใช้ทัˑวทั˓ง องค์กร แต่หลายบริษัทยงั อยู่ระหว่างการทําให้สําเร็จ

87% ขององค์กรต้องการโปรแกรม RIM ทีˑพร้อมใช้งาน แต่มีเพียง 8% ทีˑมีการวัด ประสิทธิภาพของโปรแกรม และทีˑแย่ไปว่านัน ˓ 93% ของผู้นํา RIM รายงานว่าพนักงานไม่ได้ นํา RIM ไปใช้17

การจัดการนโยบายทีˑไม่สอดคล้องกันมีต้นทุนสูงทั˓งในแง่ของ การจ่ายเงินและความเสีˑยง วิธีนี˓ทําให้บริษัทต้องเสียค่าปรับจาก การไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบและอาจได้รับความเสียหายจากการ ฟองร้องหรือต้องใช้เงินมาก อันที ˔ ˑจริงทีมงานด้านกฎหมายจะ บอกคุณอย่เูสมอว่าการไม่มีนโยบายเลยยังดีกว่าการใช้นโยบาย ทีˑไม่สอดคล้องกัน — และการไม่มีนโยบายไม่ใช่ทางเลือกทีˑ ยอมรับได้

ความทา้ทาย

ห้ามเลือด: หนึˑงในความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดทีˑทุกองค์กรต้อง เผชิญอยู่ในตอนนี˓ก็คือการเพิˑมจํานวนของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เปนจํานวนมาก ˞ 60% ขององค์กรทีˑมีการสํารวจระบวุ ่า ขอ้ มูลทีˑ จัดเก็บในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์(ESI) อยา่ งถูกต้องจะไม่ได้ถูก ลบออกเป˞นประจํา และมากกว่า 75% มีแผนปรับปรงุ ขั˓นตอนใน การลบ ESI18 แต่ก่อนทีˑคุณจะกําจัดข้อมูลทีˑไม่ต้องการใช้แล้ว อย่างไม่มีปญˏ หา คุณต้องทราบก่อนว่าขอ้ มูลนั˓นคืออะไร ถ้าองค์กรของคุณได้รับผลกระทบจากการนําวิธีการจัดประเภท และนโยบายมาใช้อย่างไม่สอดคล้อง คุณอาจได้รับผลกระทบทีˑ ค่อยๆ เพิˑมขึ˓นเมืˑอเอกสารใหม่มีการจัดเก็บตามขั˓นตอนเดิมทีˑไม่ มีประสิทธิภาพ สิˑงนี˓จะกลายเปนฝ˞ นˏ รา้ยถ้าคุณไม่สามารถ ควบคุมได้ งานวิจัยของไอออนเมาน์เทนแสดงให้เห็นว่า ทุกวันนี˓ บริษัทเพียง 35% สามารถจัดประเภทและทําดัชนีเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ทีˑสร้างโดยผู้ใช้ในเวลาทีˑสร้างขึ˓นหรือหลังจากนั˓น ตามวัฏจักร19 สิˑงสําคัญคือต้องเปลีˑยนมาจัดการกับการจัด ประเภทของเอกสารทีˑเข้ามาให้รวดเร็ว — คุณจึงจะจัดการ เอกสารเก่าได

ค่าใช้จ่ายและความเสีˑยงทีˑเพิˑมขึ˓น: เมืˑอมีการนํานโยบายมาใช้อย่าง ไม่เป˞นสากล การค้นหาเอกสารและการฟองร้องจึงมีความซับซ้อน ˔ ใช้เวลามาก ราคาแพงมาก และไม่น่าสนใจ ตามทีˑระบไุ ว้63% ของ บริษัทเคยมีเหตุการณ์ทีˑเกิดขึ˓นทีˑทําให้บริษัทต้องเสียเงิน

การลดจํานวนไซโล: หนึˑงในความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดกค็ ือการสง่ มอบคุณค่าทางธุรกิจจาก RIM เปนความจริงที ˞ ˑน่าเสียดายทีˑว่า สําหรับหลายๆ องค์กรแล้ว การบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูล ไม่ได้เปน˞ แบบเดียวกันและแพร่ไปในหลายๆ ไซโล การระบไุ ซโลให้ เจอเปนขั ˞ ˓นตอนแรกในการกําจัด ไซโลมีหลายรูปร่างและรปู แบบ ไซโลอาจอยู่ในรูปของฝายที ˳ ˑมีเอกสารอยู่ในสถานทีˑ หรืออยู่ใน สถานทีˑแยกต่างหาก สํานักงานสาขาตามทีˑตั˓งทางภูมิศาสตร์ หรือหน่วยธุรกิจแยกต่างหาก หรอื ไซโลอาจระบโุดยแอปพลิเคชัน หรือแพลตฟอร์มบนคอมพิวเตอรเ์ฉพาะ เช่นในโซเชียลมีเดียสิˑงสําคัญคือคุณเกบ็ ขอ้ มูลไว้ทีˑใด ไม่ว่าจะฟอร์แมตใดและสถานทีˑ ของขอ้ มูล หรือเทคโนโลยีทีˑคุณใช้ คุณจึงจะมีการบริหาร จัดการวัฏจักรของข้อมูลทีˑซับซ้อนมากขึ˓นได้สําเร็จ

วิธีการทัˑวไป: การประสาน RIM กับสํานักงานสาขาและฝาย˳ ทําได้ค่อนขา้งยาก ขั˓นตอนอาจจะแย่ลงจากความท้าทายของ องค์กรและวัฒนธรรม มีอยู่บ่อยๆ ทีˑนโยบายซึˑงนํามาใช้ได้ สําเร็จในองค์กรต้องการการสนับสนุนไม่เพียงจากผู้บริหาร ระดับสูงเท่านั˓น แต่จากหลายฝ˳ายรวมทั˓งผู้นําธุรกิจทีˑ เกีˑยวข้อง — ผู้เชีˑยวชาญด้าน RIM, ผู้บริหารไอที, เจ้าหน้าทีˑ ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบ, เจ้าหน้าทีˑการเงิน และผู้บริหารด้าน ผลิตภัณฑ์เฉพาะ บอ่ ยครั˓งทีˑบริษัทไม่สามารถเอาชนะอุปสรรค เหล่านี˓ได้หากไม่มีผู้นําทีˑเข้มแข็งและความต้องการทีˑชัดเจน — ซึˑงอาจมาในรูปของเหตุการณ์สําคัญทีˑเกิดขึ˓น

การปรับกรอบความท้าทายใหม่

เมืˑอคุณคิดทีจะพัฒนาโปรแกรม RIM ในโครงสรา้งการบริหารจัดการข้อมลู (IG) ทีˑกว้างขึ˓น ลกึ ขนึ˓ และร่วมมือกัน มากขึ˓น คณุ อาจจะต้องแสดงบทบาททีˑสาํ คัญเพืˑอให้ความมัˑนใจว่ามีคาํ แนะนาํ และข้อมูลเชิงลึกจากคณะ กรรมการบริหารจัดการข้อมูลระดับสูงข้ามสายงานทีˑตรงกับหลักพื˓นฐานประจาํ วันเพืˑอให้มันˑ ใจวา่ องค์กรของคุณมี ส่วนร่วมในสิˑงทีˑวางแผนจะทําโดยมขี ้อมูลและวิธที ีˑใช้ตดั สินใจ สิˑงสําคัญอยทู่ ีˑการยอมรับและการสืˑอสารว่าทุกคนใน องค์กรได้รับประโยชน์อยา่ งถูกต้องในการใช้นโยบาย RIM และโซลูชันทีˑสอดคล้องกนั ทัˑวองค์กร การค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์จากทีˑเดียวมตี ้นทุนทีˑดีกว่าตน้ ทุนของโซลูชัน RIM ทั˓งองค์กร ยิˑงไปกว่านี˓การใช้นโยบายเดียวกนั ทั˓ง องค์กรจะช่วยกาํ จัดไซโล ทาํ ให้เกิดการรวมตัวและความสอดคล้อง มีความร่วมมอื เพิˑมขึ˓น และวางรากฐานสาํ หรับ วิธีจัดการข้อมูลในอนาคตทีมˑ ีประสทิ ธิภาพมากขนเพื ึ˓ ˑอการริเริˑมธุรกิจในรุ่นต่อไป แทนทีˑจะมองอุปสรรคเมืˑอจะขยาย โครงการ RIM ของคณุ ในฝายต่างๆ ˳ คณุ ควรมองไปทีˑโอกาส มีบางวิธีเพืˑอปรับกรอบความคิดใหม่เกีˑยวกับความ ท้าทายและเปลีˑยนให้เป˞นโอกาส:

• พัฒนากลยทุ ธ์การบริหารจดั การข้อมลู โดยรวมสําหรับเอกสารทั˓งแบบอิเลก็ ทรอนิกสแ์ ละทางกายภาพ
• กําหนดมาตรฐานให้โครงการภายในเพืˑอหาช่องวา่ งและความไม่สอดคล้องอย่างเปนระบบ
• ใช้แผนปฏิบัติการทีˑชัดเจนซึˑงแสดงโครงการ แพลตฟอร์ม และผู้คนอยา่ งมีแบบแผน
• สนับสนุนการนํานโยบายมาใช้อย่างสอดคล้องทัวˑ องคก์ รพร้อมกลยทุ ธ์สร้างกระบวนการทัˑวไป ภาษา และการฝ˥กอบรม
• มีความโปร่งใสและนาํ นโยบายมาใช้ทัˑวทั˓งองค์กรผ่านทางเทคโนโลยีการรายงานมาตรฐาน และการสรา้งกลยุทธ์การตรวจสอบทัˑวไป
• กําหนดวิธีควบคุมคลังข้อมลู เอกสารทางกายภาพทีˑเก็บไว้อย่างเหมาะสม มวี ิธีป˔องกันและแก้ปˏญหาคลังขอ้ มูล และพิสูจน์ได้วา่ มกี ารปฏิบัตติ ามกฎระเบียบผ่านการตรวจสอบคลังข้อมูล

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ

เมืˑอใช้แนวทางทีˑผู้นําตลาดนํามาใช้ คุณจะเข้าใจจุดอ่อนขององค์กร และมองเห็นช่องว่างและความเสีˑยงทั˓งหมดใน โครงการทีˑมีอยู่ คุณยังสามารถทํางานร่วมกับผู้ถือผลประโยชน์ร่วมในองค์กรเพืˑอทําลายอุปสรรคทางวัฒนธรรมทีˑทําให้ องค์กรของคุณมีความเสีˑยง มีตัวอย่างบริษัททีˑสามารถมองเห็นความท้าทายของการบริหารจัดการทีˑไม่สอดคล้อง พร้อมวิธีแก้ไขทีˑช่วยลดค่าใช้จ่าย เพิˑมประสิทธิภาพ และหาเอกสารได้ง่ายขึ˓น:

บริษัทผู้ผลิตรายใหญ่มีโครงการบริหารจัดการเอกสารทีˑแบง่ เปนหลายส่วนซึ ˞ ˑงไม่มีการควบคุมมาตรฐาน และมีเอกสารเก็บไว้ หลายแห่งทีˑมีการจัดการจากหลายระบบ นานๆ ครั˓งจึงจะมีการจัดประเภทเอกสาร และรายละเอียดของข้อมูลไม่สอดคล้องกัน ผลทีˑได้คือไม่ทราบวันทีˑต้องทําลายเอกสาร ทีมกฎหมายทํางานอย่างยากลําบากเมืˑอต้องทําตามข้อกําหนดเกีˑยวกับการ ฟองร้องและการหาเอกสาร และควบคุมค่าใช้จ่ายในการหาเอกสารที ˔ ˑมากขึ˓น การขาดรายละเอียดของขอ้ มูลและระบบทีˑไม่ เชืˑอมโยงกันทําให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ การปกปองลดลง และความเสี ˔ ˑยงมากขึ˓น

เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทน บรษิ ัทก็สามารถนํานโยบายใหม่มาบังคับใช้และมีการติดปายเอกสารทางกายภาพที ˔ ˑ สอดคล้องกัน ไอออนเมาน์เทนสามารถใช้ Data Integrity Services (บริการควบคุมความถูกต้องของข้อมูล) เพืˑอใช้ ตารางเก็บเอกสารทีˑสอดคล้องกันกับกล่องเอกสารแบบกระดาษทีˑเก่ากว่า ขณะเดียวกันก็จัดการกับขอ้ ยกเว้นอืˑนๆ ทีˑมี ได้ด้วย “ทีมเมตาดาต้า SWAT” ของไอออนเมาน์เทน

บททีˑ 6: การรวมเอกสาร ทางกายภาพและเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์

บทสรุป

การใช้วิธีรวมการบรหิ ารจัดการเอกสารและข้อมูลทําให้องค์กร สามารถใช้การจัดการและการบังคับใช้ทีˑสอดคล้องกันกับ เอกสารทั˓งหมดในบริษัท ไม่ว่าเอกสารจะอยู่ทีˑใด อย่ใูนรูปแบบใด หรือสร้างขึ˓นจากทีˑใด การบังคับใช้นโยบายตามทีˑทราบเปนความ ˞ ท้าทายทีˑพิเศษสําหรับหลายองค์กร และเปนวิธีที ˞ ˑง่ายขึ˓นในการ จัดการเมืˑอเอกสารทั˓งหมดอยู่ภายใต้นโยบาย กระบวนการ และ การควบคุมการจัดการทีˑเปนชุดเดียว

ความทา้ทาย

การเพิˑมขึ˓นของเอกสารดิจิทัล: ความท้าทายทีˑใหญ่ทีˑสุดอยา่ ง หนึˑงในการรวมการจัดการเอกสารก็คอื การเขา้ใจจํานวนทีˑ เพิˑมขึ˓นของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ถ้าเอกสารเหล่านี˓ไม่มีการติด ปายอย่างถูกต้อง เอกสารจะมีจํานวนมากขึ ˔ ˓นและสร้างความ ยุ่งยาก โดยเฉพาะถ้ามีการขอให้ปฏิบตั ิตามกฎระเบียบหรือการ ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

การทําความเข้าใจโซเชียลมีเดีย: มีการเพิˑมขึ˓นเปนพิเศษของ ˞ โซเชียลมีเดียและการเปลีˑยนแปลงทีˑเป˞นสาเหตุในการบริหารจัดการ เอกสารซึˑงเป˞นส่วนหนึˑงของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓น โดยทัˑวไป ตามทีˑทราบก่อนหน้านี˓ เพียงสองปที ˣ ˑผ่านมา 50% ของ ผู้จัดการธุรกจิกล่าวว่าพวกเขาไม่ทราบว่าบรษิ ัทของตนต้อง รับผิดชอบเนื˓อหาในโซเชียลมีเดียตามกฎหมาย พวกเขาบอกแบบนี˓

ใครทีˑต้องรับผิดชอบ?: นีˑเป˞นอีกหัวข้อทีˑผู้บริหารและประเด็นทาง วัฒนธรรมต้องมีบทบาท ฝายไอทีมีหน้าที ˳ ˑจัดเก็บเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์แต่ไม่จําเป˞นต้องเปนหน้าที ˞ ˑของฝายปฏิบัติตาม ˳ กฎระเบยี บหรอื ฝายจัดการนโยบาย

การจัดการข้อมูลเก่า: ในขณะทีˑ 74% ของผู้นํา RIM บอกว่าการควบคุมวัฏจักรของพวกเขามีประสิทธิภาพสําหรับเอกสารทางธุรกิจ แต่ 64% ต้องการวิธีทีˑเป˞นระบบมากขึ˓นในการทําลายเอกสาร20 วิธีการทีˑรวมเข้าด้วยกันจะเปนเครื ˞ ˑองมือช่วยให้มีการจัดการและการ ทําลายเอกสารกระดาษทีˑไม่จําเปนได้ เมื ˞ ˑอใช้วิธีรวมเอกสารเข้าด้วยกัน องค์กรจําเปนต้องทําความเข้าใจกับคลังข้อมูลและกําหนด ˞ มาตรฐานว่ามีของอะไรและอยู่ทีˑไหนโดยไม่ต้องสนใจสถานทีˑหรือรปู แบบ และยังช่วยให้ระบุได้ว่าเอกสารกระดาษส่วนใดต้องเปลีˑยนให้ เปนแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือเก็บเป ˞ นกระดาษแบบเดิม

วิธีการทัˑวไป: การรวมเอกสารทางกายภาพและอิเล็กทรอนิกส์เข้าด้วยกันมีแนวโน้มทีˑจะเกีˑยวข้องกับทุกบริษัทในสักวัน แต่ขณะนี˓มี ความสําคัญอย่างมากสําหรับบริษัททีˑมีขอ้ มูลจํานวนมหาศาลและอยู่ระหว่างขั˓นตอนการถ่ายโอนการจัดการเอกสารแบบกระดาษให้เปน˞ แบบเปนอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที ˞ ˑแนวคิดในการรวมเอกสารไม่ใช่เรืˑองใหม่ แต่ความกดดันให้รวมเอกสารก็มากขึ˓น หลายบริษัทกําลัง สร้างเอกสารเพิˑมขึ˓นเป˞นจํานวนมาก และถ้ายังไม่มีการจัดประเภทและจัดทําดัชนีเอกสารให้ถูกต้องในตอนนี˓ ก็ต้องมีการจัดประเภทและ ทําดัชนีสักวันในอนาคต ซึˑงเป˞นเรืˑองทีˑเสียเวลาและมีค่าใช้จ่ายโดยไม่จําเปน

การปรับกรอบความท้าทายใหม

เช่นเดียวกับการรวมเอกสารทางกายภาพ การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑมีการรวมกันให้ความสําคัญเป˞นพิเศษต่อการปรับปรุงวิธีการในการนํานโยบายมาใช้กับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หลายองค์กรพบว่าการทํางานงา่ ยขึ˓นเมืˑอใช้ทักษะและ ความรู้ทีˑได้เรียนรู้จากการรวมเอกสารทางกายภาพและนําไปใช้กับการรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไอออนเมาน์เทนแนะนําให้ องค์กรใช้วิธีการทีˑมีมาตรฐานซึˑงเริˑมจากรากฐานทีˑแขง็ แกร่งและระบบเอกสารระบบเดียวทˑสอดคล้องกัน ในการปรับกรอบี ความท้าทายในการรวมการบริหารจัดการเอกสารและข้อมลู องค์กรสามารถดูทีˑโอกาสต่อไปนี˓:

• ใช้การเก็บเอกสาร นโยบาย และ Legal Hold ใหส้ อดคล้องกันกับเอกสารทั˓งหมดจากระบบทีˑรวมกัน
• จัดประเภทเอกสารทุกประเภทเมืˑอสร้างเอกสาร
• เพืˑอประสิทธิภาพ ความสอดคล้อง และการปกปอง˔
• ช่วยให้ผู้ใช้หาเอกสารทีˑตอ้ งการได้รวดเร็วและมีประสิทธภิ าพ
• ประหยัดค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ด้วยแพลตฟอร์มทีˑสมบูรณ์และเอกสารทีˑจัดประเภทอย่างสอดคล้องกัน
• ใช้วิธีปฏบิ ัติทˑดีที ี ˑสุดสําหรับเอกสารทุกประเภท

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ

การรวมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และกายภาพสามารถนํา คุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญมาสู่องค์กร รวมทั˓ง:

ความเสีˑยงลดลง: เมืˑอเอกสารทั˓งหมดมีการบริหารจัดการและ การบงั คับใช้นโยบายทีˑเหมือนกัน ธุรกิจจะมีความเชีˑยวชาญใน การค้นหาและการเข้าถึงเอกสารเมืˑอต้องการใช้สําหรับทั˓งการ ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และข้อกําหนดทีˑบังคับใช้คา่ ใช้จ่าย ทีˑอาจเกิดขึ˓นจากการค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะลดลง อย่างมาก และค่าใช้จ่ายในการค้นหาเอกสาร การเข้าถึงเอกสาร และการผลิตเอกสารให้ทันเวลาก็จะลดลงอย่างมากด้วย

ความสอดคล้องมากขึ˓น: เมืˑอมีนโยบายเดียวเพืˑอใช้กับเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์และเอกสารกระดาษให้สอดคล้องกัน องค์กร สามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการฝ˥กอบรมพนักงาน และในการ ปรับเปลีˑยนหรือการเปลีˑยนแปลงอืˑนๆ ในนโยบายทีˑใช้ นโยบาย เหล่านี˓สามารถนําไปใช้พร้อมกันทัˑวทั˓งองค์กร ในกรณีทีˑเกิดภัย พิบัติองค์กรจะมีความพรอ้ มอย่างมากในการค้นหาและกู้คืน เอกสารสําคัญ ไม่ว่าในรูปแบบใด

การรองรับแพลตฟอร์มใหม่: องค์กรกําลังจะต้องมีการ ควบคุมการจัดการเอกสารโซเชียลมีเดียเพืˑอให้มีความ สอดคล้องและมีความพร้อมเมืˑอต้องค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ แต่หลายองค์กรยังไม่มีการดําเนินการ จาก งานวิจัยของไอออนเมาน์เทน 40% ของบริษัทยังไม่สามารถใช้การเก็บออบเจ็กต์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อยา่ งไฟล์ Microsoft Word และ Excel มากกว่า 50% ไม่สามารถ ใช้การเก็บเอกสารฐานข้อมูล และ 65% ไม่สามารถจัด ประเภทและทําดัชนีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑผู้ใช้สรา้งขึ˓นใน เวลาทีˑมีการสร้าง²¹

มีตัวอย่างทีˑบริษัทชั˓นนําในตลาดสามารถเพิˑมคุณค่าทาง ธุรกิจได้มากผ่านการรวมเอกสารทางกายภาพและ อิเล็กทรอนิกส์:

นักพัฒนาซอฟต์แวร์รายใหญ่ยอมรับว่าจําเปนต้อง ˞ ประเมินเอกสารทางกายภาพเพืˑอลดสินทรัพย์บางอย่าง นอกจากนี˓เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของบริษัทถูกจัดเก็บไว้ หลากหลายทีˑและหายากขึ˓นเรืˑอยๆ บริษัทกําลังหาระบบรวม สําหรับเอกสารทั˓งหมดเพืˑอให้กระบวนการตัดสินใจทาง ธุรกิจมีประสิทธิภาพยิˑงขึ˓น นอกจากนี˓ข้อมูลทีˑเพิˑมจํานวน ขึ˓นมากมีผลกระทบต่อผลงานของผู้ใช้ ในทีˑสุดบริษัท ต้องการระบบรวมเพืˑอให้กระบวนการทางธุรกจิ ในการ ค้นหาเอกสารและการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมาก ทีˑสุด พร้อมกับมัˑนใจในการใช้นโยบายสากลเพืˑอการปฏิบัติ ตามกฎระเบียบ เมืˑอได้ร่วมงานกับไอออนเมาน์เทน บริษัท ทําให้โปรแกรม RIM มีความทันสมัยในด้านความ สอดคล้อง ประสิทธิภาพ และการประหยดั เงินพร้อมการใช้ นโยบายทีˑมีการปกปอง การจัดการ และการรายงาน

บททีˑ 7: การเปลีˑยนขั˓นตอนการ ทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล

บทสรุป

เมืˑอองค์กรประสบปˏญหาการเพิˑมขึ˓นอย่างมากของเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ จึงมีการเปลีˑยนแปลงแบบเลีˑยงไม่ได้ซึˑงจะ เกิดขึ˓นเมืˑอ RIM จะเปลีˑยนเปนโซลูชันการบริหารจัดการและ ˞ เทคโนโลยแีบบดิจิทัล ในการสํารวจของไอออนเมาน์เทน 30% ของผู้ตอบแบบสอบถามบอกว่าสิˑงทีˑพวกเขาเลือกเปนอันดับ ˞ แรกเลยก็คือการเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล และทําให้เอกสารสมบูรณ์ตามขั˓นตอน แต่ 33% ขององค์กรไม่ มีการควบคุมการแปลงข้อมูลเปนไฟล์ภาพที ˞ ˑเหมาะสม เช่น ไม่มี การตรวจสอบการรับประกันคุณภาพ การทําดัชนีคําศพั ท์ ²²

ส่วนหนึˑงของความคิดริเริˑม พวกเขาพยายามนําหลักการ RIM รวมไว้ในขั˓นตอนการทํางานทั˓งหมด

พนักงานทีˑมีความรู้ใช้เวลาเฉลีˑย 8.8 ชัˑวโมงต่อสัปดาห์ในการหาข้อมูล โดยมีค่าใช้จ่ายต่อปˣทีประมาณ ˑ 14,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึˑงคน

ความทา้ทาย

การแก้ปˏญหาอย่างเป˞นธรรม: หลายบริษัทคิดว่าการจะ “อยู่ใน โลกดิจิทัล” พวกเขาต้องสแกนทุกอย่าง แต่พวกเขาก็เข้าใจได้ รวดเร็วว่าค่าใช้จ่ายในการสแกนทุกอย่างนั˓นมักจะมากกว่ารายได้ จากผลงานทีˑจะได้รับ

การเปลีˑยนแปลงไม่ใช่เรืˑองง่าย: พนักงานจะยังคงไว้ใจ กระดาษต่อไปเพราะการเปลีˑยนนั˓นยาก พนักงานบางคนจะ ต่อต้านการเปลีˑยนไปใช้วิธีการแบบอัตโนมัติเพราะรู้สึก สะดวกทีˑจะใช้กระดาษ ในขณะทีˑบางคนอาจกังวลว่าระบบ อัตโนมัติอาจจะเปลีˑยนแปลงหรือทําให้งานของเขาหายไป

การทําให้ขั˓นตอนการทํางานช้าลง: มีหลายครั˓งทีˑขั˓นตอนแบบ แมนนวลทีˑใช้กระดาษจํานวนมากทําให้บริษัทไม่สามารถเปลีˑยนเปน˞ ระบบอัตโนมัติให้มากขึ˓นได้ซึˑงเปนสิ ˞ ˑงสําคัญในการตอบสนองต่อ ความต้องการของลูกค้า การลดต้นทุน การทําตามข้อกาํ หนด เรืˑองการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการค้นหาเอกสาร อิเล็กทรอนิกส์ และการเพิˑมผลงาน การประหยดั เงินทีˑสามารถทํา ได้จากการทําเปน˞ ไฟล์ภาพและการเก็บขอ้ มูลซึˑงออกแบบมาเพืˑอ เพิˑมการใช้งานระบบอัตโนมัติมีความโดดเด่นมาก สองในสามของ ผู้ทีˑทําตามขั˓นตอนทีˑไม่ใช้กระดาษรายงานว่ามีการคืนทุนภายใน 18 เดือน และ 50% มีการคืนทุนในช่วงงบประมาณ 12 เดือน ช่วงเดียว²³

ประสิทธิภาพทีˑหายไป: การสํารวจของ IDC แสดงให้เห็นว่าพนักงานทีˑมีความรู้ใช้เวลาเฉลีˑย 8.8 ชัˑวโมงต่อสัปดาห์ในการหาข้อมูล โดยมีค่าใช้จ่ายต่อปที ˣ ˑประมาณ 14,000 ดอลลาร์ต่อพนักงานหนึˑงคน นอกจากนี˓ องค์กรทีˑจ้างพนักงานทีˑมีความรู้ 1,000 คน เสียเงินเกือบ 6 ล้านดอลลาร์ต่อปไปกับเวลาที ˣ ˑสูญเปล่าเมืˑอพนักงานจัดฟอร์มแมตขอ้ มูลใหม่เพราะย้ายข้อมูลระหว่างแอปพลิเคชัน ²⁴

ิธีการทัˑวไป: ถ้าคุณดูตัวอย่างในโลกแห่งความเป˞นจริง คุณจะเห็นว่าตรงไหนทีˑองค์กรจะได้รับคุณค่าทางธุรกิจทีˑสําคัญจากการรวม การบริหารจัดการเอกสารให้เป˞นส่วนสําคัญของการทํางาน ตัวอย่างเช่น ไอออนเมาน์เทนพบว่าผู้ริเริˑมการจํานองได้สแกนเอกสารเพืˑอ ใช้ในขั˓นตอนการทํางาน จากนั˓นกลับไปและทําดัชนีและจัดประเภทในทีˑสุด ขั˓นตอนนี˓ลงเอยทีˑการทํางานซํ˓าโดยไม่จําเปนและมีผลงาน ˞ น้อยลง ถ้าหลักการบริหารจัดการเอกสารถูกรวมไว้ล่วงหน้าในขั˓นตอนการทํางาน จะมีหลายขั˓นตอนทีˑไม่ต้องทํา และเอกสารจะถูกจัด ประเภท ทําดัชนีและจัดเก็บอยา่ งสอดคล้องกัน

การปรับกรอบความท้าทายใหม่

การเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลเปนโอกาสที ˞ ˑจะได้ปรับปรุงผลงาน ลดต้นทุน และช่วยให้องค์กร ตอบสนองตอ่ คําขอให้ค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และปฏิบัติตามกฎระเบียบได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากข˓น ดังนั ึ ˓นความท้าทายสามารถปรับกรอบความคิดใหม่ได้ดังนี˓:

• ค้นหาและเขา้ถึงเอกสารทางออนไลน์ได้รวดเร็วโดยต้นทนุ การสแกนทกุ อย่างไม่สูง
• ขจัดความล่าชา้และไมม่ ีประสิทธิภาพทˑเชื ี ˑอมโยงกับการกู้คืนและการทํางานกับแฟมโดยเพิ ˑมขั˓นตอนการ ทํางานทีˑเปนอัตโนมัติ ˞
• เปลีˑยนเอกสารทางกายภาพให้เปนดิจิทัลเพื ˞ ˑอเพิˑมประสทิ ธิภาพของแอปพลิเคชันทางธุรกิจและเปลˑียนขั˓นตอน แบบแมนนวลให้เปนระบบอัตโนมัติในสายงานต่างๆ เ ˞ ช่น งานทรพั ยากรบุคคล งานบัญชีและคําสัˑงงาน
• ทําดัชนีและจัดประเภทเอกสารให้ถูกต้องเพืˑอผลงานทีˑดีขึ˓นและการปฏิบัติตามคําขอให้ค้นหาเอกสาร อเิล็กทรอนิกส์ทีˑมีต้นทุนน้อยลง

การเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจ

นอกจากการปรับปรุงเรืˑองค่าใช้จ่ายและผลงานทีˑเกิดจาก การรวมการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลกับขั˓นตอนการ ทํางานแบบดิจิทัล องค์กรจะสามารถเพิˑมประโยชน์อืˑนๆ ด้วย ได้แก่:

จัดการกับเอกสารทีˑเพิˑมขึ˓น: สามารถรวมและจัดการกับ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑเพิˑมขึ˓นมากได้อยา่ งมีแบบแผน นีˑคือปจจัยที ˏ ˑระบุไว้ใน RIM และการเปลีˑยนแปลงข้อมูลให้อยู่ ในรูปแบบดิจิทัลจะสร้างนโยบายทีˑสอดคล้องกันและการติด ปายเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทุกฟอร์มแมตและทุกสถานที ˔ ˑ การเปลีˑยนเปนรูปแบบดิจิทัลเป ˞ นสิ ˞ ˑงทีˑหลีกเลีˑยงไม่ได้ และ องค์กรต้องเปลีˑยนหรอื จะตกอยู่ในความเสีˑยง

จัดการโซเชียลมีเดีย: การจัดการขอ้ มูลทีˑไม่มีระเบียบ อย่างเช่นโซเชียลมีเดีย — อีเมล, ข้อความ, Instant Message, โพสต์ Facebook®, tweets และทีˑคล้ายคลึง กัน — เปนความท้าทายที ˞ ˑสําคัญทีˑสุดอย่างหนึˑงในยุคใหม่ ของการจัดการเอกสาร ตามทีˑทราบ 65% ของบริษัทไม่ สามารถจัดประเภทและทําดัชนีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทีˑผู้ใช้ สร้างในเวลาทีˑสรา้งขึ˓น การเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ ในรูปแบบดิจิทัลทําให้องค์กรสามารถเห็นปˏญหาพร้อม วิธีแก้ไขทีˑเหมาะกับแผนริเริˑมทางธุรกิจรุ่นต่อไป

ส่งเสริมความรว่ มมือ: เมืˑอได้ลดการทํางานทีˑซํ˓าซ้อนและทํา ให้ขั˓นตอนการทํางานเรว็ ขึ˓น องค์กรจะสามารถทําให้หลาย ฟงก์ชันของขั ˏ ˓นตอนการทํางานทันสมัย รวมทั˓งสร้าง ขั˓นตอนและระบบทีˑทําให้เกิดการร่วมมือกันในกลุ่มและ แอปพลิเคชัน

วางรากฐานสําหรับความคิดริเริˑมรุ่นต่อไป: การเปลีˑยนขั˓นตอน การทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและการจัดการคุณภาพและการ ควบคุมความถูกต้องของขอ้ มูลเปนป˞ จจัยที ˏ ˑสําคัญมากขึ˓นในแผน ริเริˑมทางธุรกิจซึˑงมีศูนย์กลางอยู่บนแพลตฟอร์มการคํานวณ แบบใหม่ของบรกิ ารคลาวด์การเคลืˑอนทีˑ โซเชียลมีเดีย และ ข้อมูลจํานวนมาก การสร้างขั˓นตอนทีˑถูกต้องตอนนี˓และการใช้ เครืˑองมือและเทคโนโลยีทีˑเหมาะสมไม่เพียงสรา้งคุณค่าทางธุรกิจ ในทันที แต่จะสร้างคุณค่าในอีกหลายปต่อไป

มีตัวอย่างทีˑการเปลีˑยนขั˓นตอนการทํางานให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เพิˑมคุณค่าทางธุรกิจให้บริษัททีˑเปนผู้นําอุตสาหกรรม:

สําหรับสายการบนิ ขนาดใหญ่ การจัดการเอกสารของพนักงาน เปนความท้าทายเนื ˞ ˑองจากการควบกจิการทําให้เกิด สภาพแวดล้อมของเอกสารแบบไฮบริด จําเปนต้องมีการเข้าถึง ˞ ข้อมูลทีˑสอดคล้องเพืˑอให้เครืˑองบินบนิ ได้อย่างปลอดภัย ตัวอยา่ งเช่นแบบเครืˑองบินทางวิศวกรรมเป˞นเอกสารสําคัญและ การสูญหายมีมูลค่าหลายล้านดอลลารส์ ําหรับเครืˑองบินหนึˑงลํา และฝา˳ ยทรพั ยากรบคุ คลต้องการเขา้ถึงเอกสารของพนักงาน เพืˑอการถ่ายโอนงานและการสืบสวน ในการทํางานกับไอออน เมาน์เทน สายการบนิ สามารถสแกน ทําดัชนีและรวมเอกสารของ ฝา˳ ยทรพั ยากรบคุ คล นอกจากนี˓ยังสามารถเปลีˑยนเอกสารสําคัญ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและจัดเก็บเอกสารทางวิศวกรรมทีˑสําคัญ ไว้ภายนอกในสถานทีˑทีˑปลอดภัย

บททีˑ 8: การทํางานร่วมกับไอออนเมาน์เทน

ในหนังสอื อิเล็กทรอนกิ ส์เลม่ น˓ีเราได้สรุปใจความสาํ คญั และกล่าวถึงวิธีการทˑสี าํ คญั หกวิธีในการใช้RIM ทีˑผู้นาํ ตลาดนํามาใช้เพืˑอส่งมอบคุณค่าทีดีที ˑ ˑสุดให้ธุรกิจ ได้แก่:

1. นําเอกสารภายในบริษัทไปเกบ็ ไว้นอกสถานทˑี
จัดการและทาํ ลายเอกสารเกา่ ทˑเปี ˞นกระดาษ
2. รวมผู้คา้
3. ขยายโครงการจากหนึงฝายหรือหนึˑงแผนกใหท้วทั ั˓งบรษิ ัท
4. รวมเอกสารทางกายภาพและเอกสารอเิลก็ ทรอนิกส์
5. เปลีˑยนขัน˓ ตอนการทํางานใหอ้ ยู่ในรูปแบบดิจิทล

ไอออนเมาน์เทนพร้อมทํางานกับคุณในทุกกา้วของการเดินทางนี˓ เรามีประสบการณ์มากกว่า 60 ปในการช่วยให้องค์กรมากกว่า ˣ 156,000 แห่งจัดเก็บ ปกปอง และบริหารจัดการข้อมูล เรามีสถานที ˔ ˑและสิˑงอํานวยความสะดวกระดับเวิลด์คลาสสําหรับการจัดเก็บ เอกสาร วิธีการทีˑผ่านการทดสอบแล้วสําหรับการจัดการเอกสารและข้อมูลทุกแบบ และเทคโนโลยีอันทันสมัยทีˑจะช่วยให้องค์กรของ คุณก้าวสู่การบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑดีกว่าเดิมได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ

ไอออนเมาน์เทนมีความเชีˑยวชาญและมีประสบการณ์ในการจัดการกับการปฏิบตั ิตามกฎขอ้ บงั คับในทุกอุตสาหกรรม และการช่วย องค์กรจัดการเอกสารทางกายภาพและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์วิธีการของเราประกอบด้วยการกาํ หนดมาตรฐานสถานะทีˑเปนอยู่ ˞ การพัฒนาแผนโครงสร้างเพืˑอความก้าวหน้า การตรวจสอบการควบคุมความถูกต้องของข้อมูล การนําเทคโนโลยีทีˑเหมาะสมมาใช้ กับองค์กร การทํางานร่วมกันเหมือนผู้รบั จ้างทัˑวไป และการเก็บรักษาบทสนทนาและคําแนะนําในระดับสูงทุกครั˓ง — ก่อน ระหว่าง และหลังกระบวนการ

บทสรุป

การเปลีˑยนความคิดใหม่ในการบริหารจัดการข้อมูลในองค์กรของคุณไม่ใช่เรืˑองง่าย การจัดทําโครงการทีˑพนักงานให้ความ ร่วมมือ มีความคล่องตัว และพนักงานปฏิบตั ิตามได้โดยไม่ลําบากจนเกินไปนั˓นเปนเรื ˞ ˑองทีˑทําได้ยาก และองค์กรยังให้ ความสนใจมากขึ˓นไม่เฉพาะการจัดการความเสีˑยงของข้อมูล การลดค่าใช้จ่าย และการปรบั ปรุงประสิทธิภาพ แต่ยังนํา คุณค่าจากข้อมูลมาใช้ได้ด้วย

ในการเริˑมจัดการกับเปาหมายที ˔ ˑใหญ่ขึ˓นเพืˑอให้การบรหิ ารจัดการข้อมูลเกิดขึ˓นในองค์กรของคุณ ขั˓นตอนแรกคือการใช้ RIM อย่างมีแบบแผน เมืˑอคุณจัดลําดับความสําคัญว่าส่วนใดทีˑคุณจะเพิˑมคุณค่าทางธุรกิจได้ในตอนนี˓ผ่านทางโครงการ RIM คุณก็จะวางรากฐานทีˑแข็งแกร่งเพืˑอให้บรรลุเปาหมาย ˔ IG ในอนาคตได้ ทว่าในการดําเนินการตามทิศทางดังกล่าว คุณค่าทางธุรกิจของวิธีบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลทีˑดีต้องสืˑอสารอย่างชัดเจนและอธิบายอยา่ งเหมาะสม การสนับสนุนจากผู้บริหารเปนสิ ˞ ˑงสําคัญ และการหาหุ้นส่วนทีˑเหมาะสมเปนขั ˞ ˓นตอนทีˑจําเป˞นและสําคัญในทิศทางทีˑถูกต้อง เมืˑอมีไอออนเมาน์เทนเป˞นหุ้นส่วนทีˑไว้ใจได้ คุณก็มีโอกาสทีˑดีทีˑสุดไม่เพียงการสืˑอสารวิสัยทัศน์เพืˑอส่งมอบคุณค่าทาง ธุรกิจผ่าน RIM เท่านั˓น แต่ได้ส่งมอบตามวิสัยทัศน์นั˓น และทําให้คําสัญญาของการจัดการข้อมูลทีˑดีเปนจริงได้สําเร็จ ˞ ตอนนี˓ถึงเวลาเริˑมต้นแล้ว