Iron mountain ® i̇ş akış otomasyonu™

Iron Mountain® İş akişI otomasyonu™ e-posta merkezli̇ görevleri̇ yöneti̇lebi̇li̇r ve güvenli̇ di̇ji̇tal süreçlere dönüştürür.

Birçok kuruluş başka alanlarda tutarlı dijital stratejiler uygulamasına rağmen, tekrarlayan görev ve süreçlerini hala e-posta ile yönetmeyi tercih etmektedir. Oysa e-posta gizli kalması gereken dosyaların yoğun bir şekilde paylaşılmaması gereken, takip edilemeyen, raporlanamayan, denetlenemeyen ve açıklarla dolu bir yöntemdir. Her ne kadar kullanıcılar fark etmese de bu tür eski denetimsiz faaliyetler, şirketin yasal yönetmeliklere uyumunu tehdit ederken, üretkenliği ve müşteri deneyimini olumsuz etkileyebilir.

Veri̇ güvenli̇ğİ ve yasal uyumun sağlanmasi

Bu vaka çalışmasına konu olan müşterimiz Orta Avrupa'nın köklü bir bankası olup belge yönetimi, dijital tarama, sabit disk ve teyplerin depolanması için Iron Mountain hizmetlerini kullanıyordu.

Çalışmalar sırasında personelin, müşterilerden ve iş arkadaşlarından gelen e-postaları yönetmek için çok zaman harcadığı görüldü. Ayrıca dağınık bilgilerin, şikayet ve talep işleme, seyahat ve etkinlik yönetimi ve yönetim kurulu toplantı kararları gibi diğer süreçlerin kontrol edilmesini de zorlaştırdığı ortaya çıktı. Atanan görevleri merkezi olarak izlemek ve raporlamak mümkün olmadığından kaçınılmaz olarak takip süreçleri ve son teslim tarihleri yakalanamıyordu.İşte bu noktada Iron Mountain ^® İş Akışı Otomasyonu^™ devreye girdi. Kolaylıkla kapsamı genişletilebilen bu çözüm şu anda 22 iş akışı, 29 belge türü ve 660 meta veri dizininde uygulanıyor.

Artık gelen e-posta mesajları, hemen kaydedilerek sıkı bir şekilde kontrol edilen dijital iş akışları içinde sorumlu çalışana görev olarak atanıyor. Görev atanan kullanıcılara düzenli otomatik hatırlatmalar gönderiliyor, hatta gerekli durumlarda e-imza kullanımına da imkan sağlanıyor. En önemlisi, bu çözüm bankanın yüksek veri güvenliği ve yasal uyum için gerekli katı koşullarını da karşılıyor.

Elde edi̇len performans sonuçlari¹

¹Sonuçlar, müşterilerimizin yakın zamanda gerçekleşen örneklerinden alınmıştır.

İş akışı otomasyonu nasıl yapılır?

Iron Mountain İş Akışı Otomasyonu, üst yönetimin takip edilmesi gereken süreçleri tanımlamasını sağlar. Ayrıca, belgelerin konumu ve erişim için kullanılan cihaz seçimi ne olursa olsun, harekete geçmesi veya yanıt vermesi gereken kişilere ilgili belgelerin yönlendirme işleminin otomatikleştirilmesine olanak tanır.

Görev veya süreçler, sürükle ve bırak araçları yardımıyla bir e-posta mesajını içe aktararak otomatik bir şekilde veya doğrudan sistemde bir iş emri oluşturarak manuel bir şekilde başlatılabilir.

Sistem daha sonra sürecin bir sonraki adımını başlatır ve/veya görevleri bireysel kullanıcılar veya kullanıcı gruplarına atar. Örneğin, işin teslim tarihine kadarki süreçte bir adımı gerçekleştirmek amacıyla belirlenen e-posta adreslerine bildirim gönderilebilir. Sorgulama, denetim talepleri ve ihtilafları gidermek için belge ihtiyacı doğduğunda belgenin bulunması ya da süreçlerdeki gecikmelerin ve belgelerdeki eksikliklerin bir üst yetkiliye bildirilmesi otomatik hale getirilebilir.

Böylece veri ve metriklerle yönetimi güçlendiren ve güçlü içgörüler sunan gösterge panelleri aracılığıyla merkezi görünürlük sağlanır.

Yukarıda sayılan işlemlerin tamamı BT ihtiyacı olmadan gerçekleştirilebilir.

Başlica faydalari

• İş Akışı Otomasyonu, kontrol listeleri oluşturma ve eksik belgeleri arama gibi sıkıcı adımları ortadan kaldırır.
• Sistem, Outlook ve diğer uygulamalarla kolay entegrasyonu sayesinde, iş yerlerinin büyük çoğunluğu için uygundur.
• Tüm veriler hem mevcut konumlarında hem de güvenli bir ağ üzerinden aktarım sırasında şifrelenir, böylece yasal uyum, güvenlik ve gizlilik riskleri azalır.
• Yasal mevzuata uyumu sağlamak için dosya ve klasör düzeyinde gerçekleşen kullanıcı değişiklikleri ve faaliyetlerin denetim kayıtları oluşturulur.
• Hizmet seviyesi anlaşmaları, temel performans göstergeleri ve görevlerin güncel durumu için kolay gösterge tabloları ile merkezi yönetim görünürlüğü sağlar.
• Başlangıç yatırımı gerektirmeyen ve bütçelemeyi kolaylaştıran öngörülebilir aylık abonelik imkanı sunar.