İş Yeri Dönüşümü Bir Takım Sporudur: İş Birliğinin Önemi

Kuruluşunuz, ofis alanınızı optimize etmek veya iş gücünüzün değişen ihtiyaçlarına daha iyi cevap vermek için kurumsal gayrimenkul portföyünüzde değişiklik yapmayı düşünüyorsa, bu süreçte yalnız değilsiniz. İş yerini geliştirmek genellikle bir gayrimenkul ekibi tarafından yönetilen bir görev olmakla birlikte, hem içerideki hem de dışarıdan katılan paydaşların etkisi kurumsal değişimi yönlendirmek için kritik öneme sahiptir.

CBRE tarafından yakın zamanda yapılan bir anket, ABD ve Avrupa'daki şirketlerin %70'ten fazlasının önümüzdeki üç yıl içinde gayrimenkul portföylerinde değişiklik yapmayı planladığını ve yarısından fazlasının ofis alanını azaltmayı düşündüğünü gösteriyor. Uzaktan ve hibrit çalışma stratejileriyle dönüşen bir dünyada, mevcut varlıkları basitçe bir yerden alıp başka bir yere taşımak, yeniden tasarlanmış bir ofisten elde edilebilecek potansiyel kârlardan faydalanmayı sağlamaz.

Mevcut İş yerine Olan Zorunluluk

Kısa bir süre bile olsa bir alanı işgal eden herhangi bir kuruluş, muhtemelen güncelliğini yitirmiş dosyalar ve eski BT ekipmanları gibi atıl varlıklar biriktirir. Ayrıca, boş dosya dolapları, parti süsleri gibi çeşitli eşyaların bulunduğu dolaplar ile şirket ve kişisel eşyaların karışık bulunduğu çalışma alanları barındırır. İş yeri değişikliği, bu risk oluşturan ve yer israfına neden olan öğeleri temizlemek veya ortadan kaldırmak için ideal bir fırsattır ve aynı zamanda iş yerini, onu kullananinsanların ihtiyaçlarına daha iyi uyum sağlamasına yardımcı olur.

İş yeri değişiklikleri, tüm ilgili taraflar dahil olduğunda herkes için bir kazanç olabilir. Karar verme ve proje yürütme süreçlerini yalnızca kurumsal gayrimenkul ve tesis ekibine bırakmak cazip olabilir; ancak, bu ekibin tek başına her departmanın ve işlevin ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini öngörmesi zordur. Sadece son üç yılda çok şey değişti. Eskiden tam zamanlı ofiste çalışanlar artık haftada sadece birkaç gün geliyor ya da tamamen uzaktan çalışıyorlar. Bir zamanlar belirli alanlara ve masalara dayalı işlevler, şimdi açık, paylaşımlı çalışma alanlarını tercih eden işbirliği alanlarına evriliyor. Çalışanlar, bilgiyi üretme ve paylaşma şekillerini değiştirdiler. Eskiden kağıt üzerinde yapılan ve sonra bir dosya dolabında saklanan işler, şimdi dijital iş akışları sayesinde şirket çalışanlarının bilgiyi tek bir düğmeye basarak paylaşmalarına ve depolamalarına olanak tanıyor.

Gayrimenkul değişikliği, risk oluşturan ve yer israfına neden olan bu öğeleri temizlemek veya ortadan kaldırmak için ideal bir fırsat sunar ve iş yerini, onu kullanan insanların ihtiyaçlarına daha uyumlu hale getirir.

Kurumsal gayrimenkul uzmanları, şirket genelinde etkili değişiklikler yapmak için her departmanın özelliklerini öğrenmelidir. Ofis alanı ve iş akışı gereksinimleri gelişmeye devam edecek ve departmanlara göre farklılık gösterecektir. Örneğin, hukuk ekibi dosyaları ofisten kurum dışı tesislere taşıma fırsatını değerlendirebilir, belge yönetimi ekibi ise saklama süresi dolmuş belgeleri güvenli bir şekilde imha etmek üzere çalışabilir. Bu ekip üyeleri, iş yeri değişikliğinin planlanması ve yürütülmesinde doğrudan yer almadığı sürece, herkesin ihtiyaçlarının karşılanması zor olacaktır.

Erken Katılımla İş birliğini Teşvik Edin

İş yeri değişim projeleri, değişim için bir katalizör olabilirken, gerçek başarı ancak yeterli zamanla, işbirlikçi bir planlama ve uygulama süreciyle mümkündür. Projeleri önceden planlamak, paydaşların sürece başından itibaren dahil olmalarını sağlar ve tasarruf ile verimliliği artırabilir.

Finans, İK, hukuk, pazarlama gibi departman yöneticileri, belge ve bilgi yönetimi (RIM), risk ve yasal uyum, bilgi teknolojisi (BT) ve sürdürülebilirlik gibi iç paydaşlar bu sürece olduğunca erken ve sıklıkla dahil edilmelidir. Departman yöneticilerinin görüşleri, çalışan ihtiyaçlarını ve alan gereksinimlerini şekillendirebilir. RIM ile risk ve yasal uyum, eski bilgi varlıklarının temizlenmesini ve yeni bilgi iş akışlarının uygulanmasını destekleyebilir. BT yöneticileri, aktif ve eski BT varlıklarını yönetmek için süreçleri yürürlüğe koyabilir, böylece alan israfı önlenir ve gelecekte bir yük olmaktan çıkar.

Dış paydaşlar da aynı derecede önemlidir. Proje yönetimi, tesis yönetimi, iç tasarım ve/veya iş yeri stratejisi ortakları, iç paydaşlardan gelen girdileri kullanarak kurumun gerçek ihtiyaçlarına uygun bir ofis alanı geliştirebilir. Bu iş birliği, proje planlamasının ötesine geçer; hem iç hem de dış paydaşlar, projenin sorunsuz, verimli ve risksiz yürütülmesini sağlamak için kritik öneme sahiptir.

Ekip Çalışması Değişimi Mümkün Kılar

Kuruluşunuzun iş yerine dair hedefleri ne olursa olsun, işbirlikçi bir yaklaşım bunları gerçekleştirmeye yardımcı olabilir. İş yeri değişikliklerini kuruluşunuzda bir takım sporu gibi yönetmek istiyorsanız, Iron Mountain'ın Clean Start çözümü bu konuda size yardımcı olabilir. İster küçülüyor, ister yeniden yapılandırıyor, ister bir alanı terk ediyor, ister ofis portföyünüzde değişiklikler yapıyor olun, Clean Start, önemli iç ve dış paydaşlar arasındaki iş birliğini teşvik eder ve alanınızı boşaltmanıza, optimize etmenize, yeniden kullanmanıza veya kullanımdan kaldırmanıza yardımcı olacak kaynaklar ve uzmanlık sunar. Ücretsiz yerinde değerlendirme ve öneri raporu almak için bugün bir Clean Start uzmanıyla iletişime geçin.