Služba elektronického doručení společnosti Iron Mountain®

Přecházíte do digitálního informačního prostředí, ale papírové dokumenty jsou stále důležitou součástí vašich postupů při práci s informacemi a při jejich archivaci. Vaše složky jsou uloženy bezpečně, ale občas je potřebujete vyhledat, abyste mohli zkontrolovat obsažené informace.

Společnost Iron Mountain poskytuje praktické možnosti vyhledání složek uložených v některém z našich středisek dokumentů. Tou první pochopitelně je, že vám můžeme složku fyzicky doručit, pokud potřebujete papírový dokument. Ale existuje ještě jedna možnost, která často dává větší smysl: elektronické doručení prostřednictvím naší služby IOD (Image on Demand). Složku vám nebudeme posílat, ale vyhledáme ji, naskenujeme dokumenty v úschovném zařízení a poskytneme vám zabezpečený přístup k naskenovanému dokumentu přes internet. Je to rychlejší než fyzické doručení a zároveň se jedná o ekologičtější variantu, protože k přepravě fyzického dokumentu není potřeba žádný dodávkový vůz.

Po naskenování bude složka vrácena do úložiště, případně s ní dále naložíme podle vašeho přání. A protože naskenované dokumenty jsou elektronické, lze je snadno sdílet s ostatními, můžete je elektronicky evidovat, třídit a procházet, a budete je mít okamžitě k dispozici, až bude danou složku opět někdo potřebovat. Elektronické doručení – rychlejší a ekologičtější volba.

Co kdybyste mohli

• Mít informace, které potřebujete, rychle k dispozici v digitální podobě?
• Využít rychlé, snadné a ekologické vyhledání papírových složek uložených mimo prostory společnosti?
• Snadno uchovávat, procházet a sdílet dokumenty, které v současnosti existují pouze v papírové podobě?

Proces začíná, když prostřednictvím našich webových zákaznických center Iron Mountain Connect™ nebo Iron Mountain ReQuest™ požádáte o naskenování papírových dokumentů nebo filmů. Jakmile zadáte objednávku, tým společnosti Iron Mountain pro vás složky vyhledá a připraví. Příprava může zahrnovat odstranění svorek a sponek, zarovnání stránek a opravu poškozených dokumentů. Náš zkušený tým poté dokumenty naskenuje. Budete upozorněni, až budou dokumenty připraveny. K dokumentům získáte zabezpečený přístup a můžete si je podle potřeby stáhnout. Pokud už nebude originální papírový dokument potřeba, bude vrácen do úložiště.

Se službou elektronického doručení budete moci:

• Snadno objednat elektronické doručení uložených dokumentů.
• Získat rychlý přístup ke svým dokumentům.
• Zvýšit efektivitu sdílením informací s osobami, které je potřebují, a zároveň zajistit zachování bezpečnosti a soukromí informací.
• Zvýšit výkonnost díky přístupu k potřebným informacím v digitální podobě.
• Přispět ke snižování emisí skleníkových plynů díky omezení doručování nákladními vozy.