Effektiv arkivering for skoler og universiteter

Der er flere årsager til, at korrekt arkivering er vigtig for skoler, universiteter og andre uddannelsesinstitutioner. Men håndtering af de store mængder dokumenter, der genereres i det daglige, er en tidskrævende opgave, som stiller høje krav til sikkerhed og tilgængelighed, samtidig med at arkivet ofte fylder meget fysisk.

Iron Mountain tilbyder sikre og moderne løsninger, der hjælper skoler og universiteter med at administrere deres informationsaktiver på en sikker og effektiv måde. Med vores tjenester kan du spare værdifuld tid og frigøre plads i jeres lokaler. Vi er eksperter i sikker informationshåndtering og hjælper dig med at opfylde alle gældende lovkrav og standarder.

Almindelige udfordringer i forbindelse med arkivering og informationsstyring på skoler og universiteter

Pladsmangel

Når det kommer til arkivering, er pladsmangel en af de største udfordringer for skoler og universiteter. Fysiske dokumenter optager betydelig plads, som kunne bruges til andre formål. Ved at outsource arkivet til Iron Mountain kan jeres skole eller uddannelsesinstitution frigøre værdifuld plads og spare interne ressourcer. Vores tjeneste for digitalisering af papirdokumenter muliggør opbevaring af dokumenter i sikre, cloud-baserede systemer, der væsentligt reducerer behovet for fysisk plads.

Tilgængelighed

En anden udfordring er vanskeligheden ved hurtigt at få adgang til specifikke dokumenter. Traditionel arkivering gør det ofte svært at finde og håndtere dokumenter effektivt. Ved at scanne og digitalisere arkiver sikrer vi, at skoler og universiteter får digital adgang til vigtig dokumentation. Vi kan også hjælpe med at sætte et digitalt informationsstyringssystem op, som gør det nemt for personalet at søge efter og finde de dokumenter, de har brug for.

Sikkerhed

Sikkerhedsrisici udgør en anden stor udfordring. Fysiske dokumenter er sårbare over for skader som brand, vand og tyveri. Derudover kan der være risiko for uautoriseret adgang. Ved at digitalisere dokumenterne og opbevare dem i sikre, digitale miljøer hos Iron Mountain, beskyttes dine dokumenter mod skader og tyveri. Vi tilbyder avancerede sikkerhedsprotokoller for at beskytte mod databrud og uautoriseret adgang, hvilket sikrer, at følsom information forbliver sikker og beskyttet.

Høje omkostninger

Traditionel arkivering og dokumenthåndtering kan være kostbar, især hvis I har behov for at købe og vedligeholde fysisk lagerplads. Ved at opbevare arkivet hos os eller overgå til digital arkivering kan skoler og universiteter reducere omkostningerne til fysisk plads og vedligeholdelse af arkiveringsinfrastruktur. Dette medfører betydelige besparelser og en mere effektiv anvendelse af ressourcer.

Typer af dokumenter, som skoler og universiteter arkiverer

Skoler og universiteter håndterer en stor mængde forskellige dokumenter for at sikre en korrekt og pålidelig informationsstyring. Her er nogle af de mest almindelige typer dokumenter, der arkiveres:

• Student-relaterede dokumenter: Alt fra ansøgningsdokumenter, nationale prøver, eksamensbeviser og kursuskarakterer til opgaver, afhandlinger og eventuelle klager fra en studerende skal arkiveres
• Personalerelaterede dokumenter: Dette inkluderer ansættelseskontrakter, personalefiler (inklusive CV'er, referencer og evalueringer), løn- og personaleoplysninger, fraværsrapporter samt disciplinære foranstaltninger og undersøgelser
• Akademiske dokumenter: Omfatter f.eks. undervisningsplaner, prøver og eksamensspørgsmål, evalueringer og udtalelser, forskningsrapporter og publikationer samt projekter og forskningsansøgninger
• Administrative dokumenter: Dette inkluderer referater fra bestyrelses- og komitémøder, budgetter og økonomiske rapporter, kontrakter og aftaler, policydokumenter og retningslinjer samt kommunikationsdokumenter som nyhedsbreve og pressemeddelelser
• Juridiske dokumenter: Overholdelses- og reguleringsdokumenter, kontraktuelle dokumenter, forsikringsdokumenter, hændelses- og ulykkesrapporter samt databeskyttelsesdokumenter og GDPR-relateret information er eksempler på juridiske dokumenter, der kan være nødvendige at arkivere
• Generelle dokumenter: At arkivere disse dokumenter er afgørende for at opfylde lovkrav, bevare historisk information og støtte den daglige drift.

Sikrere arkivering med Iron Mountain

Iron Mountain tilbyder en række tjenester, der hjælper skoler og universiteter med at administrere deres informationsaktiver på sikker og effektiv vis. Vores digitale løsninger forbedrer tilgængeligheden af dine dokumenter, samtidig med at de reducerer omkostningerne og sparer plads. Vores sikre opbevaringsløsninger beskytter dokumenterne mod skader og uautoriseret adgang.

Kontakt os gerne, hvis du vil vide mere om, hvordan vi kan hjælpe din skole eller dit universitet med at administrere din dokumentation på den bedst mulige måde.