Dokumente einscannen / digitalisieren – Grundlage für modernes Aktenmanagement

Wie Sie das Einscannen / Digitalisieren von Dokumenten auslagern und so Abläufe optimieren

Wenn der Überblick über die Papierunterlagen eines Unternehmens immer schwieriger und das Einscannen der Dokumente zu aufwändig und teuer wird, kann es ungeahnte Kräfte freisetzen das Digitalisieren der Dokumente auszulagern.

Ein spezialisierter Dienstleister sortiert und digitalisiert Ihre Dokumente und Akten, macht sie bequem zugreifbar und erspart Ihrem Team viel Zeit und Geld. Indem Sie das Einscannen einer Fachfirma anvertrauen, machen Sie Ihre Mitarbeiter für wertvollere Tätigkeiten Ihres Kerngeschäfts verfügbar.

Dokumente einscannen/digitalisieren – wer ist der richtige Dienstleister?

Bei der Wahl des richtigen Dienstleisters für das Scannen und Aktenmanagement sollten Sie folgende Fragen stellen: 

1. Können wir rund um die Uhr auf unsere digitalisierten Dokumente zugreifen?
2. Übernehmen Sie die Aktenvernichtung nach einem festgelegten Aktenaufbewahrungsplan? Akten können sich innerhalb kurzer Zeit zu ganzen Bergen auftürmen. Fragen Sie jeden Anbieter, ob seine Aktenaufbewahrungslösungen auch die sichere Vernichtung von Medien und Papierunterlagen umfassen.
3. Was kostet das Einscannen und die Aufbewahrung einschließlich eventueller Sonderleistungen? Vergleichen Sie die Kostenvoranschläge mit dem Aufwand der internen Verwaltung und Nutzung der Dokumente. Wie könnten Sie die freigewordene Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter nutzen, wenn Sie das Digitalisieren und Aktenmanagement auslagern würden?
4. Wie sicher wären Ihre Unterlagen? Prüfen Sie insbesondere auch die Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter für Ihre wichtigen Akten. Prüfen Sie, wie der Anbieter Akten und Daten lagert und speichert. Achten Sie auch auf eventuelle Sicherheitslücken beim Transport.
5. Können Sie für die Auftragsausführung einen festgelegten Zeitrahmen garantieren? Können Sie Projekte zügig abwickeln?
6. Verfügen Sie über einschlägige Erfahrung? Das Einscannen von Dokumenten ist zwar an sich kein komplizierter Vorgang, aber nur die echten Profis wissen, wie man schnell und mit der gebotenen Detailgenauigkeit und Qualität digitalisiert.
7. Ist Ihr Prozess des Digitalisierens kostengünstiger als unsere interne Verarbeitung? Ein vertrauenswürdiger Dienstleister sollte in der Lage sein, Ihre Dokumente kostengünstiger zu scannen als interne Mitarbeiter.

Nach dem Einscannen: Die Kunst, Ihre Dokumente kompetent zu verwalten

Das Einscannen Ihrer Dokumente und die Auslagerung und externe Aufbewahrung Ihrer Akten und Daten ist erst der Anfang. Um die Verwaltung Ihrer Akten wirklich in den Griff zu bekommen, sollten Sie wie folgt verfahren:

1. Legen Sie eine A-Liste an. Manche Unterlagen sind besonders wichtig. Stellen Sie fest, auf welche Unterlagen in Ihren Archiven dies zutrifft, und sichern Sie diese gegen versehentliche Vernichtung ab.
2. Schreiben Sie eine interne Richtlinie. Das Daten- und Aktenmanagement ist für alle Bereiche des Unternehmens ein wichtiges Anliegen. Formulieren Sie eine interne Aktenmanagement-Richtlinie; machen Sie diese im gesamten Unternehmen bekannt. Vermitteln Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen, welche Dokumente besonders wichtig sind und langfristig aufbewahrt werden müssen.
3. Erstellen Sie einen Zeitplan für die Aktenaufbewahrung. Zu jedem guten Records Management gehört die Festlegung von Zeitpunkten, zu denen nicht mehr benötigte Unterlagen vernichtet werden müssen. Sorgen Sie bei der Erstellung des Zeitplans dafür, dass Altakten zur gegebenen Zeit zuverlässig vernichtet werden.