İş süreçlerini dijitalleştiren Alternatif Yatırım müşteri ve çalışan deneyiminde dönüşüm yarattı

Yatırım ve aracılıkta mükemmellik

Zengin bir kurumsal ve bireysel müşteri tabanına sahip olan Alternatif Yatırım Menkul Değerler A.Ş. (Alternatif Yatırım), para piyasalarında geniş işlem yapma yetkisine sahip bir aracı kurum olarak, fon, tahvil ve bono yatırım işlemleri gerçekleştiriyor; yatırım danışmanlığı ve bireysel portföy yönetiminin yanı sıra şirket birleşme ve satın alma gibi kurumsal finans hizmetleri veriyor.

Alternatif Yatırım, 10 yılı aşkın bir zamandır Iron Mountain^® ile çalışmakta. Şirketin Bilgi Teknolojileri Direktörü Kemal Serhan Turhan çalışmaların meyvesini şöyle özetliyor: “Iron Mountain’ın kurum dışı arşiv ve belge yönetim hizmetleri, kritik müşteri bilgilerimiz ile mali dokümanlarımız ve yasal evraklarımızın her daim güvenli ve organize bir şekilde muhafaza edilmesini – ve ihtiyaç duyulduğunda hızlıca erişmemizi- sağlıyor.”

Yapay Zekâ ve Makine Öğrenimi Destekli Belge Yönetimi ve İş Akış Otomasyonu

Bir bireyin (ya da şirketin) borsada işlem yapabilmesi için yaklaşık 30 belge imzalayıp aracı kuruma göndermesi gerekiyor. Dolayısıyla kâğıt ortamında tutulan bu belgelerden dijital olarak tutuldukları bir iş akışına geçmek çok mantıklı. Ancak bunu yapmanın ciddi bir zorluğu da var.

Manuel yürüyen iş süreçlerini dijitalleştirerek zaman ve kaynak tasarrufu sağlamayı, sürdürülebilir iş uygulamalarıyla çevresel etkiyi azaltmayı, uzaktan çalışan personelin erişimini kolaylaştırarak onların yetkinliklerini artırmayı ve müşteri memnuniyetini yükseltmeyi amaçladıklarını belirten Turhan: “İş süreçlerini dijitale taşıyıp otomasyona geçirmek isterken bazı çalışanlarımızın yeni teknolojilere uyum sağlama sürecinde direnç sergilemesi söz konusu olabilirdi. Ayrıca ortaya çıkacak eğitim ihtiyacını da dikkate almamız gerekiyordu.” dedi.

Iron Mountain^® yetkilileri, ihtiyaçları dikkatle dinleyerek özel bir çözüm geliştirdi. Bu çözüm, dijital tarama işlemini hızlı erişim ve kolay yönetim sağlayan InSightTM adlı akıllı içerik hizmetleri platformu ile birleştiriyor. Iron Mountain InSight, fiziksel ve dijital belgeleri Yapay Zekâ ve Makine Öğrenmesi ile sınıflandırır. Böylece, bu bilgilerden tahminlere dayalı analizler yapmak, ticari öngörülerde bulunmak ve buna göre aksiyonlar almak mümkün hale gelir.

Projenin ilk safhasında Iron Mountain^® uzmanları, optik karakter tanıma (OCR) temelli tarama yöntemi ile belgeleri dijital ortama aktardı. Şu ana kadar (müşteri dosyaları, iş sözleşmeleri, faturalar, raporlar ve diğer önemli evraktan oluşan) yaklaşık 23 bin belge dijital ortama aktarılarak InSight platformuna yüklendi. Fazlası da yolda.

Otomasyonla güvenli, yasal uyumlu ve daha verimli iş akışları

Dijital ortama aktarılan kayıtlar Iron Mountain InSight’a yüklendi. Bu süreçte, platformla bağlantılı evrişimli sinir ağlarına talimatlar gidiyor. Böylece belgelerin ve meta verilerin endekslenmesi tamamlandıktan sonra temel bir kütüphane yapısı oluşmuş oluyor. Verilerin tasnifinde hassasiyeti artırmak üzere görsel ve metin temelli sınıflandırmadan da yararlanılıyor.

Iron Mountain platformunun yüksek düzeyde veri güvenliği sunuyor olmasının, mevzuata uyumdan tutun da marka itibarına ve müşterilerin markaya duyduğu güvene kadar pek çok açıdan son derece önemli olduğunu vurgulayan Turan: “Elektronik formattaki bilgilerimizin gerek tutuldukları yerde gerekse de güvenli bir ağ üzerinden aktarımları sırasında şifrelendiğini ve erişimin şifre anahtarlarıyla kısıtlandığını biliyoruz.” diye konuştu.

Alternatif Yatırım’ın BT ekibi bugüne dek 40’tan fazla iş sürecini InSight ile otomasyona geçirdi. Bunlar arasında belge yönetimi ve arşivleme, belge dijitalleştirme, güvenlik erişimi ile kontrolünün takibi ve analiz bilgilerinden raporlar oluşturma da yer alıyor.

Belge yönetim süreci manuel olarak yönetilirken farklı noktalarda yazıcılardan çıktı alınması, bunların ilgili kişilere fiziksel olarak ulaştırılması ve onay için geri gönderilmesi gerekiyordu. Belgelerin kaybolmasına, gecikmelere ve iletişim sorunlarına yol açabilen bu dönem geçmişte kalmış durumda. Ayrıca, InSight sayesinde müşteri belgeleri tek bir ortak dijital platformdan paylaşılabiliyor, bu da sonuçta müşteri bilgilerine erişim yetkisi verme ve belgelere erişim sürecine hız kazandırıyor.

Müşteri ve çalışan deneyiminde gelişme

Belgelere erişimi kolaylaşan Alternatif Yatırım personeli -ister ofisten ister evden çalışsın- hem daha sağlıklı kararlar alabiliyor hem de daha iyi müşteri hizmeti sunuyor.

Önceden uzun süreler alabilen pek çok işlem, artık daha kısa sürede ve hataya yer bırakmayacak şekilde tamamlanabiliyor. Örneğin, sözleşmelerin hazırlanması veya müşterilerin Alternatif Yatırım hizmetlerine resmen dahil edilmesi gibi süreçler eskiden günler veya haftalar alırken, bugün bu süreçler birkaç saat içinde sonuçlanmakta. Ayrıca, müşterilerin kendi hesaplarına kolayca erişebilmesi ve işlemleri takip edebilmesi müşteri memnuniyetini artırıyor.

Otomasyonla elde edilen iyileştirmeler sayesinde, iş süreçlerinde %20’ye kadar verimlilik artışı (daha az hata ve daha az mükerrer iş) sağlanmış durumda. İşler, daha etkin görev dağıtımı ve onay süreçleri ile %30’a kadar daha hızlı sonuçlandırılabiliyor. Mevzuata uyum denetimlerinde belirebilen takip denetimleri ihtiyacında ise, belgelerin daha düzenli ve erişilebilir şekilde saklanması mümkün olduğundan, zaman bazında %25 azalma elde edilmesi de cabası.

Turan, sözlerini “Dijitalleştirme ve otomasyon sayesinde, kâğıt sarfiyatını %40’a kadar azaltmış durumdayız. Ofis alanı ihtiyacında ise %30’a kadar tasarruf sağladık” diyerek noktalıyor.