สร้างสรรค์นวัตกรรมด้วย การจับภาพอัจฉริยะ

บทนำ

สถานที่ทำงานในปัจจุบันต้องการชุดทักษะและความสามารถที่แตกต่างกัน ตอนนี้ ถึงเวลาที่หลายๆ องค์กรต้องเริ่มต้นยอมรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลเพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน และนำวิธีการทำงานใหม่ๆ มาปรับใช้ ซึ่งช่วยกระตุ้นผลการดำเนินงานขององค์กร

ทั้งที่จำเป็นต้องขับเคลื่อนสู่ระบบดิจิทัล แต่ความจริงคือ หลายองค์กรยังคงประสบปัญหากับกระบวนการทำงานด้วยตนเองและขั้นตอนการทำงานที่ผูกกับการใช้กระดาษในส่วนสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจ ตามรายงานสภาพการณ์อุตสาหกรรมประจำปี 2021 ของเรา สมาชิก AIIM กล่าวว่ากระบวนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล การทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ และการบูรณาการเป็นความท้าทายอันดับต้นๆ ในการจัดการสารสนเทศ ความสามารถที่จำเป็นต่างๆ ประกอบด้วยความสามารถในการใช้ประโยชน์จากการทำงานทางไกลให้เป็นข้อได้เปรียบ ขจัดภาระงานที่ใช้กระดาษ และขับเคลื่อนการเติบโตของธุรกิจแม้ในช่วงเวลาที่ท้าทายเหล่านี้

องค์กรต้องเริ่มต้นยอมรับการเปลี่ยนแปลงเพื่อความได้เปรียบในการแข่งขัน และนำวิธีการทำงานใหม่ๆ มาปรับใช้ ซึ่งช่วยกระตุ้นผลการดำเนินงานขององค์กร

สมาชิกบอกว่ายังมีกิจกรรมและกระบวนการทางธุรกิจอีกมากมายที่ยังไม่ได้รับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ผู้ตอบแบบสำรวจรายหนึ่งกล่าวว่า “ขั้นตอนการทำงานของเราส่วนมากต้องอาศัยกระดาษ และกระบวนการของเราเป็นแบบการทำด้วยตนเอง” อีกรายหนึ่งกล่าวว่า “เรายังคงประสบปัญหากับการใช้กระดาษและกระบวนการที่ไม่สมบูรณ์หรือน่าสับสน” สมาชิกบางคนแสดงความไม่พอใจเนื่องจากไม่มีความคืบหน้า. “ทีมจัดการสารสนเทศของเรามีอายุงานประมาณ 4 ปี และเรายังคงทำงานเกี่ยวกับการสแกนเบื้องต้นและการจัดทำดัชนีโดยมนุษย์” และ “บริษัทใช้กระดาษมากเกินไป ส่วนหนึ่งเป็นเพราะผู้คนมองว่าเนื้อหาก็เหมือนกับข้อมูลที่อยู่บนกระดาษ” สมาชิกคนอื่นๆ ตั้งคำถามว่าการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลจะกลายเป็นจริงได้หรือไม่ “เรากำลังอยู่ในระหว่างการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ แต่มีเอกสารบันทึกของบริษัทมากมายถูกเก็บไว้ในกล่องและตู้เก็บเอกสาร”

ค้นหาเส้นทางสู่ความก้าวหน้า

การจับภาพอัจฉริยะ มอบเส้นทางสู่ความก้าวหน้า กุญแจสำคัญคือ การคำนึงถึงความพยายามมากกว่าวิธีการ 'สแกนและจัดเก็บ' แน่นอนว่าคุณสามารถสแกนเอกสารเพื่อสร้างรูปภาพซึ่งเป็นขั้นตอนแรกในการกำจัดกระดาษ แต่วิธีนี้ยังไม่ได้เรื่องได้ราวนัก เมื่อลดช่องว่างระหว่างกระดาษและสื่อดิจิทัล หลายองค์กรอาจได้รับโอกาสในวงกว้างและได้รับผลกระทบมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาคส่วนที่ต้องอาศัยกระดาษ เช่น บริการทางการเงิน บริการสุขภาพ หรือภาครัฐ

การจับภาพอัจฉริยะ จะดำเนินกระบวนการอัตโนมัติในการระบุและดึงข้อมูลที่สำคัญจากกระดาษขาเข้าและเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่มีคำแนะนำที่กว้างขวางจากผู้ใช้ ระบบอัตโนมัติจะเข้ามาแทนที่การป้อนเข้าและการประมวลผลด้วยมือ โดยระบบจะจัดเก็บเนื้อหาที่บันทึกในลักษณะที่เป็นระเบียบพร้อมด้วยข้อมูลอภิพันธุ์และการจัดประเภท

นอกเหนือจากการกำจัดกระดาษและการเรียกคืนพื้นที่จัดเก็บ คุณสามารถปรับปรุงและลดต้นทุนในกระบวนการที่สำคัญได้ด้วย การจับภาพอัจฉริยะ ในระหว่างกระบวนการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ระบบจะดึงรายละเอียดข้อมูล ทำให้สามารถค้นหาข้อมูลที่สำคัญได้อย่างสะดวกและมีประสิทธิภาพ ระบบการดึงข้อมูลคือ การดึงข้อมูลโดยละเอียดจากเอกสาร และเทคโนโลยีการจดจำทำให้ระบบสามารถอ่านลายมือ สร้างแม็ปฟิลด์ และใช้ประโยชน์จากรหัสข้อมูลขั้นสูงและภาพสัญลักษณ์ รูปภาพที่สแกนและข้อมูลที่บันทึกจะถูกส่งไปยังระบบการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ ในขณะที่ข้อมูลบรรทัดรายการที่บันทึกจะถูกส่งไปยัง ERP หรือระบบการประยุกต์ใช้งานทางธุรกิจหลายแห่ง

ประโยชน์ของ การจับภาพอัจฉริยะ อันดับแรกคือ ความสามารถในการกำจัดกระดาษและค้นคืนเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถป้อนข้อมูลที่สำคัญลงในระบบและแอปพลิเคชันต่างๆ ในการจัดการเนื้อหาอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรที่หลากหลาย นี่อาจเป็นส่วนประกอบที่ทรงอานุภาพ ด้วยการบูรณาการอย่างรอบคอบ การจับภาพอัจฉริยะ ทำให้หลายองค์กรสามารถเอาชนะความท้าทายหลายอย่างที่เกิดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ ซึ่งช่วยลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มประสิทธิภาพ ยิ่งไปกว่านั้น การจับภาพ อัจฉริยะ ยังทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลไม่ต้องป้อนข้อมูลและประมวลผลด้วยมือเพื่อดำเนินงานทางธุรกิจที่สำคัญอื่นๆ อย่างที่เคยทำ

การจับภาพ อัจฉริยะ มอบเส้นทางสู่การสร้างสรรค์นวัตกรรมและการปรับปรุงพัฒนาที่มีความหมาย กุญแจสำคัญคือ การคำนึงถึงความพยายามมากกว่าวิธีการ 'สแกนและจัดเก็บ'

มุ่งสู่ การจับภาพอัจฉริยะ

ปริมาณและความหลากหลายของข้อมูลที่หลั่งไหลเข้าสู่องค์กรมีอย่างล้นหลาม หนึ่งตัวอย่างที่ดีคือ สภาพแวดล้อมของห้องจดหมายที่มีความท้าทายในการทำงานกับข้อมูลที่เป็นกระดาษเป็นอุปสรรคต่อประสิทธิภาพของพนักงานอย่างแท้จริง รวมถึงเป็นอุปสรรคต่อข้อกำหนดด้านการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล ความเป็นส่วนตัว และการปฏิบัติตามขององค์กร เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างสรรค์แนวทางใหม่ๆ เมื่อจดหมายที่เป็นกระดาษเข้าๆ ออกๆ ผ่านทางรถบรรทุก และพนักงานประสบปัญหาในการจัดการจดหมายขาเข้าที่เป็นกระดาษจำนวนมากทุกเดือน ความสามารถในการบันทึกข้อมูลนี้อย่างชาญฉลาดและสม่ำเสมอผสานรวมเข้ากับกระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติกลายเป็นสิ่งสำคัญ